Da globale Störungen weiterhin Schlagzeilen machen, ist es nie eine schlechte Idee zu lernen, wie man die Effektivität aller Geschäftsprozesse, einschließlich der Dokumentenautomatisierung, maximieren kann. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie sich auf die Automatisierung von Dokumenten vorbereiten und das Beste daraus machen können - und damit auch die Effizienz, die sich daraus ergibt.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Vorlagen auf dem neuesten Stand sind

Wenn Menschen an Dokumentenautomatisierung denken, denken sie wahrscheinlich an das sofort generierte Dokument, das als Ergebnis einiger Tastenanschläge und Klicks in einem Fragebogen erscheint. Was sie wahrscheinlich nicht bedenken, ist, wie es zu diesem Punkt kommt. Leider gibt es einige weniger aufregende Dinge, die in Vorbereitung darauf getan werden müssen, darunter die Aktualisierung von Vorlagen.

Dazu gehören wahrscheinlich Änderungen des Wortlauts aufgrund von Marktstandards, regulatorischen Änderungen oder gesetzlichen Änderungen, die seit der letzten Aktualisierung vorgenommen wurden. Dazu gehören wahrscheinlich auch Korrekturlesen, Formatierungsänderungen und die Schaffung von Konsistenz zwischen Ihren Vorlagen. Automatisierung funktioniert nach dem Prinzip "Garbage in, garbage out". Die verwendete Vorlage muss also korrekt sein, da Sie viele Male von derselben Vorlage abschreiben werden. Ein krasser Tippfehler wird bei einer Automatisierung viele Male reproduziert werden.

Konsolidieren wo möglich

Wahrscheinlich haben Sie im Laufe der Zeit eine Reihe von Varianten einer bestimmten Vertragsvorlage erstellt - eine für alle Fälle. Der Wortlaut ist sehr ähnlich, aber die Formulierungen sind eher auf einen bestimmten Kundentyp, eine bestimmte Branche oder einen bestimmten Kundentyp zugeschnitten. Wenn Sie Ihre Vorlagen überprüfen, sollten Sie überlegen, ob einige dieser Variationen nicht mehr benötigt werden und ob Sie einige der Vorlagen in Vorbereitung auf die Automatisierung konsolidieren können. Diese verfeinerten Vorlagen werden dann später als Grundlage für Ihre automatisierten Vorlagen verwendet.

Überlegen Sie, wer den Entwurf für die Zeit nach der Umsetzung erstellen soll.

In einer Anwaltskanzlei zum Beispiel ist die Antwort wahrscheinlich ein Rechtsanwalt. Wir würden sagen, dass dies nicht immer der Fall ist. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie die Automatisierung von Dokumenten eine bestimmte Rechtsabteilung oder eine Anwaltskanzlei unterstützen kann. Die erste Möglichkeit besteht darin, dass erfahrene Anwälte die Fähigkeit, erste Vertragsentwürfe zu erstellen, an jüngere Anwälte weitergeben können, wodurch diese von der Entwurfsarbeit entlastet werden und der Zeitaufwand für die Genehmigung reduziert wird.
Der zweite Weg ist eher für Unternehmen als für Anwaltskanzleien relevant. Unternehmensjuristen können Zugang zu Vorlagen gewähren, damit Geschäftsanwender selbst Dokumente erstellen können. Wie sehr eine Rechtsabteilung ihren Geschäftsanwendern vertraut, kann davon abhängen, ob sie das Dokument am Ende erhalten oder ob es die Rechtsabteilung zur Genehmigung durchlaufen muss.

Hier geht es um den Prozess der Erstellung von Rechtsdokumenten und die Frage, ob hier Effizienzgewinne erzielt werden können, indem man anderen die Erstellung von Dokumenten mit Hilfe von Technologie ermöglicht. Aus der Sicht des Managements kann dies eine größere Kapazität innerhalb des Teams ermöglichen.

Überlegen Sie, wie sich die Menschen verändern müssen

Die Einführung der Automatisierung von Dokumenten ist ein Projekt, das einige Veränderungen in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Anwaltskanzlei erfordern wird. Wenn Sie bisher noch nicht über eine solche Anwendung verfügten, müssen die Mitarbeiter von der manuellen auf die automatisierte Erstellung von Dokumenten umsteigen. Für diejenigen, die bereits mit der Automatisierung von Dokumenten arbeiten, besteht die Umstellung darin, dass die Mitarbeiter sich mit einer neuen Anwendung vertraut machen müssen.

In jedem Unternehmen gibt es verschiedene Arten von Benutzern - von denen, die unbedingt eine neue Software verwenden wollen, bis hin zu denen, die Veränderungen gegenüber völlig abgeneigt sind. Am besten ist es, wenn Sie einen Plan haben, wie Sie Ihre Mitarbeiter davon überzeugen können, auf ein neues Tool zur Automatisierung von Dokumenten umzusteigen. Wie werden Sie diejenigen, die sich gegen Veränderungen sträuben, dazu bringen, das neue Tool anzunehmen? Wie stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter das Tool annehmen und nutzen?

Plattformen zur Automatisierung von Dokumenten wie M-Files Ment bieten überlegene, kundenorientierte Funktionen, die eine einfachere Datenerfassung und die Möglichkeit bieten, Vorlagen im Abonnement anzubieten. Diese Art von Funktionalität erfordert eine Veränderung des etablierten Prozesses oder der Art und Weise, wie Dinge getan werden, und ist daher ein weiteres Beispiel für eine Situation, in der ein Änderungsplan erforderlich ist, um das Potenzial voll auszuschöpfen.

Berücksichtigen Sie Ihre Anforderungen

Nachdem Sie sichergestellt haben, dass Ihre Vorlagen so weit wie möglich für die Automatisierung vorbereitet sind - und dass Sie einige der menschlichen und prozessbezogenen Aspekte der Implementierung berücksichtigt haben -, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Anforderungen an die Automatisierung von Dokumenten zu bestimmen. Wie kann die Automatisierung von Dokumenten letztendlich die Effizienz optimieren, die Sie mit Menschen und Prozessen erreicht haben?

Vielleicht möchten Sie auch die Integrationsanforderungen berücksichtigen. Wenn Sie bei der Überprüfung von Prozessen festgestellt haben, dass Mitarbeiter Informationen aus einer Anwendung übernehmen und in einer anderen neu eingeben, sollten Sie dies in Zukunft durch Integrationen vermeiden. Beispiele sind Integrationen mit CRM, Dokumentenmanagementsystemen, SSO und Anwendungen für elektronische Unterschriften.

Was kommt als Nächstes?

Sobald Sie die Vorbereitungen abgeschlossen haben, sind Sie bereit, sich auf dem Markt umzusehen und herauszufinden, wie die Unternehmen für die Automatisierung von Dokumenten Ihren Anforderungen entsprechen. Behalten Sie diese im Hinterkopf, wenn Sie die Demos durchgehen. Stellen Sie sicher, dass Sie jedes Unternehmen anhand Ihrer Anforderungen und der Kosten vergleichen. Überlegen Sie auch, wer das System implementieren und wer es warten muss, und schätzen Sie auch die Kosten dafür ein.

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