Diejenigen, die mit der Ausarbeitung von Verträgen betraut sind, kennen die Frustration, die entsteht, wenn man Zeit damit vergeudet, alle erforderlichen Informationen zu beschaffen, bevor man einen Vertrag aufsetzen kann. Sowohl Anwaltskanzleien als auch Unternehmensjuristen haben Kunden, die Verträge benötigen - Kunden der Anwaltskanzlei oder Kunden in Unternehmen, die sich bei der Vertragsgestaltung auf die Rechtsabteilung des Unternehmens verlassen.

Entgegennahme von Informationen von Kunden

Wenn Sie in diesem Boot sitzen, verwenden Sie wahrscheinlich ein Word-Dokument, das Sie verschicken und hoffen, dass der Kunde Ihnen alles gibt, was Sie brauchen. Es muss nicht nur alles ausgefüllt werden, sondern auch alles, was der Kunde hinzugefügt hat, muss korrekt sein. Wenn Sie sich noch einmal an den Kunden wenden müssen, um weitere oder korrekte Informationen zu erhalten, vergeuden alle Beteiligten mehr Zeit (und Geld), die sie für andere juristische Arbeiten hätten verwenden können.
Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass dieser Ansatz zur Informationsbeschaffung ineffizient ist. Selbst wenn Sie alles, was Sie brauchen, vom Kunden erhalten, wenn Sie die Informationen anfordern, kommt es zu einer Doppelerfassung, da die erhaltenen Informationen erneut in den zu erstellenden Vertrag eingegeben werden müssen.

Wie M-Files Ment helfen kann

Glücklicherweise ist die Art und Weise, wie Informationen in Word-Dokumenten gesammelt werden, auf dem Rückzug. Es gibt eine bessere Methode, die es dem Kunden ermöglicht, Informationen in ein elektronisches Formular einzugeben, das dann automatisch in den Vertragsentwurf eingefügt wird. Mit anderen Worten: Sie können Dokumente direkt aus den Eingaben des Kunden erstellen und behalten dabei die volle Kontrolle über die Version, die mit M-Files Ment an den Kunden versandt wird.

Rationalisierung des Prozesses

Wenn Sie Links an Ihre Kunden senden, kann Ihr Prozess in etwa so aussehen:

1. Der Anwalt muss einen Vertrag aufsetzen und benötigt Informationen vom Mandanten.
2. Der Anwalt öffnet M-Files Ment und erstellt einen Link zum Fragebogen für den Mandanten - dies kann eine Teilmenge aller Fragen sein, die zur Erstellung des Vertrags gestellt werden müssen, und zwar nur die, die der Mandant beantworten muss.
3. Der Anwalt schickt den Link per E-Mail an den Mandanten.
4. Der Mandant öffnet den Link und füllt die Fragen in einem für Mobilgeräte optimierten, elektronischen Formular aus und sendet es an den Anwalt zurück.
5. Der Anwalt wird benachrichtigt, dass die Antworten vom Mandanten ausgefüllt wurden, und kann die Antworten des Mandanten überprüfen und bei Bedarf weitere Informationen in den Fragebogen eingeben.
6. Der Anwalt sendet den Fragebogen ein und erstellt den ersten Vertragsentwurf. Einfach!

Wichtigste Vorteile

Link bietet die folgenden Vorteile:

1. Der Mandant füllt die geforderten Informationen elektronisch direkt in den Fragebogen M-Files Ment ein, so dass der Anwalt die Antworten überprüfen und die für den Vertragsentwurf erforderlichen Angaben einfach und ohne doppelte Eingabe hinzufügen kann.
2. Die Felder des Fragebogens, der dem Mandanten zugesandt wird, können auf die Angaben beschränkt werden, die der Mandant ausfüllen soll, und können auch Anleitungen enthalten - das bedeutet, dass weniger Zeit damit verbracht wird, den Mandanten zu bitten, Informationen zu ändern oder hinzuzufügen.
3. Die Zeit für die Vertragserstellung wird verkürzt: Sobald der Kunde seinen Fragebogen ausgefüllt hat, sollte der Anwalt alles haben, was er für die Erstellung eines ersten Vertragsentwurfs benötigt, wodurch der gesamte Prozess rationalisiert wird.
4. Dieser letzte Vorteil kann nicht unterschätzt werden. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Mandanten: Wird er in der heutigen Zeit einen Anhang herunterladen, ihn umbenennen, ausfüllen, speichern und zurückschicken wollen? Wahrscheinlich nicht. Es ist viel einfacher, den Kunden einen Link zu schicken, über den sie den Fragebogen einfach ausfüllen und abschicken können. Das macht ihnen das Leben leichter, und sie werden es zu schätzen wissen.

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