Gestión de la información para el sector manufactura
Las empresas manufactureras, desde los pequeños talleres mecánicos hasta las grandes fábricas, dependen de la gestión efectiva de la información. Los sistemas de gestión de información de manufactura ofrecen a estas empresas una visión en tiempo real del estatus de la producción.
El hecho de poder disponer de la información en el momento correcto y en el contexto adecuado ahorra tiempo a los trabajadores del conocimiento. Adicionalmente, estos sistemas pueden ayudar a mejorar la seguridad de los documentos.
Beneficios de los sistemas de gestión de información
La tecnología de la información moderna y el software de gestión documental pueden mejorar el acceso a la información, la seguridad de los datos y el cumplimiento. También pueden mejorar la eficiencia mediante la automatización de procesos de negocio comunes.
- Acceso: los programas de gestión documental permiten que la información sea fácil de encontrar y utilizar, poniendo fin al caos de información. Esto reduce la cantidad de tiempo que los trabajadores pasan buscando carpetas, versiones o archivos correctos.
- Seguridad de los datos: el software moderno de gestión del conocimiento ofrece funcionalidades de control de documentos que simplifican la seguridad. Con controles basados en permisos granulares, las empresas pueden limitar el acceso de los usuarios solo a quienes lo necesiten. Del mismo modo, el registro de auditoría mantiene un historial completo de quién ha accedido a un documento determinado, si ha realizado cambios y cuándo lo hizo.
- Cumplimiento: una plataforma de gestión documental en la nube permite a las empresas rastrear y monitorear fácilmente los procesos de gestión de calidad. Un buen sistema de gestión documental (SGM o DMS por sus siglas en inglés) puede ayudar con el cumplimiento de la norma ISO 9001, por ejemplo. Utilizando el modelado de procesos de negocios (BPM por sus siglas en inglés), las empresas manufactureras pueden crear flujos de trabajo definidos para favorecer que las auditorías avancen con fluidez de principio a fin.
- Automatización: los sistemas de gestión de información permiten a las empresas crear flujos de trabajo automatizados, lo que resulta en ahorro tiempo, reducción de errores y mejoras en la gestión de proyectos. Por lo general, los trabajadores del conocimiento desperdician tiempo realizando tareas como la transferencia manual de documentos, el seguimiento de versiones y el andar persiguiendo aprobaciones. En contraste, el software de gestión de información proporciona automáticamente la información a quienes la necesitan, cuando la necesitan.
La inteligencia artificial (IA) y la automatización
Desde las instalaciones de procesamiento de alimentos hasta las plantas automotrices, los pisos de producción modernos son una maravilla de la automatización. Sin embargo, la automatización del trabajo del conocimiento en este sector ha tendido a quedarse rezagada.
Eso está cambiando ahora gracias a los recientes avances de la IA. Los chatbots de IA generativa como ChatGPT están sorprendiendo tanto a trabajadores del conocimiento como a líderes empresariales, ya que ofrecen impresionantes capacidades creativas, de colaboración y de resolución de problemas. Los empleados pueden recibir información, sugerencias e ideas de los chatbots con tan solo escribir una pregunta en la interfaz de usuario.
Muchas tecnologías avanzadas trabajan en segundo plano para contribuir al funcionamiento de ChatGPT, siendo la más importante por su gran modelo de lenguaje (LLM por sus siglas en inglés). Los chatbots como ChatGPT son entrenados con grandes conjuntos de datos y, con el tiempo, aprenden a producir textos similares a los producidos por seres humanos. Actualmente, esta tecnología está dando forma al futuro de la automatización, mucho más que cualquier avance en robótica.
La automatización con IA y la gestión de la información
Los sistemas de gestión de información empresarial organizan los documentos para que los usuarios del conocimiento los puedan encontrar y utilizar en el contexto correcto. También mejoran la eficiencia mediante la automatización de los flujos de trabajo centrados en documentos, incluyendo la creación, compartición, colaboración y aprobación.
Como muchas otras áreas del trabajo del conocimiento, la gestión de la información puede beneficiarse enormemente de la inteligencia artificial. La gestión del conocimiento con IA ayuda a los empleados a organizar mejor la información y a comprender el contexto de los documentos. También les permite interactuar con el conocimiento empresarial utilizando lenguaje natural.
Por ejemplo, el integrar un chatbot de IA al sistema de gestión de información, permite a los empleados encontrar los documentos con tan solo pedirlos al chatbot. También pueden usar al chatbot para que les ayude a resumir documentos, encontrar las respuestas a consultas de datos o traducir el contenido a otros idiomas.
Preguntas frecuentes: gestión de la información en el sector manufactura
¿Qué es un sistema de gestión de información?
Un sistema de gestión de información almacena, organiza y comparte información para que los miembros del equipo puedan encontrarla y utilizarla cuando la necesiten. Dicho sistema contribuye al funcionamiento eficiente de una empresa.
El componente esencial de la gestión efectiva de la información es la automatización. El sistema adecuado de gestión del conocimiento examinará automáticamente y de manera cuidadosa los datos de la empresa y clasificará grandes cantidades de información usando metadatos. Esto permite a los trabajadores encontrar fácilmente lo que están buscando.
¿Qué es la automatización de documentos?
El objetivo de la automatización de documentos es ahorrar tiempo a los trabajadores del conocimiento. Un sistema de automatización de documentos sirve como una importante base de conocimiento de la empresa que pone al alcance de los usuarios las mejores prácticas, guías e instrucciones. Gracias a una robusta biblioteca de elementos y plantillas de documentos, los trabajadores no necesitan empezar de cero cada vez que comienzan un nuevo proyecto.
¿Cómo se automatiza un documento?
La mejor manera de automatizar un documento es con un sistema de automatización de documentos basado en una interfaz de usuario gráfica sin código (no-code). Esto permite a los usuarios ponerse en marcha en tan solo unos minutos. Como resultado, pueden empezar a obtener un valor real de la automatización casi de inmediato.
¿Qué ganan los trabajadores del conocimiento con la automatización?
Gran parte del trabajo del conocimiento consiste en procesos manuales que consumen mucho tiempo. Estos procesos no aprovechan el "know-how" creativo y de resolución de problemas de los trabajadores del conocimiento. La automatización les permite dedicar más tiempo a la toma de decisiones de alto nivel y a la resolución de problemas complejos.
El resultado a largo plazo es un ambiente laboral más estimulante y satisfactorio para los trabajadores del conocimiento. Además, la automatización les permite ser más eficientes y eficaces.
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