¿Los pasillos de tu espacio de trabajo están plagados de carpetas manila, pilas de documentos y filas interminables de archivadores que contienen quién sabe qué? Las montañas de papel no son solo una señal de que tu oficina tiene un problema de acaparamiento: son una señal de que es hora de adoptar soluciones sin papel. Con 2019 en pleno apogeo, el nuevo año presenta la oportunidad perfecta para racionalizar la forma en que tu empresa acumula documentos y finalmente dar ese gran salto para convertirte en una oficina sin papel.

5 estadísticas que revelan el caos de la gestión de la información

Aunque al principio pueda parecer sencillo, conseguir que toda la oficina deje de utilizar papel no es tan fácil como darle a un interruptor. Una gestión de documentos realmente sin papel requiere dedicación desde arriba, inversiones en nuevas tecnologías y el compromiso de seguir las nuevas prácticas. Pero una vez que hayas hecho el cambio, no sólo estarás ayudando al medio ambiente, sino que tu oficina podrá llevar a cabo sus actividades de forma más inteligente, rápida y eficaz que nunca.

Sistemas heredados y retos de integración

¿Preparado para eliminar el papel de tu dieta corporativa? Utilice estos útiles consejos para convertirse en una oficina sin papel:

Elimine gradualmente el uso de papel

Puede parecer obvio, pero si quiere que su oficina deje de utilizar papel, tiene que dejar de hacerlo. Empieza por identificar a los principales responsables del uso de papel y determina una estrategia para reducir esos hábitos. Si se trata de impresiones y fotocopias, por ejemplo, plantéate restringir el acceso a la impresión o eliminar algunos de los dispositivos de tu oficina. Si te preocupa que los viejos hábitos sean difíciles de erradicar y que a tus empleados les cueste dejar el papel de golpe, no pasa nada. Introduzca los sustitutos digitales gradualmente para que los empleados se acostumbren a la nueva forma de hacer negocios. Empiece por las transiciones más cómodas y fáciles de implantar, como la firma electrónica de documentos. Al igual que en un jacuzzi, a veces es más cómodo entrar poco a poco que lanzarse de cabeza.

Ahorro de costes

Sustituir el papel por equivalentes digitales no sólo es cómodo: es rentable. Si tenemos en cuenta los costes de tinta, almacenamiento y equipos de impresión, el precio colectivo de una pila de papeles se convierte en astronómico. De hecho, en una serie web que hicimos hace años, calculamos que el coste total de archivar en papel en una oficina de diez personas era de unos 57.000 dólares (y es una cifra muy conservadora).

Por término medio, el almacenamiento de documentos en archivadores puede costar más de 1.400 dólares al año y, según un estudio de la Association for Intelligent Information Management, el coste medio de un formulario en papel asciende a la asombrosa cifra de 4,56 dólares. Una simple pila de archivos fácilmente digitalizables, como los expedientes de los empleados, podría estar costándole a su organización una pequeña fortuna.

Eso sin contar el coste humano del trabajo malgastado. Cuando los registros no están disponibles en una base de datos de fácil búsqueda y, en cambio, viven en algún cajón, sus empleados deben dedicar tiempo de su jornada a localizar esa única copia de un archivo. Un estudio reveló que las organizaciones empresariales pueden desperdiciar hasta 48.000 dólares a la semana -casi 2,5 millones de dólares- debido a la incapacidad de localizar y recuperar información. Cuando el papel le cuesta millones de dólares, es hora de abandonar el hábito.

Los silos de contenidos dificultan la experiencia del cliente

Convertirse en una verdadera oficina sin papeles significa eliminar el papel de todos los rincones ocultos. Rebusca en tus procesos empresariales para encontrar tareas y herramientas que aún puedan estar vinculadas al papel. Si los empleados siguen registrando las horas a mano, adopte un software electrónico de control del tiempo. Para los departamentos de contabilidad que recogen recibos, escanee copias digitales y deseche las físicas.

Existen soluciones muy interesantes y asequibles que te ayudarán a prescindir del papel en tu oficina. Incluso algo tan sencillo como un cartel en una sala de conferencias puede sustituirse por una solución ecológica como Joan, una solución electrónica de papel electrónico que se actualiza automáticamente con el horario de la sala de conferencias. Las potentes aplicaciones de mensajería de oficina también pueden ayudar a racionalizar la forma en que se comunica su oficina, aumentando la productividad y eliminando otro elemento imprimible de su lista. Traslada la comunicación laboral de tu equipo a aplicaciones como Slack, para eliminar por completo la necesidad de correos electrónicos y fomentar una comunicación más rápida.

Los documentos no gestionados frenan la productividad

Deshacerse del papel no significa deshacerse de los documentos. Pero con las potentes soluciones digitales que ayudan a las organizaciones a realizar un seguimiento de los registros, colaborar entre equipos y compartir archivos, es probable que su organización empiece a preguntarse cómo pudo seguir con el papel tanto tiempo.

Gestión inteligente de la información: La solución

M-Files lleva la gestión de documentos sin papel de un concepto ilusorio al reino de lo posible. M-Files es una solución integral de gestión inteligente de la información, ya que lleva los documentos digitales a un nuevo nivel con una solución organizada de forma inteligente y sin carpetas, respaldada por una sólida automatización. Con funciones de búsqueda ultrarrápidas, un sofisticado sistema para compartir documentos y aplicaciones digitales nativas que funcionan en iOS y Android, M-Files gestiona sus tareas documentales críticas eliminando por completo la necesidad de papel. Ya se trate de capturar una firma electrónica, escanear un documento o ver si alguien más está intentando modificar el mismo documento que usted, M-Files mantendrá su oficina mejor organizada que nunca.

Integración con los principales sistemas empresariales

Un requisito clave para cualquier solución inteligente de gestión de la información debe ser la facilidad de integración en las aplicaciones básicas de la línea de negocio, mediante servicios de contenidos que puedan adaptarse a las necesidades de un proceso concreto.

Organización automática de metadatos y contenidos

Casi el 50% de los ejecutivos de servicios financieros describen su gestión de los documentos de Office Microsoft (como Word, Excel y PowerPoint) como "caótica" o "algo desgestionada".

Por qué es importante: Los sistemas de gestión de contenidos heredados se centraban en convencer de alguna manera a los trabajadores del conocimiento de que pusieran su trabajo en el repositorio "correcto" y que, además, se aseguraran de asignar los metadatos adecuados a lo largo del proceso. La realidad del trabajo en el sector bancario y de seguros en la última década -una historia de consolidación y necesidad de hacer más con menos gente- hizo que esta expectativa fuera totalmente irrazonable. Como resultado, una gran parte de los documentos empresariales cotidianos acabaron sin gestionar.

Capacitar a los trabajadores del conocimiento para la transformación digital

En este entorno, a menudo parece imposible encontrar el documento adecuado cuando se necesita. ¿Dónde se guardó ese archivo? ¿Quién lo editó por última vez? Un enfoque más moderno de la gestión de documentos empresariales consiste en organizar los contenidos en función de lo que son y no de dónde están almacenados. Y hacerlo en términos que tengan sentido para los trabajadores del conocimiento en el curso normal de su trabajo, asigna automáticamente los metadatos necesarios para crear un marco para futuras aplicaciones de IA y aprendizaje automático.

La transformación digital en los servicios financieros empieza por simplificar la vida a los trabajadores del conocimiento, cada vez más abrumados por la creciente marea de caos informativo... y eso significa Gestión Inteligente de la Información.

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