Tal vez trabajes para una de las miles de organizaciones que en los últimos años han empezado a utilizar Microsoft Teams para reuniones, chats, videollamadas, trabajo departamental e interdepartamental, proyectos con clientes y mucho más. O tal vez su empresa esté considerando la posibilidad de utilizar Teams para hacer frente a la necesidad de trabajar desde casa sin dejar de ofrecer valor a los clientes.

De un modo u otro, tras la emoción inicial de encontrar una herramienta que puede hacer todo lo posible por ayudar a la comunicación y la colaboración (¡y con GIFs!), probablemente haya empezado a hacerse preguntas sobre cómo se gestionan los documentos en Microsoft Teams, y cómo puede hacer para que la creación, clasificación y archivo de esos documentos se ajusten a las mejores prácticas y normativas.

Hemos entrevistado a cinco profesionales de Microsoft para hablar de los retos comunes a los que se enfrentan sus clientes a la hora de utilizar Microsoft Teams para gestionar documentos, y sus recomendaciones para garantizar que la implantación de Teams sea un éxito. Vea lo que estos cinco expertos de Microsoft - Alan Debijadi, Karoliina Kettukari, Jasper Oosterveld, Bill Tolson y Sharon Weaver - tienen que decir sobre la gestión de documentos en Microsoft Teams.

Qué necesitan los empleados

Al utilizar Microsoft Teams para la gestión de documentos en su organización, un buen punto de partida es asegurarse de que se comprenden y reconocen las necesidades de los empleados. Según los profesionales de Microsoft a los que entrevistamos, uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es la facilidad de acceso a la información.

"Según mi experiencia", afirma Sharon Weaver, CEO de Smarter Consulting, "los usuarios no quieren ir a varias ubicaciones para encontrar cosas. Es fundamental que Teams permita a los usuarios acceder fácilmente a la información desde muchos sistemas diferentes."

Un punto que también surgió durante nuestra charla con Karoliina Kettukari: "Teams es el escritorio virtual para todas las aplicaciones de Office 365, pero los trabajadores de la información tienen muchas otras aplicaciones que utilizan. Hoy en día, ya podemos integrar muchas otras aplicaciones en Teams, y creo que es el paso adelante correcto."

No se trata sólo de acceder a la información almacenada en distintos sistemas, sino también de hacerlo a tiempo y sin esfuerzo, como subraya Alan Debijadi, de Unitfly: "Tener un acceso rápido a la información cotidiana e importante siempre es útil, y el punto clave es la rapidez y la exactitud de la información. La cuestión en este sentido es: ¿Pueden los equipos cumplir eso ahora mismo? Los empleados siempre optarán por soluciones más rápidas y sencillas, y si no pueden, se quedarán con lo que les resulte más familiar".

Por supuesto, las necesidades difieren de una organización a otra. No todas las empresas necesitan reunir información de carpetas de red, CRM, ERP, sistemas ECM heredados y otras herramientas utilizadas en diversos departamentos. Basándose en su experiencia de trabajo con clientes en Europa, Jasper Oosterveld expresó la necesidad de contemplar cada situación específica con una visión de 360 grados, subrayando al mismo tiempo los riesgos que presenta abordar la gestión de documentos en Microsoft Teams desde una perspectiva limitada.

"Sólo hemos visto unos pocos clientes que utilicen la posibilidad de intercambiar documentos entre Teams y, por ejemplo, un sistema CRM . La importancia depende de los requisitos de la organización y del proceso empresarial. El principal riesgo, en mi opinión, es la falta de una experiencia de búsqueda integrada dentro de Microsoft Teams en combinación con sistemas de información externos."

Gestión de documentos en equipos Microsoft

No cabe duda de que Microsoft Teams plantea algunos retos tanto a los administradores como a los usuarios en lo que respecta a la gestión de documentos. Retos que, según Weaver, se deben principalmente a una ruptura positiva con el pasado.

"El mayor reto es que la arquitectura debe tener en cuenta la relevancia del grupo, en lugar de la relevancia de la información. Teams organiza el contenido con permisos a nivel de grupo, por lo que la arquitectura debe soportar que todos los miembros del grupo tengan acceso a ese contenido". Contrariamente al enfoque tradicional, según el cual los permisos se asignan a elementos (o grupo de elementos), con Microsoft Teams, la planificación debe realizarse "en torno a un grupo (o subgrupo) de miembros que necesitarán todos acceso a la misma información, y luego agruparlos por temas".

La forma en que se organiza la información dentro de cada equipo es un reto para los administradores que están desarrollando la arquitectura de la información adecuada para la implantación de Microsoft Teams. Pero también es un reto para los usuarios, que tienen dificultades para entender dónde están los documentos o cómo acceder a conversaciones anteriores con sus compañeros.

"Toda la información escrita es visible, pero fácil de pasar por alto", afirma Alan Debijadi. "El mayor reto para los equipos de Microsoft gira en torno a la capacidad de búsqueda, es decir, cómo encontrar la información adecuada y cómo encontrarla rápidamente".

Jasper Oosterveld explicó muy claramente por qué ocurre esto y cuáles son las consecuencias no deseadas: "La principal información que se comparte y almacena en los equipos son los documentos. Los equipos se dividen en muchos canales. Un canal crea automáticamente una carpeta en la biblioteca de documentos de SharePoint conectada". Aquí es donde acabas cuando haces clic en la pestaña Archivos de un espacio de trabajo de Teams. "La ausencia de una experiencia de navegación de archivos integrada impide tener una visión clara de todo el contenido almacenado en un equipo, lo que provoca la duplicación de documentos y que los miembros se pierdan información valiosa."

Documentos, imágenes, grabaciones de reuniones, conversaciones privadas -y los documentos compartidos en ellas- se almacenan en lugares diferentes. La falta de un archivo central en el que todo esté almacenado y en el que se puedan hacer búsquedas es también un problema cuando se trata de temas de gobernanza de la información como el archivo, la retención de datos y el e-discovery.

Bill Tolson, uno de los principales expertos en Microsoft y cumplimiento de normativas, que recientemente escribió un artículo en el blog Archive360 sobre este mismo tema, dijo lo siguiente durante nuestra entrevista: "Teams no dispone de un repositorio central donde almacenar todos los objetos de datos de Teams. En su lugar, [estos] se almacenan en OneDrive, SharePoint, buzones ocultos privados y buzones ocultos de grupo. Debido a esto, establecer políticas de retención en el contenido de Teams puede ser complejo, en el sentido de que cada repositorio debe tener una política de retención de Teams."

Tolson también tenía algunos consejos que compartir con quienes están a punto de empezar a utilizar Teams (o ya han empezado, y aún no han prestado atención a estos temas).

"En primer lugar, debes ser consciente de lo que el archivado integrado de Teams puede y no puede hacer. A continuación, ten en cuenta que la retención de datos de Teams se reparte entre varias aplicaciones de Office 365. Y, por último, para garantizar que los datos de Teams se archivan de una manera conforme y legalmente defendible, podría ser apropiado utilizar una herramienta de terceros creada específicamente para las necesidades de archivado de Teams."

Un último tema que suele surgir al hablar de la gestión de documentos en los equipos de Microsoft es la seguridad de la información. Como dice Karoliina Kettukari, "Todo lo que hay en tus equipos es visible y editable para todos los miembros del equipo y los invitados, y ese es el requisito básico para el trabajo del conocimiento moderno."

En este escenario, para contrarrestar el riesgo de que información sensible quede expuesta accidentalmente, al menos a nivel de canal, Microsoft ha puesto en marcha recientemente canales privados. Los expertos entrevistados coinciden en que los canales privados pueden ser una buena forma de garantizar la seguridad de determinados documentos.

"Hay varias formas de gestionar permisos exclusivos, pero la más sencilla para los administradores es simplemente crear un canal privado", explica Weaver. "Esto creará un sitio SharePoint separado para dar soporte a los archivos a los que sólo una parte del equipo necesita acceder. El canal sólo será visible para los miembros del canal privado, y no aparecerá para los que no tengan acceso".

Planificar con antelación

Recientemente publicamos un artículo en nuestro blog titulado 7 preguntas que debe responder para utilizar eficazmente los equipos de Microsoft para la gobernanza de la información. En el artículo, defendíamos la importancia de implantar Equipos en su plantilla con intención y planificación, redactando directrices e invirtiendo tiempo y recursos en formación.

Esto es especialmente cierto cuando se trata de la gestión de documentos en Microsoft Teams, y todos los profesionales que hemos entrevistado también han subrayado la necesidad de apoyar la adopción por parte de los usuarios con una estrategia adecuada.

"El mayor reto para un usuario final es cuando no hay directrices claras para la gestión básica de la información", afirma Karoliina Kettukari. "¿Cuándo debo crear un nuevo equipo? ¿Cuándo es suficiente un canal? ¿Debe ser público o privado? ¿Qué tipo de documentos puedo almacenar en Teams? ¿Qué pasa con el archivo de información y la información sensible?". Estas, y otras más, son preguntas que deben responderse mucho antes de la implementación: "Piense en la gobernanza de Teams, el aprovisionamiento de equipos y el modelo de ciclo de vida, incluidas las directrices de gestión de documentos, y téngalas en cuenta incluso antes de asignar licencias a los usuarios finales. Simplifícalo, crea directrices visuales y esfuérzate por comunicarlas".

Jasper Oosterveld recomienda un taller preliminar en el que participen las distintas partes interesadas. "Recomiendo encarecidamente empezar con un taller de gobernanza. El taller da lugar a una estrategia de gobernanza para la implantación de los Equipos Microsoft dentro de la organización con el fin de salvaguardar la calidad de los Equipos Microsoft dentro de la organización."

Una vez establecido el plan de gobernanza, Sharon Weaver ofrece algunos consejos muy interesantes sobre cómo comunicarlo. Implemente una mezcla de formación grabada y en directo junto con un seguimiento y horas de oficina dedicadas a las preguntas y respuestas para asegurarse de que sus usuarios entienden cómo va a utilizar Teams su empresa".

"Además, empieza con unos cuantos equipos piloto que tengan una gran actitud y cuenten a todo el mundo su éxito. Al mostrar a tus usuarios ejemplos de formas en que otros utilizan Teams con éxito en el marco de los planes de gobernanza implantados, les permite ver que pueden acceder rápidamente a la información que necesitan y limitar el acceso a la información que no necesitan."

Reflexiones finales

Cuando se trata de mantener informados a los compañeros, participar en una videollamada o acordar los pasos a seguir en un proyecto para un cliente, Microsoft Teams es bastante intuitivo y probablemente no requiera una planificación y formación intensivas. Al fin y al cabo, encaja perfectamente en una tradición reciente de herramientas de comunicación a las que nos hemos ido acostumbrando cada vez más, y cuyo principal objetivo es facilitar a los trabajadores la colaboración y el intercambio de información, sin los obstáculos de los sistemas más tradicionales.

Sin embargo, es probablemente esta misma familiaridad e intuitividad lo que convierte a Teams en un reto tanto para los administradores como para los usuarios finales a la hora de garantizar que los documentos y la información se gestionan de acuerdo con las normas internas y externas.

Los empleados no siempre entienden que lo que dicen o comparten en un chat privado con un colega puede exponer a su organización a distintos tipos de riesgo. Al mismo tiempo, como dice Bill Tolson, siguen operando principalmente bajo el supuesto de que sus datos de trabajo son suyos, "y los controlan localmente haciéndolos casi invisibles para los abogados y aumentando drásticamente los costes de cobro."

Por eso es importante que los directivos y los responsables de TI tomen la iniciativa y planifiquen cuidadosamente la implantación de Teams (y de otras herramientas), involucren a las partes interesadas desde el principio en una conversación sobre las necesidades y lo que hay que tener, e inviertan en formación inicial y continua.

Los cinco profesionales de Microsoft que hemos entrevistado no han perdido la oportunidad de compartir su punto de vista al respecto con nuestra audiencia, y les estamos profundamente agradecidos por su tiempo y sus ideas. Para terminar con un brillante recordatorio compartido por Karoliina Kettukari, es importante ser conscientes de que, a falta de una mejor comprensión y de directrices claras, "los empleados acabarán trabajando con viejas formas y viejas herramientas, porque es lo que conocen. Lo desconocido y lo poco claro siempre da más miedo".

Acerca de los expertos de Microsoft

Alan Debijadi

Alan Debijadi es cofundador y Director de Operaciones de Unitflyuna empresa que conecta la tecnología adecuada y los negocios. Ha sido arquitecto de software sénior en una de las principales empresas croatas de TI y ha trabajado en la integración y automatización de diferentes sistemas empresariales, soluciones locales y en la nube.

Karoliina Kettukari

Karoliina Kettukari es consultora de adopción de usuarios de Teams y MVP de Microsoft . Guía a las empresas a través del viaje de la transformación digital y ayuda a las organizaciones a desarrollar un trabajo en equipo moderno y a mejorar las comunicaciones internas con la ayuda de Teams y otras herramientas de Office 365.

Jasper Oosterveld

Jasper Oosterveld trabaja como consultor para una empresa holandesa llamada InSpark. En su puesto, guía a los clientes en la implementación, el gobierno y la adopción de Microsoft Teams. Además, ha sido 6 veces MVP de Office Apps & Services en Microsoft .

Bill Tolson

Bill Tolson es Vicepresidente de Cumplimiento Global y eDiscovery en Archive360. Cuenta con más de 20 años de experiencia en los sectores del archivado, el gobierno de la información y el eDiscovery. Es ponente habitual en eventos del sector jurídico y del gobierno de la información y autor de cuatro libros electrónicos sobre el tema.

Sharon Weaver

Sharon Weaver, Presidenta y CEO de Smarter Consulting, es formadora certificada de Microsoft y experta en Office 365, mejora de procesos y productividad de Microsoft . Sharon habla profesionalmente en eventos locales, nacionales y mundiales y enseña temas como Office 365, Análisis de Negocios, Six Sigma, Liderazgo.