Los sistemas de calidad de muchas empresas y organizaciones se basan en procedimientos normalizados de trabajo (PNT) bien documentados que se comunican y forman eficazmente a los empleados y otras partes interesadas. Introducir los PNT y garantizar su cumplimiento contribuye directamente a la calidad de los productos y servicios y, por tanto, al éxito general de una organización. La gestión de los PNT incluye la creación, actualización y difusión de información sobre los procesos críticos para la misión y suele estar vinculada a los requisitos de cumplimiento y a las actividades de garantía de calidad en curso. Se podría simplificar todo esto diciendo que los sistemas de calidad consisten en documentar los procesos actuales y asegurarse de que las partes interesadas los conocen y los siguen.

Mantener el cumplimiento: Una batalla constante

Organizaciones militares, empresas de fabricación, proveedores de atención sanitaria, farmacéuticas y empresas de muchos otros sectores se enfrentan a los retos cotidianos de la gestión de PNT. Confirmar que los procesos existentes cumplen la normativa y demostrar que se han seguido las políticas ya es un reto de por sí, pero ¿qué ocurre con la gestión de este proceso cuando las cosas cambian?

Concienciar a los usuarios: Un quebradero de cabeza para la formación

Es inevitable que se produzcan desviaciones, y los resultados pueden ser desde indetectables hasta catastróficos. Por ejemplo, una máquina de fabricación de la planta puede haberse calibrado incorrectamente. Como resultado, los estándares de calidad del producto se ven comprometidos. Una investigación descubre el problema de calibración y, en última instancia, pone de manifiesto la necesidad de modificar las instrucciones de calibración y el proceso de aprobación de la calibración.

Seguimiento de desviaciones y CAPA: Un laberinto de papeles

Cuando se descubre una desviación significativa, el equipo de gestión de la calidad debe definir, documentar y comunicar una acción correctiva y preventiva (CAPA) relacionada. A continuación, debe realizarse un seguimiento de la CAPA para verificar que las personas afectadas han leído y comprendido los nuevos PNT asociados a la CAPA. Por lo tanto, una buena gestión de los PNT abarca tanto la gestión de contenidos como la de procesos para garantizar que los PNT han sido leídos y comprendidos por las personas adecuadas.

Conquistar el caos con la automatización SOP: Ventajas de un sistema ECM

Aprovechar un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM) para gestionar la creación, modificación y gestión de la documentación de los PNT tiene sentido, ya que estos sistemas suelen ofrecer sólidas funciones de gestión de control de acceso y control de versiones. Sin embargo, los sistemas ECM modernos ayudan a las organizaciones a añadir valor mucho más allá del mero almacenamiento de los documentos SOP con funciones como:

Formación simplificada y mejor adopción por parte de los usuarios

La formación sobre nuevos procedimientos puede administrarse a través de una solución ECM basada en las funciones de los empleados en la organización mediante el uso de flujos de trabajo y asignaciones de tareas. Los empleados "aprueban" sus requisitos de aprendizaje con firmas electrónicas, que proporcionan pruebas y verificación de las tareas completadas. Las asignaciones basadas en funciones también garantizan que a los nuevos empleados se les asignen automáticamente los requisitos de aprendizaje pertinentes.

Change Management y control de versiones sin esfuerzo

Un sistema ECM puede ayudarle a especificar un proceso de cambio controlado para los PNT. Las tareas para el aprendizaje de los requisitos se reenvían automáticamente a los empleados si el proceso ha cambiado significativamente, y los empleados pueden ver fácilmente los cambios resaltados en comparación con la versión anterior.

Recogida automatizada de pruebas y prueba de auditoría

Demostrar a los auditores que la organización sigue los procesos descritos en los PNT puede resultar complicado. Los sistemas ECM registran la realización de tareas recurrentes, lo que sirve como prueba durante el proceso de auditoría. Si un PNT establece que la temperatura del frigorífico debe comprobarse todos los días, puede asignar esta tarea a los empleados adecuados, que podrán verificarla con una firma electrónica.

Gestión eficiente de procesos y flujos de trabajo de aprobación

Los sistemas ECM ayudan a sustituir el papel y las listas de comprobación basadas en Excel por formularios electrónicos que aprovechan las firmas electrónicas y/o digitales. Lo mismo se aplica a todos los procesos de aprobación: en lugar de perseguir a las personas en la oficina para que firmen con tinta, se pueden utilizar aplicaciones móviles y firmas digitales para agilizar drásticamente los procesos de aprobación y gestión de tareas.

La gestión de PNT puede suponer una carga importante para los equipos de calidad, pero las mejores soluciones de ECM pueden aliviar esta carga y ayudar a los equipos a trabajar de forma más productiva. Al alinear la ECM y la gestión de PNT, las organizaciones consiguen mejorar la transparencia, la auditoría, el archivado, la seguridad, la colaboración y la gestión de procesos.

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