Un sistema de archivo digital, como su nombre indica, es una forma de utilizar la tecnología para convertir en formato digital algunos de los sistemas de archivo más tradicionales con los que se trabaja, desde los archivadores normales hasta las pilas de carpetas que abarrotan la oficina. Esto no sólo facilita la búsqueda de la información que necesitas cuando más la necesitas, sino que también simplifica el proceso de almacenamiento de esos documentos a largo plazo.

Sistemas de archivo digital: Un paso adelante

En cambio, un sistema de gestión de contenidos empresariales (también llamado ECM) lleva este concepto un paso más allá. Sí, hace absolutamente todo lo que puede hacer un sistema de archivo digital, pero también aporta una amplia gama de funciones adicionales que debes tener muy en cuenta de cara al futuro.

Gestión de contenidos empresariales (ECM): una potente actualización

En conjunto, una solución de gestión de contenidos empresariales aporta capas adicionales de seguridad, herramientas administrativas e incluso de colaboración que están perfectamente diseñadas para un entorno de oficina. Además de ser una gran oportunidad para ayudarle a usted y a sus empleados a ser más organizados, también es un sistema escalable y eficiente que crece y evoluciona a medida que su organización hace lo mismo.

Diferencias clave entre archivado digital y ECM

Un sistema de archivo digital permite escanear y capturar documentos en papel o incluso digitales, creando un depósito central para almacenar y compartir esta información. Muchas empresas de todo tipo lo utilizan para reducir el desorden y preservar adecuadamente la información y los registros para que sean más fáciles de encontrar en el futuro.

Metadatos y funciones de búsqueda avanzada

Un sistema de gestión de contenidos empresariales lleva esto al siguiente nivel al permitirle rellenar información detallada sobre cada documento o registro, lo que también se conoce como metadatos. Esto contribuye en gran medida a que los contenidos sean mucho más fáciles de buscar, lo que facilita su localización y la extracción de valor. Un sistema de gestión de contenidos empresariales de calidad también incluirá funciones adicionales como el reconocimiento óptico de caracteres (o OCR), que puede extraer información de un documento automáticamente y generar sus metadatos al instante.

Funciones de colaboración y control de versiones

Para tener un ejemplo de lo valioso que puede ser esto, considere el tipo de trabajo que se está llevando a cabo en su departamento de cuentas por pagar en este momento. Su tarea habitual es procesar facturas y compararlas con las órdenes de compra que envía a sus proveedores. Si dispusiera de una solución de gestión de contenidos empresariales con OCR, podría automatizar en gran medida todo este proceso, liberando así todo el tiempo posible para que sus empleados de contabilidad puedan centrarse en asuntos más importantes.

Mayor seguridad y controles de acceso

Como ya se ha dicho, una de las principales ventajas de un sistema de gestión de contenidos empresariales es que permite buscar y almacenar documentos más fácilmente, sobre todo si se compara con los archivos en papel con los que estamos acostumbrados a trabajar. En un nivel básico, un sistema de archivo digital puede ayudarte a hacerlo ofreciéndote la posibilidad de buscar documentos basándote en el nombre del archivo que buscas, el contenido y los metadatos asociados.

Elegir el sistema adecuado a las necesidades de su empresa

Sin embargo, con un sistema de gestión de contenidos empresariales, también puedes utilizar funciones como la coautoría y el control de versiones para potenciar la colaboración en todos los ámbitos. Independientemente del tipo de empresa que dirija, es muy habitual que varias personas trabajen juntas en los mismos documentos. Con el control de versiones, se obtiene un historial preciso del documento que permite saber cuándo se han realizado determinados cambios, quién los ha ejecutado y, lo que es más importante, por qué. Se trata de una gran ventaja para cualquier empresa que opere en un sector muy regulado, como el financiero. El sistema adecuado de gestión de contenidos empresariales puede ayudarle a mantenerse al día en términos de cumplimiento, al tiempo que garantiza que su personal disponga de la información más completa y práctica para trabajar.

Pero para la mayoría de las empresas, el mayor beneficio de una solución de gestión de contenidos empresariales tiene que ver con lo fácil que es acceder a su información desde prácticamente cualquier lugar. Sí, un sistema de archivo digital probablemente ofrecerá aplicaciones de escritorio, web e incluso móviles. Pero sólo un ECM le ofrece también herramientas para restringir el acceso a los documentos, asegurándose de que las únicas personas que pueden acceder a ellos son las que necesitan expresamente esa información para hacer su trabajo.

Al final, tanto un sistema de archivo digital como una plataforma de gestión de contenidos empresariales supondrán una situación significativamente mejor que otra en la que se siga trabajando con archivos en papel. Pero para la mayoría de las empresas, solo un ECM ofrecerá la facilidad de uso, la facilidad de acceso, la colaboración, el cumplimiento y otras características necesarias para trabajar de forma más inteligente, no más dura, todos los días.

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