La contable Courtney Kunzig habla de la automatización de la contabilidad
La automatización del trabajo del conocimiento está a punto de remodelar múltiples sectores. Esto es especialmente cierto en los servicios profesionales. En este sector, el conocimiento suele ser el principal producto.
Los trabajadores del sector contable manejan enormes cantidades de datos de clientes. También gestionan información sensible y se enfrentan a plazos ajustados. Los flujos de trabajo, la seguridad y el cumplimiento normativo, la satisfacción del cliente y el crecimiento de la empresa son las principales prioridades de estos profesionales.
M-Files Courtney Kunzig, responsable de soluciones para el sector contable, explica cómo la automatización del trabajo del conocimiento ayuda a los contables y otros profesionales de los servicios profesionales a trabajar de forma más inteligente. Y trabajar de forma más inteligente significa que pueden centrarse en crear valor para sus clientes y empresas.
Retos de la contabilidad
¿Cuáles son las necesidades específicas de los profesionales de la contabilidad en materia de trabajo del conocimiento?
La seguridad y el cumplimiento de la normativa son enormes y siempre serán relevantes para el sector. Cada empresa tiene el deber de proteger la información de sus clientes y proporcionar métodos seguros para compartir, recopilar y almacenar información confidencial de los clientes.
El sector de la contabilidad está muy regulado por sus propios órganos rectores y por organismos gubernamentales.
Estos organismos reguladores siempre están buscando formas de mejorar la profesión y publican periódicamente nuevas reglas, directrices y normas que pueden dificultar a los contables mantenerse al día de los cambios.
Los sistemas de automatización del trabajo del conocimiento pueden ayudar a proporcionar un entorno de seguridad sólido en el sentido de que automatizan sus controles de seguridad y reducen el riesgo empresarial general. Pueden aplicar nuevas reglas a todos los objetos sin interferir en las operaciones diarias ni en la participación del usuario final.
Algunas de las tareas administrativas o repetitivas que soportan las empresas pueden y deben automatizarse. Por ejemplo, la obligación reglamentaria de conservar los documentos durante siete años. La revisión y la eliminación pueden hacerse automáticamente con los sistemas adecuados. Del mismo modo, la automatización de los permisos y el acceso puede garantizar que los datos confidenciales de los clientes estén protegidos y que sólo los miembros pertinentes de la empresa tengan acceso a ellos.
Los sistemas de automatización integral del trabajo de conocimiento mejoran el crecimiento de las empresas. Permiten a las empresas ofrecer siempre la misma experiencia al cliente en numerosos encargos. Esto protege y refuerza la reputación de la empresa. También mejora la velocidad de entrega: los contables pueden estandarizar y replicar los procesos de forma rápida y sistemática, lo que les permite hacer más al utilizar mejores recursos. Además, estos sistemas integrales permiten más integraciones. Esto ahorra tiempo y mejora la precisión de los datos al distribuir automáticamente la misma información maestra en todos los sistemas.
Transformación digital
Hable de cómo la automatización de la IA está transformando la contabilidad.
El sector de la contabilidad es lento a la hora de cambiar o adoptar tecnologías emergentes. sin embargo, las empresas están empezando a invertir en la modernización de sus operaciones y pilas tecnológicas.
Las Cuatro Grandes están invirtiendo miles de millones de dólares en I+D sobre IA en previsión de su efecto en el sector contable. La IA puede analizar grandes conjuntos de datos en busca de criterios específicos, anomalías y mucho más, lo que permite a los profesionales identificar y comprender más rápidamente la información relevante.
La capacidad de la IA para resumir documentos también es vital para ahorrar tiempo. Por ejemplo, en lugar de que un contable tenga que escanear cientos de páginas de un documento de arrendamiento comercial, la IA puede analizarlas rápidamente y señalar las páginas y líneas correctas del documento durante su revisión.
La IA también mejorará la seguridad y el cumplimiento de las normas. Un ejemplo: La IA puede eliminar clientes sensibles, como números de la Seguridad Social o NIF, mientras analiza los datos. Esto evitará que usuarios no autorizados vean información sensible. Esto puede ser especialmente relevante para evitar la pérdida de datos, ya que las empresas de contabilidad experimentan una alta rotación de empleados cada año.
¿Cómo cree que la automatización del trabajo del conocimiento responderá a las necesidades del sector contable?
Tenemos que empezar por educar a las empresas de contabilidad sobre lo que significa esta nueva terminología. La automatización del trabajo de conocimiento va más allá de la gestión de documentos y ayuda a los contables a automatizar tareas administrativas y repetitivas para que puedan centrarse en nuevas ofertas o en áreas más complejas de un encargo.
Las empresas deben abrir los ojos ante el potencial de implantar una plataforma de automatización del trabajo del conocimiento a medida que cambia el sector. Estamos asistiendo a una escasez de mano de obra, a la introducción de la IA, a nuevas fuentes de ingresos, como los servicios de asesoramiento a clientes y las normativas sobre informes ESG, entre otras. Las empresas necesitan encontrar formas de mantenerse al día con la industria que cambia a su alrededor. También están viendo una presión significativa de los clientes para hacer más trabajo más rápido. Deben introducir tecnología que satisfaga las crecientes necesidades de su base de clientes para seguir siendo competitivas.
¿Quién se beneficia de la automatización del conocimiento?
¿Ve algún tipo de organización contable receptiva a la automatización del trabajo del conocimiento?
Por supuesto. Ha habido un gran cambio hacia la creación de equipos de innovación o equipos de transformación digital internamente dentro de las empresas de contabilidad. Estos equipos se dedican durante todo el año a analizar las pilas tecnológicas de las empresas y a identificar áreas de mejora. Esto permite a las empresas analizar, investigar e implementar nuevas tecnologías según lo consideren oportuno, incluso durante las temporadas de mayor actividad.
Por otro lado, los departamentos de contabilidad interna tienen muchos documentos, muchas facturas y mucho que controlar en general. También mantienen información sensible, como datos sobre salarios y nóminas. Utilizar la automatización del trabajo del conocimiento para integrar controles de seguridad y gestionar la información es realmente importante para los departamentos internos.
¿Qué funciones y características hacen de la automatización del trabajo del conocimiento una herramienta valiosa para los equipos contables?
Hay muchas funciones que podrían beneficiar a los contables. Por ejemplo, la automatización del trabajo de conocimiento puede estandarizar todas las convenciones de nomenclatura, como cliente, compromiso, etc. La información de los clientes se etiquetará automáticamente con la misma ortografía y puntuación, eliminando problemas como, por ejemplo, clasificar "M-Files and Co." en una carpeta diferente a "M-Files and Company". Esto mantiene la coherencia entre usuarios y sistemas y ahorra tiempo al garantizar una única fuente de verdad.
La estandarización de los documentos mediante plantillas aprobadas por la empresa e indexación ayuda al personal nuevo a encontrar información histórica sobre los clientes, lo que, a su vez, aumenta la velocidad de puesta en marcha de un compromiso y también mejora la satisfacción del cliente, que no tiene que volver a enviar documentación histórica o explicar los mismos conceptos año tras año.
Además, la automatización de los flujos de trabajo facilita la comunicación entre departamentos. Con los flujos de trabajo, los socios y directivos pueden solicitar personal para un compromiso. RR.HH. recibirá la notificación automáticamente y asignará el personal. Los flujos de trabajo pueden incluir documentos y objetos, y se conectan a otros sistemas mediante integraciones para minimizar el contacto manual y maximizar las tareas y el procesamiento automatizados. No hay necesidad de arriesgarse a que la comunicación se pierda en una bandeja de entrada de correo electrónico. Mantener toda la información en un solo lugar y automatizarla es una gran ventaja.
Los metadatos también son ideales para la gestión de contenidos, ya que ayudan a los demás a encontrar fácilmente lo que necesitan. Los sistemas de gestión de contenidos empresariales, impulsados por metadatos, proporcionan una única fuente de verdad sin jerarquías de carpetas por las que navegar. Puede buscar por contenido del documento, cliente, contrato o año, lo que supone un cambio radical para los contables que se incorporan a una nueva empresa o cliente.
Aspectos clave para los profesionales de la contabilidad
Mencione tres cosas que le gustaría que la gente del sector contable supiera sobre la automatización del trabajo del conocimiento.
El futuro de la contabilidad parece muy diferente de lo que muchos de nosotros podríamos haber anticipado en 2018 ahora que estamos en 2024. Los despachos deben tomarse en serio los avances de la IA, ya que el panorama de la contratación, las expectativas de los clientes, la regulación y la tecnología pueden ser más inciertos que nunca. Las empresas de contabilidad deben estar preparadas con una mayor capacidad aprovechando la tecnología para satisfacer la demanda.
Las empresas interesadas en escalar mediante operaciones de fusión y adquisición o en realizar cambios de propiedad con PEG pueden hacer que estas operaciones sean más fluidas con plataformas tecnológicas que se conecten fácilmente a sistemas nuevos y heredados. Esto minimizará muchos de los problemas que conlleva la gestión del cambio.
Por último, todo el mundo puede beneficiarse de la mejora de la seguridad y el cumplimiento, garantizando que su información está segura antes de una amplia formación de los empleados. Con los controles de seguridad adecuados integrados en una plataforma de automatización del trabajo del conocimiento, puede confiar en que los mismos procesos seguros se aplicarán correctamente cada vez sin la participación del usuario final.
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