Seguridad de los datos y automatización del trabajo del conocimiento
En 2023, se calcula que el número de trabajadores del conocimiento en Estados Unidos superará los 100 millones, con más de mil millones de trabajadores del conocimiento en todo el mundo. Estos trabajadores altamente cualificados aportan valor a las organizaciones aplicando sus capacidades creativas y de resolución de problemas.
Con el auge de la IA generativa, se ha producido un renovado impulso para automatizar las actividades mundanas y repetitivas asociadas al trabajo del conocimiento. Los trabajadores del conocimiento, que cuentan con conjuntos de habilidades y bases de conocimientos avanzados, suelen estar muy bien remunerados. Reducir la cantidad de tiempo que dedican al trabajo ocupado y aumentar su eficiencia es una prioridad para la mayoría de las empresas.
El software de automatización del trabajo del conocimiento mejorado con IA está ayudando a las organizaciones a liberar el valor del trabajo del conocimiento. Las tecnologías avanzadas están automatizando tareas, procesos y acciones que antes requerían interacción humana.
IA y automatización del trabajo del conocimiento
Con la tecnología de IA generativa, las plataformas de automatización del trabajo del conocimiento son aún más potentes. Ayudan a los trabajadores a organizar la información, comprender el contexto de los documentos e interactuar con la base de conocimientos de su empresa utilizando entradas de lenguaje natural.
¿Cuál es el resultado? Los trabajadores del conocimiento -incluso los que no tienen conocimientos de programación- pueden utilizar la automatización para facilitar la búsqueda de documentos y su uso en el contexto empresarial adecuado. Las plataformas mejoradas con IA también mejoran la eficiencia y precisión de los procesos al automatizar los flujos de trabajo centrados en los documentos.
Conocimiento Automatización del trabajo y seguridad de los datos
A algunos líderes empresariales puede preocuparles que el software de gestión del conocimiento empresarial pueda exponer a su empresa a nuevos riesgos. Teniendo en cuenta las consecuencias de una violación de la seguridad de los datos, incluidas las multas, la pérdida de reputación y la interrupción del negocio, se trata de una preocupación justa. Sin embargo, la plataforma adecuada reduce el riesgo empresarial mediante la automatización de la seguridad y el cumplimiento de los documentos.
Muchos directivos de empresas centran sus esfuerzos de seguridad en la prevención de virus informáticos y hackeos. Sin embargo, un estudio de la Universidad de Stanford de 2020 descubrió que nueve de cada 10 violaciones de datos están causadas por errores humanos. Los ataques de ingeniería social, en los que los estafadores acceden a los datos simplemente preguntando en lugar de pirateando, también van en aumento.
Cuando los trabajadores del conocimiento tienen acceso ilimitado a los sistemas de tecnología de la información, estos ataques pueden ser devastadores para una organización. Una de las mejores medidas que pueden adoptar las organizaciones para evitar las filtraciones de datos es asegurarse de que sólo puedan acceder a ellos quienes hayan sido autorizados a utilizarlos.
Gestión del acceso al conocimiento
Una plataforma de gestión de la información adecuada puede automatizar el proceso de protección de documentos y datos. Una plataforma adecuada de gestión de la información empresarial permite a las organizaciones incorporar salvaguardas y buenas prácticas.
Aplicación de la política
La clave para una aplicación eficaz de las políticas son los metadatos. Los permisos basados en metadatos permiten un control de acceso totalmente automático de cualquier documento. Sólo las personas con los atributos adecuados pueden leer, editar, eliminar o cambiar los permisos de cualquier documento.
Control de versiones y pista de auditoría
Conservar las versiones antiguas y tener la posibilidad de volver a versiones anteriores son funciones de control de documentos fundamentales para el cumplimiento y la gestión de documentos. Las funciones de registro de entrada y salida permiten a las organizaciones controlar cuándo se edita un archivo y quién realiza los cambios.
El historial de versiones, que rastrea cada vez que se realiza un cambio, también crea una pista de auditoría de quién actualiza cualquier documento en un momento dado. Funciona como un registro del ciclo de vida del documento con un historial completo de inicios y cierres de sesión, cambios de contraseña y cambios de grupo de usuarios.
Protección de impresión y descarga
Aunque la impresión y la descarga no son las únicas formas en que los usuarios con conocimientos pueden manipular indebidamente los datos de la empresa, sí son las más fáciles. Los sistemas de gestión de documentos digitales (SGD) permiten a las organizaciones desactivar la impresión y descarga de documentos, así como la realización de capturas de pantalla. Esta función garantiza que los usuarios puedan previsualizar los documentos, pero no imprimirlos ni descargarlos.
Integración de LDAP y SSO
La integración con el inicio de sesión único o LDAP existentes es importante para la seguridad de los documentos. Permite un uso responsable del conocimiento manteniendo la seguridad.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Cómo mejorará la gestión del conocimiento el rendimiento laboral?
Las plataformas de gestión y automatización del conocimiento se encargan de la mayor parte del trabajo tedioso que, de otro modo, consumiría el valioso tiempo de los trabajadores del conocimiento. Con la automatización de la IA, el futuro del trabajo del conocimiento será más eficiente y menos asfixiante.
¿Cuáles son las desventajas de la automatización del trabajo del conocimiento?
Existe la idea errónea de que el uso de un SGDD para compartir conocimientos aumentará los riesgos de seguridad. Sin embargo, todo, desde la retención hasta la eliminación de documentos, mejora con un sólido DDMS. Los SGDD incorporan las mejores prácticas de gestión de documentos y restringen el acceso al conocimiento únicamente a las personas autorizadas por la empresa.
