La automatización en el lugar de trabajo se produce cuando los ordenadores realizan los tipos de tareas que normalmente requerirían la intervención humana, liberando así el valioso tiempo de los empleados vivos y en activo para que puedan centrarse en aquellos asuntos que realmente les necesitan. En la actualidad, los sistemas de automatización modernos aprovechan la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para realizar todo tipo de tareas, desde el reconocimiento de voz hasta la traducción entre idiomas, pasando por tareas que requieren percepción visual y mucho, mucho más.

Pero en realidad, el beneficio aquí es algo más que permitir a los empleados trabajar "más inteligentemente, no más duro". La automatización del puesto de trabajo no sólo elimina los procesos manuales y repetitivos, sino también los que son propensos a errores. No se trata en absoluto de sustituir a sus empleados humanos, sino de apoyarles y capacitarles de forma que puedan hacer mejor su trabajo diario, al tiempo que obtienen resultados garantizados y repetibles con las soluciones de automatización de flujos de trabajo adecuadas a su lado.

También es algo que afecta a todos los departamentos de una empresa: desde recursos humanos a atención al cliente, pasando por finanzas.

El impacto en los recursos humanos de la automatización en el lugar de trabajo

Según un estudio reciente, se calcula que cada vez que tenga que sustituir a un empleado asalariado, le costará el equivalente a entre seis y nueve meses de ese salario. Si sustituye a un empleado que antes ganaba 60.000 dólares al año, por ejemplo, le costará entre 30.000 y 45.000 dólares cubrir ese puesto una vez contabilizados aspectos como los gastos de contratación y formación.

La automatización del lugar de trabajo puede ayudar a resolver precisamente este tipo de problemas, ya que las empresas ya han tenido mucho éxito con los robots basados en IA, que han mejorado significativamente su proceso de adquisición de talento. No sólo se puede entrenar a un bot para que localice a los candidatos más valiosos basándose en determinadas palabras clave de su currículum y de la descripción del puesto que solicitan, sino que también puede ayudar a programar entrevistas. Todo esto libera a los empleados de recursos humanos para que dediquen más tiempo a trabajar de forma individualizada con los candidatos, en lugar de tener que vadear enormes volúmenes de papeleo para encontrarlos.

Mejor tecnología, mejor servicio al cliente

El servicio de atención al cliente es desde hace tiempo una de las principales ventajas competitivas de la mayoría de las empresas, ya que un 42 % de los consumidores afirma que pagaría más dinero por una experiencia amable y acogedora. Otro 52 % afirma que pagaría más por una experiencia de atención al cliente rápida y eficiente, según la misma fuente.

Este también es un ámbito que puede verse afectado positivamente por la automatización en el lugar de trabajo, ya que los desarrolladores estiman que hasta el 80 % de TODAS las interacciones entre una marca y un cliente pueden gestionarse con éxito a través de chatbots. Los chatbots aprovechan los datos reales que su empresa ya está creando para ayudar a los clientes a manejar automáticamente todo, desde el pago de facturas hasta la resolución de problemas y otros problemas de cuenta, todo sin necesidad de levantar el teléfono y llamar a alguien. Además de liberar el tiempo de los agentes humanos de atención al cliente para que se centren en aquellos asuntos que realmente requieren su atención inmediata, también es una forma estupenda de reducir costes que luego pueden canalizarse hacia otras áreas de la empresa en las que también pueden hacer más bien.

Automatización en finanzas

La automatización también puede ser una herramienta fundamental en términos de gestión de procesos financieros, algo que es una de las principales causas de estrés para la mayoría de las empresas, independientemente del sector. Las empresas pueden utilizar la automatización de procesos financieros para tareas esenciales como la conciliación de cuentas, los asientos contables, la preparación de estados financieros, etc., todo ello de una forma que elimina prácticamente el riesgo de error humano (y los costosos errores contables).

Pero la automatización también puede utilizarse para enviar automáticamente facturas a los clientes una vez realizado el trabajo, y para comprobar periódicamente que esos clientes pagan tan pronto como pueden. Cada minuto que un empleado no tiene que dedicar a buscar una factura es un minuto que puede dedicar a tareas de más futuro para su empresa. Del mismo modo, esta es también una gran manera de asegurarse de que esas facturas se pagan realmente - poniendo así más dinero en su bolsillo al mismo tiempo.

Impulse la automatización en el lugar de trabajo con M-Files

M-Files Los flujos de trabajo aumentan la productividad automatizando los procesos empresariales. Los procesos empresariales habituales pueden agilizarse con flujos de trabajo automatizados -como aprobaciones de contratos, contenidos controlados y facturación- para que los equipos puedan trabajar en tareas de más valor añadido. M-Files envía automáticamente una notificación cuando hay una tarea que debe procesarse.

M-Files supervisa automáticamente cada paso del proceso empresarial. El historial de versiones de cada archivo realiza un seguimiento de todos los pasos del flujo de trabajo. Las organizaciones pueden auditar su negocio al tiempo que consiguen una visibilidad total de los procesos empresariales importantes.

El impacto a largo plazo de la revolución de la automatización

En total, se calcula que un 45% de TODAS las actividades que realizan a diario los empleados humanos pueden automatizarse con tecnologías ya disponibles. Para ponerlo en perspectiva, esto significa un ahorro potencial de hasta 2 billones de dólares en salarios anuales solo en Estados Unidos.

Pero, de nuevo, la razón por la que la automatización en el lugar de trabajo puede ayudar a todo tipo de empresas no es que vaya a sustituir a sus empleados humanos por robots. Se trata más bien de garantizar que esos empleados humanos tengan acceso a las herramientas que necesitan para hacer su trabajo con más eficacia que nunca.

Al utilizar la tecnología para ayudar a sus trabajadores, éstos pueden hacer mejor su trabajo y crear relaciones más sólidas a diario. Las marcas inteligentes que entiendan esto y adopten pronto la automatización en el lugar de trabajo serán las que creen una base de éxito que les durará una década o más en el futuro. Las que no lo hagan, las que sigan pensando que la automatización del lugar de trabajo es una tendencia, pronto se verán rezagadas frente a sus competidores más astutos.