Naturalmente, el COVID-19 ha pasado a ocupar el primer plano en la mente de todo el mundo estos días. Para aquellos que no están directamente afectados por él, evitar a otras personas ha sido probablemente el impacto más dramático en sus vidas. Para desalentar la rápida propagación, los gobiernos, las escuelas y las empresas han animado al mayor número posible de personas a quedarse en casa. Al mismo tiempo, un lugar de trabajo digital bien pensado significa que muchos empleados pueden seguir haciendo su trabajo aunque no vayan a trabajar.

¿Qué necesitan las empresas para un lugar de trabajo digital?

A medida que ha ido avanzando la crisis, es fácil ver que algunas empresas se habían preparado para un lugar de trabajo digital mejor que otras. Por ejemplo, Google y muchas otras grandes empresas tecnológicas ya tenían una sólida cultura de trabajo a distancia, por lo que los cambios apenas pueden afectar a la continuidad del negocio. Al mismo tiempo, es posible que hayas visto en las noticias que varias grandes organizaciones, incluidos grandes bancos e incluso el gobierno federal, tuvieron que luchar contra el aumento de la carga de la red, evitar problemas de seguridad y hacer frente a otros problemas.

Como su nombre indica, un lugar de trabajo digital depende de la tecnología. Al mismo tiempo, no se trata sólo de disponer de tecnología, sino también de utilizar la mejor tecnología y los mejores procesos empresariales para que los empleados puedan trabajar desde casa. Algunas empresas tradicionales siguen buscando la mejor manera de que sus empleados puedan trabajar a distancia.

La Asociación para la Gestión Inteligente de la Información(AIIM) afirma que la mejor manera de elegir las soluciones adecuadas para un puesto de trabajo digital empezaría por responder a estas tres preguntas básicas:

• ¿Qué información necesitarán los empleados para hacer su trabajo?
• ¿Dónde se almacena actualmente esta información?
• ¿Pueden los empleados acceder a este almacenamiento de forma remota y segura?

Preparar la cultura empresarial para la nueva normalidad de los empleados que trabajan desde casa

Aunque el trabajo desde casa es cada vez más común en algunos sectores, las empresas más tradicionales no siempre han seguido esta tendencia en el pasado. Los tradicionalistas pueden haber pensado que permitir a los empleados trabajar desde casa conduce a una pérdida de tiempo debido a las distracciones. Es cierto que los servicios de streaming, las redes sociales e incluso la nevera pueden tentar a algunas personas a alejarse de su trabajo.

Sin embargo, muchos estudios han demostrado que las grandes empresas han disfrutado realmente de aumentos de productividad y otras ventajas cuando los trabajadores pueden disfrutar de opciones más flexibles en el lugar de trabajo. Otras ventajas suelen ser un menor número de bajas, menos días de baja por enfermedad y una mejora de la moral. En las encuestas, la gran mayoría de los empleados dicen que preferirían al menos algunas opciones de trabajo desde casa, e incluso pueden cambiar un salario más alto por más flexibilidad. Cuando el trabajo desde casa se ha convertido en la única opción para muchas empresas, es importante hacer hincapié en las ventajas de un lugar de trabajo digital para promover su aceptación.

Es posible que las empresas tengan que idear nuevas normas para ayudar a garantizar que los empleados se adhieran a las políticas de gobernanza y seguridad. Especialmente en las empresas más pequeñas, las soluciones ad hoc -como los archivos compartidos y las herramientas de comunicación- suelen presentar alternativas tentadoras y sencillas a la inversión en nuevas infraestructuras. Sin embargo, las implantaciones no siempre apoyan los objetivos empresariales generales. Por el contrario, pueden agravar el problema de la TI en la sombra, con empleados que utilizan software y dispositivos dispersos de los que el departamento de TI no sabe nada y que, desde luego, no puede administrar o proteger con eficacia.

¿Cuál es la mejor tecnología para un lugar de trabajo digital?

Las herramientas adecuadas para habilitar su lugar de trabajo digital pueden ayudarle a satisfacer las demandas de los pedidos actuales e incluso a prosperar en el futuro. Tenga en cuenta estos aspectos de las nuevas herramientas para asegurarse de que beneficiarán a su empresa ahora y más adelante:

Digitalizar todo lo posible

Ya es hora de escanear y almacenar tantos documentos en papel como sea posible. Por supuesto, debes contar con un buen sistema de gestión de documentos, para que los empleados puedan encontrar toda la información que necesitan para hacer su trabajo.

Automatizar los procesos empresariales

Una vez más, las herramientas inteligentes de gestión de la información automatizarán los procesos empresariales habituales. De este modo, los flujos de trabajo serán más eficientes y se reducirá la posibilidad de errores.

Descubra las mejores soluciones de acceso remoto

Las conexiones domésticas típicas pueden no ofrecer suficiente seguridad para las aplicaciones sensibles. Además, considere qué herramientas pueden proporcionarle la seguridad esencial que necesita. Ten en cuenta que los ciberdelincuentes saben que muchas empresas han recurrido a soluciones como Zoom y Dropbox, y las tienen en el punto de mira.

Un lugar de trabajo digital eficaz no sólo le ayudará con los problemas actuales

Una solución digital eficaz para el lugar de trabajo ayudará a su empresa a prosperar durante la situación actual y, también, en el futuro. Un producto de gestión inteligente de la información como M-Files facilita el etiquetado de documentos para las búsquedas. El sistema también puede encontrar documentos almacenados en cualquier lugar y no sólo en un repositorio central. Las funciones de automatización ayudan a establecer flujos de trabajo, hacer un seguimiento del historial y detectar errores en la introducción de datos. Ayudan a mejorar la eficacia, permiten tomar mejores decisiones y facilitan las auditorías. Los propietarios de los datos también pueden añadir conjuntos de reglas que sólo permitirán a determinadas personas distintos tipos de acceso a documentos seguros.

Gracias a la capacidad de la nube de M-Files, nuestros clientes han simplificado la transición al trabajo remoto sin necesidad de añadir redes, almacenamiento u otras infraestructuras adicionales para gestionar el aumento de trabajadores remotos. Puede permitir que sus trabajadores realicen su trabajo de forma más productiva que nunca cuando trabajen en casa o vuelvan a la oficina.