Todas las empresas necesitan proteger sus propios datos y los que les proporcionan otros. Del mismo modo, todas están sujetas a obligaciones reglamentarias y deben cumplirlas. Sin embargo, a menudo es más fácil decirlo que hacerlo y requiere un esfuerzo adicional por parte de los empleados. En comparación con el riesgo de multas, pérdida de reputación y cierre de negocios, las empresas asumen fácilmente los costes y nombran a personas dedicadas para que se encarguen del proceso de cumplimiento.
Pero, ¿y si hubiera una forma de integrar los controles de cumplimiento en el trabajo diario? ¿Y si fuera posible aumentar la productividad del personal y reducir al mismo tiempo el riesgo de cumplimiento? Con inversiones específicas en soluciones punteras de información inteligente y gestión de documentos, las empresas pueden mejorar considerablemente el proceso de cumplimiento.

Cumplimiento de la normativa

El primer paso para tomar el control de los riesgos de cumplimiento implica la visibilidad. Ninguna información empresarial debe residir fuera de los sistemas de información proporcionados por la organización, y todo acceso debe seguir políticas definidas. Para ello es necesario consolidar la información en un único repositorio o aplicar un enfoque federado entre sistemas.

En la gestión de patrimonios, por ejemplo, los asesores invierten los fondos de sus clientes según un plan acordado mutuamente. Antes de elaborar esos planes, deben completarse evaluaciones de idoneidad y riesgo. Y antes de realizar cualquier transacción, debe registrarse una prueba escrita del consentimiento del cliente. Para garantizar el cumplimiento, toda esta información debe estar fácilmente disponible en caso de reclamación del cliente o de auditoría.

Automatización de los procesos de conformidad y datos

El segundo paso hacia la productividad pasa por la automatización. Todo lo que pueda automatizarse debe automatizarse para minimizar el riesgo de error humano y simplificar el trabajo. Todo lo que pueda colocarse en una plantilla, rellenarse automáticamente o comprobarse en nombre del empleado aumenta la productividad. ¿Por qué confiar en la memoria humana y dejar una acción de cumplimiento importante al ocupado trabajador del conocimiento si puede gestionarse automáticamente?

Ejemplo: Las empresas de contabilidad, fiscalidad y auditoría deben realizar una serie de comprobaciones antes de aceptar un nuevo cliente o un nuevo trabajo. ¿Hemos hecho negocios antes con esta persona? ¿Tenemos pruebas de su estatus y autoridad en la empresa cliente? ¿Hay algo que hayamos hecho o estemos haciendo que entre en conflicto con esta nueva oportunidad? Por lo general, estas comprobaciones pueden racionalizarse hasta el punto de que sólo haya que resolver los casos poco claros, lo que ahorra tiempo en la mayoría de los casos y crea coherencia en la ejecución de este proceso.

Integrar los controles en el trabajo diario

El último paso consiste en integrar los controles de conformidad en el trabajo diario. Al vincular los datos y documentos directamente a los procesos empresariales, es posible garantizar el cumplimiento de todo tipo de controles, ya procedan de leyes y reglamentos, normas, requisitos de los clientes o políticas internas de la empresa.

Pensemos en un consultor muy ocupado que acaba de conseguir un nuevo contrato para diseñar una nueva estrategia de comercialización para un cliente en expansión. Dado que el departamento vecino está trabajando para un competidor, es especialmente importante que todo el conocimiento de este caso permanezca dentro de una burbuja de confidencialidad. En lugar de procedimientos manuales y específicos para cada caso, se puede codificar automáticamente el nombre del cliente y restringir automáticamente todo acceso a la información del cliente únicamente al equipo encargado de la operación. De este modo, el equipo puede centrarse simplemente en su trabajo y dejar que el sistema subyacente se encargue del cumplimiento.

La gestión del cumplimiento puede ser extremadamente complicada, pero hay un hecho que es sencillo: Siguiendo estos tres pasos, las empresas pueden garantizar el cumplimiento de todas las normativas y leyes aplicables sin comprometer la productividad de los empleados.