Un piloto es un proyecto que permite a una organización evaluar si un programa informático se ajusta a las necesidades de la empresa adoptando la tecnología para un caso de uso concreto y midiendo su éxito. Suele ser precursor de un despliegue más amplio de la tecnología y su objetivo es evaluar un caso de uso antes de invertir tiempo y recursos en un proyecto de cambio más extenso.

Principales ventajas

Un piloto permite a la empresa comprender:
- El proceso necesario para adoptar la tecnología,
- Cómo se llevará a cabo la formación de los usuarios,
- El proceso de resolución de errores y soporte,
- Cómo se mantendrá la tecnología,
- Los problemas que puedan surgir, de modo que puedan aprovecharse las lecciones para futuros casos de uso.

M-Files Ment piloto

M-Files Ment ofrece programas piloto para aquellos clientes que desean suscribirse pero quieren asegurarse de que cumple sus requisitos antes de hacerlo. Es bastante habitual que nuestros clientes realicen una prueba piloto de 1 a 2 meses para que la empresa y sus usuarios puedan ponerse al día rápidamente, al tiempo que se benefician de la asistencia y el liderazgo de M-Files Ment para entregar con éxito las primeras plantillas del cliente. Una vez finalizado el proyecto piloto, el cliente debería estar en condiciones de lanzarse a una implantación más amplia.

Componentes del proyecto piloto M-Files Ment

Estas son algunas consideraciones clave en torno al proyecto piloto M-Files Ment :

Objetivo

Cada cliente tendrá una visión diferente de lo que espera conseguir con la adopción de M-Files Ment , dividida a grandes rasgos por el tipo de organización que sea (ya sea interna o un bufete de abogados) y por si la utiliza para mejorar la eficiencia interna o para agilizar el proceso de cara al cliente.

En cualquier caso, trabajaremos con el cliente para entender qué quiere conseguir con la adopción de M-Files Ment , y determinaremos algunas métricas de éxito para que pueda determinar fácilmente el éxito del piloto.

He aquí algunos ejemplos de proyectos piloto que hemos llevado a cabo en el pasado:
- Implementación de acuerdos laborales en un bufete de abogados para que el bufete pudiera redactarlos más rápidamente y ofrecer un mejor servicio a sus clientes;
- Implementación de Widgets (enlaces a plantillas automatizadas) para que el cliente pudiera ofrecer suscripciones a través de un muro de pago en su sitio web;
- Automatización de los acuerdos de confidencialidad y los acuerdos de confidencialidad internos para que los usuarios no jurídicos pudieran generarlos ellos mismos con un apoyo limitado del equipo jurídico.

Calendario

Es probable que esto dependa principalmente del objetivo, pero también de la capacidad y el compromiso de las personas de la organización del cliente. Nuestro objetivo es completar el proyecto piloto en un plazo de cuatro semanas, lo que permitirá automatizar casos de uso futuros y, en última instancia, obtener valor lo antes posible.

Nuestro principal objetivo es reunir a las personas de la empresa del cliente para facilitar la adopción de M-Files Ment , y permitir a los usuarios generar documentos vivos en el menor tiempo posible. Huelga decir que, para que esto ocurra en tan solo cuatro semanas, se requerirán retrasos limitados por parte del cliente en todo momento, por ejemplo, para ultimar los precedentes legales, obtener aprobaciones, etc.

Entregables

Al final del piloto, el cliente debería:
- Tener hasta tres plantillas automatizadas y listas para usar (proporcionando el retorno de la inversión inmediatamente después del piloto);
- Haber proporcionado a los usuarios pertinentes acceso a las plantillas automatizadas;
- Comprender cómo automatizar las plantillas por sí mismo, lo que permitirá al cliente ampliar la automatización de documentos por sí mismo con una asistencia limitada;
- Estar preparado para lanzar M-Files Ment con otros casos de uso dentro de la organización;
- Entender qué M-Files Ment soporte está disponible y cómo se puede utilizar.

Equipo

El piloto es un proyecto gestionado por M-Files Ment en el que participan las principales partes interesadas del cliente. Debería incluir a todas las partes interesadas a las que afectará la implementación para el caso de uso que se está implementando. También puede ser beneficioso incluir a otras personas de la organización a las que la implantación M-Files Ment pueda afectar en el futuro, para que también puedan beneficiarse de la experiencia piloto.
En cualquier proyecto piloto o implantación tecnológica, es importante que las personas implicadas estén comprometidas y dispuestas a introducir cambios en la organización. La falta de compromiso puede significar que el piloto tenga un éxito limitado en la adopción. Sin embargo, dado que los pilotos de M-Files Ment son tan cortos, de cuatro semanas, no prevemos que esto sea un problema.

Coste

El programa piloto tiene un coste, pero es probable que sea más asequible que cualquier otro programa piloto de un producto similar. El coste merece la pena: se recuperará la inversión en el plazo más breve posible y se inyectará energía en el despliegue de M-Files Ment en la empresa del cliente, lo que puede aprovecharse para otros casos de uso.

Si el objetivo del proyecto piloto es lanzar un servicio de generación de documentos por suscripción, es probable que el coste del proyecto piloto se compense con los ingresos posteriores obtenidos a través de las suscripciones.

Más información

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