Por: Ville Somppi, Vicepresidente de Soluciones de Servicios Profesionales, M-Files

Según una nueva encuesta mundial sobre TI* realizada por M-Files, casi el 70% de las organizaciones de servicios profesionales actuales utilizan sistemas de gestión de documentos/contenidos. Los sistemas de gestión documental facilitan la búsqueda, gestión y uso de los documentos, lo que aumenta la productividad y reduce las frustraciones.

Sin embargo, a menudo las empresas de servicios profesionales se sienten demasiado cómodas con la solución predeterminada y precargada de Microsoft , SharePoint, y se olvidan de hacerse la pregunta: ¿Es SharePoint realmente la solución adecuada para nuestras necesidades?

Retos de la gestión de la información con SharePoint

La mayoría de las organizaciones confían en la suite Microsoft 365, simplemente porque al comprar las aplicaciones básicas Microsoft Word, Excel y PowerPoint, las demás aplicaciones se incluyen en la misma suscripción. Y las soluciones de Microsoft son excelentes en su mayor parte: las herramientas son fáciles de usar inmediatamente y no requieren mucha configuración ni formación.

Sin embargo, a medida que estas herramientas de productividad siguen mejorando y se hacen aún más fáciles de usar, el reto de gestionar eficazmente el resultado resultante se agudiza. Los riesgos de dispersión de documentos, información aislada y lagunas en el cumplimiento de la normativa aumentan a medida que cualquier miembro de la organización puede crear, duplicar y compartir contenidos con rapidez.

Capacidad de cumplimiento limitada

Si añadimos una gran empresa de servicios profesionales con necesidades más exigentes, empiezan los verdaderos problemas. Por ejemplo, las empresas de servicios profesionales suelen trabajar en sectores regulados con normas estrictas de confidencialidad y conservación de datos. Mientras que Microsoft puede tener capacidades en las suscripciones premium para apoyar algunos de estos requisitos, muy pocas empresas son competentes en el despliegue de esas capacidades. Y si alguien invierte en gestión de registros, por ejemplo, quiere disponer de una herramienta pensada para ello.

Ventajas de un sistema de gestión documental (SGD) específico

El otro gran reto que plantea el uso de aplicaciones Microsoft para la gestión de la información gira en torno al hecho de que Microsoft no se centra en la organización de los datos. La información en Microsoft 365 se dispersa muy fácilmente por cuentas personales de OneDrive, Teams y carpetas. Al crear nuevos documentos y guardarlos en Microsoft 365, no es fácil saber dónde debe ir cada dato. Y, puesto que no se suele imponer dónde almacenar la información, ésta suele perderse, lo que da lugar a duplicaciones y a una pesadilla de control de versiones. Si a esto le añadimos las unidades de red heredadas y otras aplicaciones empresariales como CRM, el resultado es un caos total de información.

Organización y búsqueda mejoradas

¿Cuál es la moraleja? El hecho de que SharePoint sea gratuito al comprar Microsoft 365 no significa que sea la mejor solución para la gestión de documentos. Es probable que SharePoint no pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de su empresa, sin realizar grandes inversiones en desarrolladores para modificarlo o añadirle complementos, una solución insostenible que conduce a la insatisfacción.

De hecho, los resultados de la encuesta global de TI M-Files 2022 indicaron que sólo el 35,6% de los trabajadores de servicios profesionales estaban muy satisfechos con su solución de gestión de documentos/contenidos.

Cumplimiento y seguridad mejorados

Las soluciones especializadas en la gestión de la información, como M-Files, están diseñadas específicamente para mejorar el poder de conocimiento de los trabajadores, aumentar la coherencia, reducir los errores y mejorar la experiencia del personal.

M-Files permite clasificar y etiquetar fácilmente la información para su localización, al tiempo que se aplican las normas empresariales y las políticas de seguridad. Aprovecha los metadatos para potenciar la organización, la búsqueda y el uso compartido de documentos para aprender automáticamente y ayudar a etiquetar documentos, lo que permite a los empleados centrarse en el trabajo real.

Integración perfecta con Microsoft 365

¿Y lo mejor? M-Files se integra a la perfección en la suite Microsoft 365, ofreciendo una forma más eficiente de almacenar la información en todos los repositorios. Nuestros clientes protegen sus procesos de información y garantizan el cumplimiento normativo sin sacrificar las ventajas de productividad de su inversión en Microsoft 365.

M-Files: Su socio perfecto para la gestión de la información

El 33% de las empresas de servicios profesionales encuestadas en el estudio global de TI M-Files 2022 indicaron que sus organizaciones dependen de la integración entre sistemas. Esto reafirma la necesidad de plataformas de gestión de documentos que se integren fácilmente con las principales plataformas digitales de trabajo actuales, lo que permite a los trabajadores realizar el trabajo diario utilizando sus aplicaciones preferidas.

Desbloquee la eficiencia y el cumplimiento con M-Files

Empresas de servicios profesionales que utilizan M-Files además del paquete Microsoft 365:

• Resolver el problema de la información aislada y el control de versiones
• Automatice los procesos que capturan todo el ciclo de vida del documento -teniendo en cuenta la evolución de los grupos de interés- sin duplicar el contenido.
• Mantener una estructura de gestión de la información que sirva a toda la organización y pueda evolucionar con las demandas cambiantes.
• Garantizar el cumplimiento de los requisitos de indexación, formación, conservación y otros requisitos de gestión de archivos.
• Proteger la información con derechos de acceso dinámicos a nivel de documento que permitan un acceso temporal auditable sin copiar el contenido.
• Evitar la duplicación y la "gestión de contenidos en la sombra" mediante herramientas de colaboración
• Integración con aplicaciones de línea de negocio fuera del ecosistema Microsoft para conectar y enriquecer documentos con sus homólogos de bases de datos (p. ej., documentación as-built con etiquetas ERP relevantes).

¿Está preparado para agilizar la gestión de documentos y garantizar el cumplimiento? Programe una demostración gratuita o inicie una prueba gratuita hoy mismo.

*La encuesta mundial sobre TI de 2022 M-Files encuestó a personas de Norteamérica, Europa Occidental y Asia-Pacífico de sectores como la investigación en consultoría científica/técnica; servicios financieros, servicios de inversión y gestión de patrimonios; consultoría de gestión y contabilidad.