Gestión documental local frente a gestión documental en la nube... y una tercera opción de implantación híbrida. ¿Cuál servirá mejor a su organización? Nadie duda de que las empresas han trasladado cada vez más su información, y a veces incluso su arquitectura, a la nube. Para finales de 2020, se espera que el 83% de las cargas de trabajo empresariales se procesen con computación y almacenamiento en la nube. Aun así, algunas organizaciones se han quedado con sus soluciones locales. Otras han dado un paso atrás para reconsiderar su rápida carrera hacia la nube por preocupaciones sobre la seguridad y el control. Tómese un momento para contrastar las soluciones de gestión documental en la nube frente a las locales para saber cuál es la que mejor se adapta a sus necesidades.

Soluciones de gestión documental locales frente a soluciones en la nube

Para empezar, considere esta comparación de alto nivel entre soluciones locales y en la nube:

Gestión documental in situ

En general, estos factores motivan a las empresas a mantener el software local:

• La organización ya dispone de software heredado local que parece satisfacer sus necesidades.
• A la organización le preocupa la seguridad, el control, la accesibilidad y el cumplimiento normativo de la nube.
• Las normas de cumplimiento exigen que la organización conserve determinados datos en sus instalaciones.

Los sistemas de gestión documental in situ requieren que las empresas instalen el software con licencia en sus propios ordenadores o red. También son totalmente responsables del mantenimiento de las versiones actuales, y algunos proveedores de software pueden cobrar tarifas adicionales por las actualizaciones. Además de comprar el sistema de software, la empresa también necesita hardware para almacenamiento y procesamiento, y también debe pagar para alimentar ese hardware.

Igualmente importante es que las empresas se aseguren de que tanto sus datos como su software están protegidos frente a diversas amenazas físicas y de seguridad contra ordenadores, redes y bases de datos. Para hacer frente a todas estas tareas, las organizaciones con gestión de documentos in situ necesitan empleados de TI que se encarguen del mantenimiento del hardware, el software, los datos y la seguridad.

Normalmente, todas las responsabilidades de alojar sistemas locales supondrán una mayor carga para la mano de obra y los presupuestos. Sin embargo, esta opción garantiza que la organización conserve el máximo control sobre su información. Pueden estar seguros de que la gestión de sistemas y datos se ajustará a políticas de gobierno únicas. Las empresas de sectores con normativas estrictas o sistemas especialmente sensibles pueden preferir ocuparse personalmente de esta tarea.

Incluso con esta carga adicional, algunas empresas no tienen otra opción. Las normativas de cumplimiento pueden obligar a que cierta información se almacene y cifre in situ. Para estas organizaciones, una implantación híbrida puede ser una buena opción. Las soluciones híbridas ofrecen lo mejor de ambos mundos. Las soluciones híbridas pueden ofrecer control, cumplimiento y gestión de los registros establecidos en las instalaciones, así como la experiencia de usuario flexible que los empleados buscan en su trabajo diario a través de aplicaciones basadas en la nube. Una infraestructura híbrida también elimina la necesidad de migración de datos, lo que permite a las organizaciones mantener el contenido heredado donde está.

Gestión documental en la nube

A diferencia de la gestión documental in situ, los sistemas de gestión documental basados en la nube asumirán la responsabilidad de instalar y mantener el sistema. Además, esta empresa externa proporcionará el hardware para el procesamiento y el almacenamiento, incluido el mantenimiento, las actualizaciones necesarias, las ubicaciones físicas y los servicios públicos. Aunque la nube requiere confiar los datos a un proveedor externo, muchas empresas de la nube pueden asumir la responsabilidad de la seguridad y las copias de seguridad.

Normalmente, la empresa se limita a pagar una cuota periódica que puede variar en función de su uso o del número de cuentas que necesite. Por lo general, las empresas también pueden ampliar o reducir el número de cuentas en función de sus necesidades, de modo que sólo pagan por lo que necesitan. Eso es más difícil de hacer con una solución local. Por lo general, la gestión documental en la nube no requiere un desembolso de capital para software, hardware o personal informático. Los sistemas en la nube también suelen ofrecer acceso remoto desde diversos dispositivos, por lo que pueden proporcionar más flexibilidad que los sistemas locales.

¿Es mejor para su empresa la gestión documental local, en la nube o híbrida?

La computación en nube se ha hecho cada vez más popular por sus grandes ventajas. Puede aliviar las cargas de trabajo y los presupuestos de las empresas. Estas ventajas han alimentado las predicciones de que el sector de la nube se convertirá en un mercado de 300.000 millones de dólares el año que viene.

Sin embargo, los gestores de riesgos siguen considerando un problema importante la preocupación por el acceso no autorizado a información sensible o regulada. La propia accesibilidad que permite a los usuarios iniciar sesión desde ubicaciones remotas puede parecer arriesgada. Pero para quienes no están obligados por el cumplimiento de la normativa a mantener el almacenamiento in situ, un proveedor de servicios en la nube de alta calidad que pueda proporcionar una autenticación segura debería ser suficiente.

Por lo general, incluso las empresas más reacias al riesgo pueden encontrar proveedores de nube que les proporcionen el nivel de seguridad que necesitan. De hecho, dado que los proveedores de nube más grandes hacen de la gestión de estos sistemas su negocio, disponen de más recursos y mejores controles que algunos con otras prioridades. Es cierto que algunas empresas todavía pueden optar por priorizar su información por sensibilidad y buscar una solución híbrida que les permita mantener el nivel de control que necesitan ejecutando algunos sistemas in situ y otros en la nube.

Aunque no existe una única opción adecuada para todas las empresas, es probable que la computación en nube pueda beneficiar al menos algunos aspectos de su gestión documental. Los servicios en la nube están siempre al día y se actualizan automáticamente, proporcionando siempre la experiencia más moderna y segura con el menor esfuerzo de mantenimiento para el cliente. Las organizaciones siempre pueden complementar la implantación en la nube con servidores locales en las instalaciones y también migrar los repositorios locales a la nube y viceversa.