Por Marc May

M-Files Ment es una plataforma dinámica de automatización de documentos sin código que permite a los usuarios automatizar documentos en cuestión de minutos, sin necesidad de recursos técnicos. Una de sus cualidades únicas es que permite a los usuarios -por ejemplo, abogados- producir plantillas fácilmente a través de su interfaz visual 100% sin código con una formación mínima. Puede cogerlo fácilmente y ponerse a trabajar con él, lo que permite a los usuarios ampliar los documentos automatizados de su equipo rápidamente y a un coste reducido.

Estas son algunas de las principales ventajas de la escalabilidad de M-Files Ment :

- Costes reducidos, ya que no se necesitan recursos técnicos para automatizar.
- Se requiere muy poca formación, por lo que se reducen las barreras de uso en el momento de la implantación.
- Los abogados pueden automatizar y mantener sus propias plantillas.
- La automatización de las plantillas permite ahorrar tiempo con mayor rapidez.
- Los abogados no necesitan transmitir el funcionamiento de los contratos a los recursos técnicos no jurídicos, lo que reduce la falta de comunicación y el tiempo necesario para las pruebas.

Capacitar a los abogados

Hace unos cinco años, fui director de automatización de documentos de un bufete de abogados internacional encargado de implantarla en toda la empresa. Antes de asumir el cargo, participé en dos procesos: en el primero, los propios abogados se encargaban de la automatización y creaban sus propias plantillas; en el segundo, había una persona dedicada a la parte técnica y los abogados recibían instrucciones para automatizar sus plantillas.

En aquel momento, las conclusiones fueron que la primera prueba (en la que se facultaba a los abogados para automatizar sus propias plantillas) no funcionaba tan bien, y que la segunda era más adecuada. La razón principal fue que los abogados del bufete no querían aprender algo tan técnico a costa de tiempo facturable. En este caso, habría sido necesario al menos un día de formación formal seguido de semanas, o incluso meses, después para dominar la herramienta. Cuando el trabajo requería más de 6 horas facturables, además de desarrollo de negocio y formación continua, aprender a automatizar acabó por caer en picado.

El auge del no-código

¿Por qué menciono esto? Una de las principales ventajas de M-Files Ment y, más en general, de no-code, es que se puede aprender rápidamente con una formación limitada: los usuarios pueden automatizar con M-Files Ment en tan sólo 15 minutos. No hay necesidad de realizar una formación formal durante días, lo que supone un gran coste para el presupuesto y el tiempo de tu equipo. M-Files Ment está diseñado para ser intuitivo y fácil de usar, lo que significa que las plantillas pueden crearse en cuestión de minutos u horas para las más complejas, en lugar de días o semanas.

Desde el punto de vista organizativo, desplegar una herramienta de la que se pueden obtener beneficios tan rápidamente es una ventaja competitiva. Por lo general, es necesario contratar personal técnico o contratar servicios de consultoría para rentabilizar la inversión (por ejemplo, automatizar la plantilla y ponerla en funcionamiento) y el mantenimiento posterior. Esto añade tiempo y costes y entraña el riesgo de que se produzcan pérdidas de traducción entre el personal jurídico y el que no lo es. M-Files Ment evita esto al dar a los propios abogados la capacidad de automatizar y mantener sus propias plantillas.

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Vea M-Files Ment en acción. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para conocer las distintas funciones de la plataforma y cómo pueden beneficiarle.

Marc May es Director de Soluciones Industriales (Legal) de M-Files y ex abogado.