Los sistemas tradicionales de archivado digital gestionan la información imitando el método de la "vieja escuela" de carpetas y archivadores que aún se utiliza en muchas oficinas centradas en el papel. Este enfoque obliga a los empleados a recordar o adivinar dónde están almacenados los elementos. Tratar de encontrar la información correcta se convierte en una actividad que consume tiempo y productividad para la mayoría de los empleados y empresas.

Los analistas del sector han investigado la ineficacia del almacenamiento basado en carpetas. Gartner afirma que los profesionales emplean una media de 18 minutos en localizar un documento. IDC sumó el tiempo perdido en estas búsquedas, estimando el coste en 19.732 dólares por trabajador de la información al año.

Los enfoques de almacenamiento sin carpetas surgieron originalmente como respuesta a la demanda de alternativas más eficientes para gestionar los activos de información. En la actualidad, las soluciones de gestión de documentos basadas en metadatos ofrecen innumerables ventajas en comparación con los engorrosos sistemas y esquemas basados en carpetas. Con los metadatos, cualquier documento u objeto de información puede clasificarse y gestionarse intuitivamente en función de "qué" es y no de "dónde" está almacenado.

El poder de los metadatos

¿Qué son los metadatos?

Los metadatos, a menudo definidos como datos que describen datos, existen desde hace miles de años. En la antigua Grecia, los bibliotecarios colocaban etiquetas al final de los pergaminos, lo que permitía encontrar el pergamino correcto sin tener que desenrollar y leer un pergamino tras otro. Hoy, los metadatos permiten organizar y visualizar los contenidos digitales en función de lo que son y no de dónde están almacenados.

¿Cómo funcionan los metadatos?

En el corazón de una solución moderna de gestión de documentos, una etiqueta (o múltiples etiquetas), también conocida como atributo, se adjunta a un documento u objeto de información en el momento de su creación. Los listados pueden entonces emplear estos metadatos para recuperar de forma rápida y dinámica toda la información relevante. Los documentos, o cualquier activo de información, pueden "encontrarse" en muchas vistas o búsquedas diferentes sin duplicación de datos. Una vista es simplemente un producto dinámico de metadatos en lugar de una ubicación estática o un contenedor que clasifica por sí mismo los datos. El resultado es un acceso más rápido al contenido preciso que buscan los usuarios.

Ventajas de la gestión de documentos basada en metadatos

Recuperación más rápida de la información

Muchos analistas y expertos del sector han adoptado este planteamiento de futuro para organizar y encontrar la información de forma más eficaz. Según Gartner, "los metadatos desbloquean el valor de los datos". En el Hype Cycle for Content Management, 2014 de la compañía, la firma analista afirma que "las arquitecturas de repositorios pasarán a un enfoque centrado en metadatos y basado en vistas virtuales... Cada usuario tendrá metadatos de preferencia asociados al contenido, lo que permitirá vistas contextualizadas." También explican que las soluciones de gestión de contenidos basadas en metadatos "permitirán más flexibilidad e información contextualmente relevante. Los motores de búsqueda, metadatos y reglas extraerán contenidos de muchas ubicaciones y aplicaciones".

Mayor colaboración y flexibilidad

Una gestión eficaz de los metadatos cambia radicalmente la forma en que las empresas pueden utilizar la información. Al aprovechar el poder de los metadatos, las organizaciones pueden aumentar su eficiencia. Los metadatos y las vistas dinámicas e intuitivas resultantes evitan las tediosas búsquedas en carpetas y, además, mejoran:

• Colaboración: se pueden introducir vistas de toda la empresa y compartirlas entre funciones y departamentos.
• Flexibilidad: las vistas pueden adaptarse a las necesidades individuales o de equipo.

Seguridad y conformidad mejoradas

Además de ahorrar tiempo y aumentar la eficacia, las soluciones de gestión de documentos centradas en metadatos mejoran la seguridad. Los metadatos permiten que las reglas de acceso se basen en la clase de documento, la función, la ubicación o casi cualquier otro atributo definido por la empresa, a diferencia de los entornos basados en carpetas, en los que los permisos de acceso a cada archivo se heredan de la carpeta en la que reside.

eDiscovery y retención simplificados

eDiscovery y políticas de retención: el contenido se puede poner en espera y las políticas de retención se pueden establecer en función de las propiedades del documento, en lugar de tener que bloquear grandes jerarquías de carpetas. El resultado es un mejor cumplimiento de las normativas y unos repositorios de datos más optimizados.

El futuro de la gestión de archivos: Adoptar los metadatos

Las ventajas de los metadatos se extienden a lo largo de la vida de cada activo de información. Pueden introducirse reglas basadas en metadatos para agilizar la replicación entre sitios primarios y de recuperación ante desastres, así como gestionar automáticamente el archivado a largo plazo de activos no actuales.

Los metadatos representan una oportunidad apasionante para ahorrar tiempo e introducir un enfoque más inteligente para la gestión de archivos. Como piedra angular de una base mucho más eficaz para un sistema de archivo digital moderno, los metadatos están ayudando a las organizaciones a acabar con el caos de contenidos e introducir prácticas que impulsan la productividad, la seguridad y la agilidad empresarial.

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