Desde la aparición de la IA generativa, las empresas están ansiosas por aprovechar el poder de esta nueva tecnología. Cuando se utiliza con éxito, la IA puede ser una poderosa herramienta para transformar la forma en que las organizaciones gestionan, analizan y aprovechan sus activos de información. Sin embargo, una implantación satisfactoria requiere un enfoque holístico que vaya más allá de la simple adopción de la tecnología.

El papel de Microsoft 365 en la productividad

Un área que demuestra la necesidad de una estrategia equilibrada son las aplicaciones de productividad de Microsoft 365. Estas apps -incluidas Word, PowerPoint, Excel, Teams y SharePoint, entre otras- se utilizan en todos los niveles de la mayoría de las organizaciones de todo el mundo. Aunque son sencillas a nivel de empleados y equipos, no son más que una colección de herramientas. Las empresas siguen necesitando una estrategia para supervisar su uso eficaz. Sin un plan claro de gestión de la información, una empresa de cierto tamaño puede acumular cientos o incluso miles de silos de datos en distintas bibliotecas, sitios y canales, lo que dificulta la búsqueda y el aprovechamiento de conocimientos valiosos.

La IA como solución al caos informativo

La IA puede ayudar a resolver el problema del caos informativo. Los grandes modelos lingüísticos pueden extraer información de grandes cantidades de datos y ahorrar una enorme cantidad de tiempo que, de otro modo, los trabajadores dedicarían a buscar información. Sin embargo, la precisión de este proceso se ve afectada por la calidad de los datos. Si ninguno de los contenidos está clasificado y gobernado, la IA no será capaz de distinguir entre un borrador mal escrito y una pieza de conocimiento cuidadosamente elaborada por un experto en la materia.

Para que una aplicación de IA generativa tenga éxito a la hora de abordar el caos de la información, necesita un contenido fuente bien seleccionado para crear un índice sólido y una pregunta al usuario reforzada con información contextual adicional. En el mejor de los casos, la pregunta ofrece un contexto explícito, como limitar la respuesta a un tipo específico de documentos de planificación de proyectos.

Pasos para implantar con éxito la IA

La implantación de la IA generativa para la gestión de la información requiere algo más que soluciones tecnológicas. Estos son los pasos clave que deben seguir las empresas:

Desarrollar una estrategia clara

• Alinear la integración de la IA con los objetivos generales de la empresa.
• Implique a las principales partes interesadas de varios departamentos para garantizar que la estrategia aborda diversas necesidades y fomenta el sentido de pertenencia.

Establecer procesos de gobernanza de datos

• Implantar procesos automatizados de conservación, organización, clasificación y control de acceso de datos para garantizar la coherencia y la conformidad.
• Evaluar la pertinencia de los datos para el tratamiento de la IA, teniendo en cuenta los aspectos jurídicos y éticos.

Evaluar la infraestructura informática

• Garantizar que los sistemas y las integraciones puedan respaldar la estrategia de contenidos y los requisitos de gobernanza.
• Evalúe las soluciones de IA generativa en función de la fiabilidad del proveedor, los modelos de precios y el análisis general de costes y beneficios.

Ampliar la automatización de los procesos de contenidos

• Identificar oportunidades de automatización avanzada para mejorar la toma de decisiones y proporcionar información en tiempo real.
• Reimaginar los procesos existentes para transformar la forma de trabajar y crear valor.

Evaluar las capacidades de contenido de los usuarios finales

• Abordar las distintas necesidades de los diferentes grupos de usuarios y garantizar que la IA mejore sus procesos de trabajo.
• Invierta en programas de formación, cree campeones dentro de los distintos departamentos y desarrolle una estrategia de comunicación para generar entusiasmo y abordar las preocupaciones sobre la adopción de la IA.

Conclusión

Siguiendo este marco y abordando los elementos fundamentales de la gestión de la información, las empresas pueden posicionarse para cosechar todos los beneficios de la IA. El camino hacia una implementación eficaz de la IA puede ser difícil, pero las posibles recompensas -aumento de la productividad, mejora de la toma de decisiones y desbloqueo de la innovación- hacen que merezca la pena para los líderes con visión de futuro de todos los sectores.

A medida que nos adentramos en la era de la gestión de la información potenciada por la IA, las empresas que superen con éxito esta transformación estarán bien posicionadas para prosperar en un panorama empresarial cada vez más orientado a los datos.

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