Con la evolución del trabajo remoto y las crecientes demandas de las empresas con visión de futuro para digitalizar documentos y automatizar flujos de trabajo, no debería sorprender a nadie que cada vez más organizaciones externalicen la transformación digital a proveedores de Software como Servicio (SaaS) para mantenerse ágiles en un mundo disruptivo. Y eso es exactamente lo que está ocurriendo, según una encuesta reciente encargada por Konica Minolta.

Realizada por Keypoint Intelligence y Konica Minolta, la Encuesta de Transformación Digital reveló que más de la mitad de las organizaciones han externalizado al menos una parte de sus flujos de trabajo a proveedores de SaaS. Para las microempresas, el impulso para crear la transformación puede ser especialmente doloroso debido a los recursos limitados, lo que hace que la externalización sea una necesidad, no un deseo. añade el informe:

La pandemia de COVID-19 aceleró numerosas tendencias en torno a la transformación digital, presionando enormemente a las empresas para que adaptaran las infraestructuras de trabajo remoto y digitalizaran sus flujos de trabajo. Esta transformación de la noche a la mañana ha provocado numerosos problemas, especialmente entre las microempresas y las pymes que no estaban acostumbradas a una infraestructura remota y que ya contaban con escasos recursos y presupuesto.

El auge del SaaS: Externalización para mayor agilidad y eficiencia

Como era de esperar, la encuesta reveló que los encuestados -el 34%- estaban más preocupados por la seguridad de los datos. "El cambio abrupto hacia el trabajo remoto y la mayor dependencia de los marcos digitales, junto con las lagunas de infraestructura y educación de los empleados y las empresas sobre el manejo de dichos flujos de trabajo, crearon una atmósfera en la que los delincuentes podrían prosperar", señalaron los autores de la encuesta. De hecho, cuatro años después de la introducción del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ) en 2018, más de una cuarta parte de las grandes empresas y de las pequeñas y medianas empresas (pymes) afirmaron que el cumplimiento de la norma sigue siendo un reto importante.

Cuestiones de seguridad: SaaS y protección de datos

Además de externalizar los flujos de trabajo, cada vez más empresas externalizan el almacenamiento de datos. El 72% había adaptado algún tipo de solución en la nube. En concreto, los encuestados afirmaron que la transformación en la nube representaba uno de los aspectos más importantes de sus necesidades de infraestructura en las siguientes áreas:

• Gestión de la colaboración - 78
• Gestión de procesos - 76 por ciento
• Gestión de impresión - 69
• Gestión de contenidos - 65 por ciento

La encuesta también reveló que muchas empresas van a la zaga en el mantenimiento de plataformas de gestión documental resistentes: el 66% de los encuestados se mostró de acuerdo con la afirmación "el almacenamiento de documentos aún no está bien organizado".

"Muchas organizaciones utilizan demasiadas plataformas dispares en sus flujos de trabajo, lo que crea una plétora de oportunidades de silos y obstáculos a la productividad", señala el estudio.

En estas organizaciones, a menudo se almacenan varias versiones de los documentos en distintas plataformas de contenidos y aplicaciones de línea de negocio, lo que hace que los miembros del equipo pierdan tiempo buscando documentos, incumplan plazos debido a traspasos descuidados o se arriesguen a incumplir los requisitos de seguridad del cliente. Las plataformas de gestión de documentos que pueden integrarse perfectamente con SharePoint, Salesforce, Google Workspace y otras aplicaciones de contenidos pueden resolver estos problemas y ayudar a aumentar la productividad y reducir los riesgos.

M-Files: Su socio en la transformación digital

La conclusión más básica de la encuesta es sencilla: Empresas de todos los tamaños se benefician cuando externalizan servicios de TI. "Creemos que la creciente complejidad del actual ecosistema del lugar de trabajo en línea no va a desaparecer pronto, lo que lleva a Keypoint Intelligence a concluir que la externalización de los servicios informáticos gestionados será cada vez más esencial en un futuro próximo", declaró Colin McMahon, Director Asociado de Keypoint Intelligence. Y añade:

"Vemos oportunidades en este nuevo mundo digitalizado para las empresas de todos los tamaños, pero especialmente para las microempresas y las pequeñas y medianas empresas (pymes) para superar sus carencias de personal y presupuesto adoptando la visión de que no todos los procesos necesitan ser gestionados internamente. Con la combinación adecuada de adopción de procesos digitales y a través de asociaciones investigadas y cuidadosas, las empresas pueden mejorar su transformación digital y posicionarse para ser más competitivas en el futuro."

Olaf Lorenz, Director de la División de Marketing Internacional de Konica Minolta Business Solutions Europe, está de acuerdo. "Para las empresas de todos los tamaños, todavía hay muchos obstáculos que superar en el camino hacia la transformación digital", señaló.

Está claro que las empresas que se asocien con proveedores de SaaS con una dedicación demostrada a los clientes, una trayectoria reconocida en el sector y experiencia en la gestión de la información estarán en condiciones de experimentar un crecimiento exponencial del retorno de la inversión.

"Nuestro estudio muestra que muchas organizaciones han encontrado en la externalización una herramienta eficaz para abordar las deficiencias de la transformación digital en su propia organización", dijo Lorenz. "Un proveedor externo puede apoyar a una empresa de forma rápida y eficaz con conocimientos informáticos adicionales y soluciones informáticas adecuadas".

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