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La nueva realidad: Aceptar el cambio constante

El objetivo sigue siendo el mismo, pero el juego de la gestión del cambio ha evolucionado. Ya no se trata tanto de planificar los cambios futuros como de ser más ágiles para gestionar con eficacia los cambios constantes.

Las empresas necesitan innovar con rapidez y aplicar mejoras continuamente. Deben buscar cualquier avance que les permita trabajar de forma más inteligente, avanzar más rápido y, en última instancia, aprovechar cualquier oportunidad antes de que la competencia se les adelante. Para ello, el intercambio de datos y la colaboración determinan cada vez más la velocidad a la que puede avanzar una organización.

Desafíos de la Change Management

El cambio se ha convertido en una fuerza constante, pero el cambio siempre ha sido profundamente difícil. La naturaleza humana se resiste fuertemente al cambio, y lo mismo ocurre con las empresas. Para las organizaciones, más cambio puede equivaler a más riesgos y más posibilidades de interrupciones de la actividad empresarial si no se gestiona con eficacia.

Resistencia humana al cambio y riesgos de perturbación

Empiece por arriba. Dedique tiempo a examinar los programas actuales de gestión del cambio y evalúelos en términos de su capacidad para promover evoluciones ágiles e inteligentes en el lugar de trabajo. Puede encargarse la evaluación a un equipo interfuncional. Las preguntas que deben plantearse y responderse deben empezar por arriba y luego abarcar a todos los equipos que aplican la gestión del cambio. Las siguientes preguntas deben abordarse como parte de cualquier evaluación eficaz de un programa de gestión del cambio:

• ¿Existe un compromiso de alto nivel (es decir, a nivel ejecutivo) con la gestión del cambio?
• ¿Se ajusta la gestión del cambio a los objetivos prioritarios de la organización?
• ¿Disponen los empleados y los informáticos de las herramientas adecuadas para gestionar el cambio?
• ¿Cómo se siguen y evalúan los progresos?
• ¿Los procesos de gestión del cambio dependen de la supervisión manual?
• ¿Qué sistemas, herramientas y tecnologías permiten los flujos de trabajo de gestión del cambio?
• ¿Cuáles son los cuellos de botella en los flujos de trabajo? ¿Estos cuellos de botella fomentan desviaciones no autorizadas de los procesos que exponen a la empresa a riesgos?

Creación de una estrategia ágil Change Management

Durante la revisión de las prácticas actuales de gestión del cambio, preste especial atención a cualquier posible señal de alarma. Entre ellas pueden figurar los problemas de productividad, es decir, cualquier proceso que lleve mucho tiempo a los empleados, a los directivos o a ambos. También deben señalarse y evaluarse cuantitativamente los errores que repercuten en la calidad de los productos o servicios.

En muchos sectores, las responsabilidades serán una consideración prioritaria a la hora de evaluar la gestión del cambio. ¿Qué aspectos de la gestión del cambio podrían poner a la organización en riesgo de incumplimiento de la normativa o exponer a la empresa a un riesgo financiero, operativo o jurídico significativo?

El poder de un DMS moderno

Equipados con una sólida comprensión de los puntos fuertes y débiles actuales de la gestión del cambio, ha llegado el momento de considerar nuevas estrategias y herramientas. Muchas organizaciones actuales, por ejemplo, están realizando cambios importantes en sus sistemas de software de gestión documental (DMS) como forma de impulsar la agilidad.

Mejor control y visibilidad de los documentos

La última generación de soluciones DMS puede mejorar directamente la gestión de cambios de diversas maneras. Al introducir un control de documentos más avanzado, una organización cambia la forma en que los activos de información digital se ven, se gestionan y se informa sobre ellos.

La mejora de la visibilidad y la gestión de los documentos es especialmente beneficiosa para la gestión del cambio. Todo el mundo puede trabajar desde una única fuente de verdad, con datos y detalles actualizados. Una solución DMS moderna también dota a los empleados de un acceso más rápido a toda la información. Dado que el rendimiento repercute positivamente en sus tareas cotidianas, los empleados se convierten en defensores de la nueva plataforma y de los cambios asociados, lo que impulsa la adopción por parte de los usuarios. La agilidad se desarrolla desde la base.

Flujos de trabajo automatizados y aprobaciones racionalizadas

Una base eficaz para la gestión de documentos también puede ayudar a los departamentos y equipos de gestión del cambio a integrar mejor la información anteriormente aislada. El acceso a fuentes de información más amplias impulsa una mejor toma de decisiones y permite obtener más valor de todos los activos de información digital.

Mayor colaboración e intercambio de información

Para TI, la alineación de la gestión de documentos con la gestión de cambios permite una gestión y un control más eficaces de los recursos de infraestructura y software. El aumento de la visibilidad, las capacidades de control inteligente, la mejora del seguimiento y el registro, y muchos otros avances de DMS permiten a TI ajustar la infraestructura de información y mejorar la supervisión para adaptarse a la gestión de cambios.

M-Files: Su aliado en Agile Change Management

El desarrollo de bases más centradas en la información para la gestión del cambio mejora intrínsecamente la productividad. Los colaboradores individuales pierden menos tiempo buscando la información correcta, y los equipos pueden colaborar mejor cuando trabajan a partir de información coherente y precisa.

De cara al futuro, las empresas también pueden basarse en un DMS sólido para introducir una gestión de cambios más automatizada. Los ciclos de revisión y aprobación centrados anteriormente en el correo electrónico pueden sustituirse por flujos de trabajo automatizados que envíen documentos y contenidos relacionados a las personas adecuadas en el momento oportuno. Los controles de seguridad y los permisos de acceso también pueden controlarse y automatizarse fácilmente con un sistema de gestión documental. Por ejemplo, se pueden establecer permisos para que sólo los revisores puedan realizar cambios una vez que un documento alcanza un determinado estado.

Así que el juego está cambiando, pero con el compromiso necesario para la gestión del cambio, las empresas ágiles pueden pivotar rápidamente para hacer frente a las condiciones siempre cambiantes del mercado.

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