Las organizaciones modernas están inundadas de información, y la utilización del capital intelectual y las experiencias acumuladas de una organización en algo procesable para el negocio se ha convertido en un reto en la Era de la Información. Convertir los depósitos de datos desorganizados en bóvedas de información eficientes, de fácil acceso y con capacidad de búsqueda es una ventaja competitiva reconocida. Debido a que las organizaciones se esfuerzan por encontrar formas eficaces y eficientes de acumular y aprovechar su capital intelectual, los trabajadores del conocimiento han perdido oportunidades de tomar decisiones empresariales oportunas e informadas que se habrían beneficiado de la información sobre clientes y mercados que proporciona la gestión del conocimiento.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

Como concepto, la gestión del conocimiento consiste en dotar a los empleados individuales de los conocimientos colectivos de la empresa, de modo que puedan aprovechar el trabajo previo de toda la organización en beneficio del trabajo en el presente y en el futuro. En esencia, institucionaliza los conocimientos internos para que los trabajadores aprendan de los activos básicos que ya se han creado y los utilicen.
A medida que pasa el tiempo, gran parte del conocimiento que crea una organización se basa en la colaboración, ya sea derivada de ideas compartidas entre colegas o de percepciones recogidas de interacciones con clientes o proveedores. Capturar estas lecciones aprendidas durante los intercambios cotidianos es clave para plasmar el conocimiento en algo que pueda codificarse en procesos y listas de comprobación y utilizarse en beneficio del resto de la empresa a largo plazo.

Las organizaciones que deseen institucionalizar la captura de conocimientos pueden recurrir a plataformas de gestión de la información que faciliten la reutilización de la información recopilada y ofrezcan herramientas de búsqueda y plantillas útiles para localizar, etiquetar y organizar todos los activos internos, de modo que se pueda recurrir a ellos de forma constructiva y eficaz siempre que sea necesario.

¿Por qué es importante la gestión del conocimiento?

Vivimos en la Era de la Información, en la que la propia información actúa como una poderosa moneda que una organización puede aprovechar como capital intelectual en el mercado. Las organizaciones capaces de captar, gestionar y aprovechar eficazmente su capital intelectual ganarán más negocio, ofrecerán valor al cliente de forma más eficiente y superarán a la competencia.

En el mundo real, eso significa que las organizaciones que gestionan bien el conocimiento son menos vulnerables a la pérdida de conocimientos especializados con el paso del tiempo debido a la pérdida de activos o a la rotación de personal. Además, se libera a los empleados de la pesada e ineficaz búsqueda de información que, según los estudios, consume hasta el 30% del tiempo de un trabajador del conocimiento. La conclusión es que, cuando los empleados pasen menos tiempo buscando la información que necesitan, tendrán más tiempo para producir iniciativas que aporten valor y estar atentos a la descripción de su trabajo.

Una lucha demasiado común para las organizaciones ha sido hacer un seguimiento de los activos existentes relevantes que pueden ganar nuevos tratos o ayudar con proyectos actualmente en curso. Mientras que las organizaciones que adoptan la gestión del conocimiento pueden etiquetar adecuadamente los documentos con metadatos y se han beneficiado de situar la información en un contexto que facilita su reutilización posterior de forma pertinente.

Además, al recopilar conocimientos en un banco de conocimientos acumulados, las organizaciones pueden codificar las lecciones que aprenden a lo largo de los años en listas de comprobación y procesos que ayudan a garantizar que no se repitan los errores del pasado. El informe Tendencias Mundiales del Capital Humano 2020 de Deloitte reveló que el 75 % de los encuestados daba prioridad a "crear y preservar el conocimiento" como estrategia importante para su negocio futuro e inmediato, pero solo el 9 % de esos mismos encuestados afirmaba estar equipado con los medios para llevarlo a cabo.

Disponer de una plataforma que refuerce, guíe y automatice los pasos necesarios para la captura y reutilización del conocimiento garantiza que las organizaciones puedan utilizar la gestión del conocimiento de la forma correcta. Y de una manera que puede abordar las preocupaciones sobre la eliminación de información confidencial de los clientes de las personas no autorizadas a ver ciertas cosas mediante la implementación de flujos de trabajo automatizados que ayudan a garantizar un proceso de anonimización impecable con revisiones, aprobaciones y publicación. La gestión del conocimiento también puede agilizar las organizaciones con revisiones periódicas de los activos para ayudar a mantener las versiones más actuales, archivar todo lo que esté obsoleto o aplicar nuevas etiquetas a medida que evoluciona la terminología interna.

Todo esto apunta a la realidad de que, a medida que el panorama empresarial sigue evolucionando, aprovechar el conocimiento dentro de una organización es ahora una prioridad y ya no es simplemente un lujo "agradable de tener". Los que no están pensando en adoptar la gestión del conocimiento ya se han quedado atrás.

¿Cómo puede M-Files ayudar a marcar la diferencia?

El objetivo final de la Gestión del Conocimiento es realmente preparar el futuro de su organización codificando su conocimiento institucional y evitando que se repitan los errores del pasado. Porque en su nivel más básico, la Gestión del Conocimiento consiste en permitir que el conocimiento sea archivado y reutilizado como un activo. Si se hace correctamente, la gestión del conocimiento evita tener que volver a inventar la rueda, ya que permite a todos los empleados recurrir a los activos acumulados, mejorar los flujos de trabajo y ser más competentes en lo que hacen, independientemente de su nivel de experiencia.
Y cuando M-Files entra en la ecuación como la única fuente de verdad para todos los datos de la empresa, la tarea de la Gestión del Conocimiento se vuelve mucho más fácil. M-Files es una plataforma de gestión de la información basada en metadatos que se diseñó para abordar los retos comunes de la gestión del conocimiento con herramientas que automatizan los procesos relacionados con la captura, codificación y reutilización del conocimiento que puede aprovecharse para el negocio una y otra vez.

La plataforma M-Files , basada en metadatos, puede hacer frente a los retos habituales de la gestión del conocimiento para ayudar a capturar, codificar y reutilizar el conocimiento. Con metadatos, vistas, búsqueda empresarial, plantillas y flujos de trabajo, M-Files proporciona las herramientas adecuadas para que las organizaciones se mantengan al día con las nuevas realidades de hacer negocios en la Era de la Información.