Como señaló un observador, ni siquiera las grandes catástrofes como la de Chernóbil se debieron por completo a la falta de documentación. Esta crisis causó tantos daños porque la gente no siguió a tiempo los procesos planificados y documentados. Aunque es importante documentar los procesos, ningún diagrama de flujo o instrucción ayudará a las empresas a funcionar con más eficacia o a superar obstáculos imprevistos inusuales si nadie los sigue.

Así pues, una gestión empresarial adecuada no se limita a planificar y documentar los procesos empresariales. También incluye aplicar, medir y mejorar estos procesos. Eche un vistazo a algunas estadísticas de gestión de procesos empresariales para saber por qué es importante, qué tal lo están haciendo las organizaciones y, lo que es más importante, las herramientas que pueden hacer que la gestión eficaz de los procesos empresariales sea relativamente sencilla y fluida.

Cómo protege a las empresas la gestión de procesos empresariales

Para ilustrar los fallos en la gestión de procesos de una forma aún más sencilla y común, se puede considerar un fallo en un proceso como provocar un accidente de coche saltándose una señal de stop. Los conductores con licencia deben conocer el proceso para cruzar con seguridad una intersección. Incluso saben que pueden sufrir consecuencias como recibir una multa o dañar su vehículo por infringir las normas. Aun así, se producen fallos en los procesos manuales, que ocurren todos los días y en todas partes. Mientras tanto, no importa realmente quién haya causado la colisión; todos los implicados pueden perder tiempo y dinero, e incluso sufrir lesiones.

En el futuro, quizá la tecnología encuentre la forma de detener los coches en la intersección hasta que la carretera se haya despejado, como ocurre con los coches que se conducen solos. Aunque una empresa no puede conducirse a sí misma, las empresas tienen la oportunidad de probar y aplicar sus procesos empresariales de una forma bastante notable y automatizada con los sistemas adecuados.

Las estadísticas de gestión de procesos empresariales de una encuesta de BPTrends pintan un panorama sombrío del estado de la documentación de los procesos empresariales:

En general, el 96% de las empresas declararon tener documentados al menos algunos procesos empresariales, lo que, por supuesto, es un buen primer paso.

Sólo el 11% de los encuestados afirmó no documentar nunca los procesos, pero sólo el 23% declaró hacerlo con frecuencia.

Sólo el 2% de las empresas encuestadas afirma documentar siempre los procesos empresariales.

Para algunos ejemplos concretos, sólo el 1% mencionó documentar siempre los procesos estándar, el tipo de cosas que hacen con más frecuencia. Un porcentaje ligeramente superior, aunque de un solo dígito, de empresas documentaba siempre la mejora de procesos, la forma en que utilizaban los datos, la formación de directivos o incluso los procesos principales. En cualquier caso, esta encuesta puso de manifiesto que las empresas ni siquiera documentan los procesos de forma coherente, y mucho menos los controlan o aplican. Imagínese cuántos conductores más se saltarían las señales de stop si pensaran que el hexágono rojo es sólo una sugerencia y no una norma.

Por qué las empresas invierten en gestión de procesos empresariales

Red Hat ayudó a patrocinar una encuesta sobre las razones por las que las empresas deciden invertir en la mejora de su propia gestión de procesos. Destacaron estas conclusiones clave:

El deseo de mejorar la satisfacción del cliente: 42%

El deseo de mejorar la eficacia y la agilidad: 65%

Empresas con proyectos de cambio de procesos en marcha: 37%

La mayoría de los encuestados afirmaron que su empresa se centraba en mejoras graduales de los procesos y no en un cambio de cultura en toda la empresa. Además, afirmaron que el mayor obstáculo al que se enfrentaban era simplemente vender la idea de documentar, seguir y mejorar los procesos a los altos directivos. Algunos mencionaron que creían que sus dirigentes se confundían porque muchos departamentos habían presentado cada uno sus propios proyectos, lo que dificultaba llamar la atención. Esta idea plantea el excelente argumento de que la mejora de la gestión de los procesos empresariales podría ganar más tracción con un liderazgo descendente y como parte de un esfuerzo a nivel de toda la empresa.

Cómo M-Files hace que la gestión de los procesos empresariales sea parte integrante de un flujo de trabajo eficaz

La plataforma inteligente de gestión de la información M-Files no se limita a organizar, mantener y realizar el seguimiento de sus documentos. También automatiza el proceso de mantenimiento de su flujo de trabajo y ayuda a mejorar el control de calidad en cada paso del proceso. Ya no tendrá que preocuparse de que los documentos se pierdan en la carpeta SPAM del correo electrónico del siguiente responsable. En su lugar, esa persona recibirá una alerta de que tiene que ocuparse de ese documento y una interfaz sencilla para realizar su tarea. Funciones como las notificaciones automáticas de aprobación ya están incluidas en el sistema.

Una vez que ese empleado ha terminado su trabajo, el proceso continúa pasando a la siguiente persona de la cadena. Mientras tanto, tu valiosa información y los procesos de tu empresa quedarán protegidos gracias a la seguridad certificada, el control de versiones, las funciones de recuperación y un sistema automatizado. También puede integrar M-Files con otro software de escala empresarial, como su CRM , para que la transición sea perfecta. M-Files también facilita la conversión de su lugar de trabajo en una oficina sin papeles y el acceso remoto de los empleados, para que puedan trabajar donde lo necesiten.

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