Tanto si se trata de contenidos creados internamente como de documentos y archivos recibidos de clientes, socios y proveedores, las empresas de hoy se ahogan en un mar de información que crece cada día.

El coste de los recursos humanos en papel

En concreto, el departamento de RRHH debe gestionar y controlar un gran volumen y variedad de información que a menudo es altamente confidencial. Los expedientes de los empleados, los contratos de trabajo, la información sobre nóminas y los requisitos de formación apenas arañan la superficie cuando se trata de la plétora de información y procesos relacionados que gestiona el departamento de RRHH. Sin embargo, ¿cuánto tiempo pasan los profesionales de RR.HH. intentando encontrar y gestionar esta información en lugar de concentrarse en gestionar el proceso de contratación y formación de los empleados?

Caos de papeles, carpetas y archivadores

M-Files realizó una encuesta entre 100 responsables de la toma de decisiones en el Reino Unido, pertenecientes a empresas con más de 50 empleados, para comprender mejor cómo se enfrentan los departamentos de RRHH a la gestión de tan ingentes cantidades de información.

El personal de RRHH no encuentra la información que necesita

Según los resultados de la encuesta, sencillamente, muchos no lo están afrontando con eficacia.

De los responsables de RRHH encuestados, el 41% pierde más de 10 minutos al día buscando los documentos y la información que necesita para realizar su trabajo. De esas personas, ¡casi la mitad emplea más de 20 minutos!

Está claro que se trata de un uso del tiempo enormemente ineficaz, pero ¿cuál es la causa de esta pérdida de tiempo en la búsqueda de información?

Los departamentos de RRHH siguen atados al papel

El 65% de las personas encuestadas admite que la información de RR.HH. todavía se gestiona utilizando documentos en papel, procesos basados en papel y almacenada en archivadores. De hecho, cuando se trata de gestionar la información de RR.HH., el papel es el método más utilizado, ¡más que cualquier otro enfoque o solución! No es de extrañar que los departamentos de RR.HH. tengan tantos problemas para encontrar, compartir y actualizar la información.

Además, el 47% utiliza archivos y carpetas en unidades de red. Con el 65% de los encuestados gestionando la información de RR.HH. en más de una ubicación, no es de extrañar que encontrar la información se convierta en un reto aún mayor. Por no mencionar el riesgo de duplicar la información almacenada en varios sistemas o ubicaciones, lo que dificulta la tarea de garantizar que se está utilizando la versión más reciente y actualizada.

Racionalización de los procesos de RRHH con soluciones digitales

También preguntamos a los encuestados por los procesos típicos de RRHH que consideraban más ineficaces. Los tres más identificados fueron:

• Revisiones de empleados, remuneración y administración de beneficios
• Publicación de ofertas de empleo y gestión de candidaturas
• Entrevistas e incorporación de nuevos empleados

Dado el uso intensivo de papel, no es de extrañar que los departamentos de RR.HH. encuentren que sus procesos manuales consumen mucho tiempo y son ineficaces. Al digitalizar estos procesos y automatizar las actividades manuales en la medida de lo posible, RRHH puede liberar grandes cantidades de tiempo, lo que les permite trabajar de manera más eficiente.

Aumentar la eficiencia con la digitalización y la automatización

El 80% de los encuestados admite utilizar un proceso basado en papel para los documentos que requieren aprobación mediante firmas (por ejemplo, contratos de empleados y cartas de oferta). Muchos profesionales de RR.HH. consideran que la contratación y la incorporación de nuevos empleados es un proceso ineficaz, pero con la implantación de la firma electrónica, estos procesos podrían mejorarse, agilizarse y automatizarse enormemente. Esto no sólo ahorraría tiempo, sino que también mejoraría la auditabilidad y el cumplimiento.

Cumplimiento y auditabilidad mejorados

El problema de los procesos manuales de RRHH se puso aún más de relieve cuando preguntamos: "¿Cuáles son los mayores retos de su función?".

El procesamiento manual de documentos fue la principal respuesta, con un 44% de los responsables de RR.HH. citando que la impresión, el escaneado y la firma a mano de documentos, junto con el envío de documentos por correo electrónico y el traslado de información para que residiera en diferentes ubicaciones, suponía un reto especial. Además, el 41% de los encuestados tiene problemas con la gestión del papel y el archivado.

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