¿Con qué frecuencia le piden que edite, apruebe o comente un documento enviado como adjunto por correo electrónico? Para muchos de nosotros, es algo cotidiano.

Una situación típica: Un compañero de trabajo bienintencionado envía por correo electrónico a varias personas un documento de Word en busca de comentarios. Un compañero que le ayuda hace algunas modificaciones, pulsa responder a todos y adjunta el archivo editado, añadiendo una persona más al correo electrónico del grupo. Otro compañero hace lo mismo. Y otro más. De repente, tu bandeja de entrada está repleta de archivos adjuntos, todos con nombres ligeramente diferentes (muchos usuarios añaden sus iniciales al nombre).

Horas después, por fin tienes tiempo de ocuparte del documento. Cuál de la docena de archivos adjuntos enviados por correo electrónico utilizas?

El lío de los archivos adjuntos al correo electrónico

En su día, los archivos adjuntos eran una novedad en el correo electrónico, una función aparentemente ventajosa que permitía compartir e intercambiar información con rapidez. Sin embargo, no tardaron en volverse engorrosos. Si su empresa gestiona el trabajo a través de archivos adjuntos de correo electrónico, comprenderá los quebraderos de cabeza.

Tiene que haber una forma mejor. Una solución de gestión de contenidos empresariales como M-Files permite a los usuarios colaborar, coordinar y gestionar proyectos de trabajo de forma mucho más eficiente.

Veamos más de cerca los retos que plantean los archivos adjuntos al correo electrónico y por qué.

Control de versiones

Una cadena de correos electrónicos con archivos adjuntos, como en el ejemplo anterior, crea importantes problemas de calidad. También está la frustración natural que sufren muchos usuarios cuando intentan averiguar qué versión utilizar. Utilizar la versión equivocada o no incluir la lista completa de revisores agrava el problema para todos.

Para el trabajador responsable del documento final, es muy fácil pasar por alto una edición o sugerencia debido a la letanía de diferentes versiones del documento en juego. Y lo que es peor, el proceso puede disuadir a algunas personas de participar en la revisión del documento, cuando se hartan de la manía del correo electrónico que ha llegado a sus bandejas de entrada.

Un sistema de control de versiones ofrecido por ECM permite realizar un seguimiento de las versiones, los cambios y quién los ha realizado, y sigue siendo un enfoque mucho más sensato para la revisión compartida de documentos.

Problemas de almacenamiento

Piensa en todas esas versiones del mismo documento. Imagina que es una presentación con muchas fotos de alta resolución. Estos archivos ocupan mucho espacio de almacenamiento. Si los usuarios descargan y guardan esas innumerables versiones en su escritorio o en sus propios archivos de red, el sistema puede atascarse rápidamente con gigabytes de archivos duplicados.

La congestión del sistema puede ralentizar la operatividad de cualquier otra persona que necesite utilizar servidores de archivos para acceder o guardar sus propios archivos de trabajo. Si un servidor de archivos se llena, tendrá un efecto dominó en toda la organización.

Resolver un problema de almacenamiento suele implicar que un empleado de TI central aumente el tamaño de almacenamiento de un servidor atascado; sin embargo, muchas organizaciones ponen límites estrictos a los tamaños de los servidores y pueden cobrar a las unidades de negocio por la capacidad adicional.

Colaboración deficiente

La realidad es que los archivos adjuntos a los correos electrónicos disuaden de su propósito original: la colaboración. Con la confusión, frustración, ineficacia e imprecisión que pueden generar, las oportunidades perdidas son innumerables.

La colaboración es un factor necesario e importante de cualquier lugar de trabajo eficaz. Hay una razón por la que los compañeros de trabajo quieren opiniones sobre los documentos. Los archivos adjuntos al correo electrónico no son la forma más eficaz de obtener información valiosa.

Por qué tiene sentido una solución de gestión de contenidos empresariales

Los sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) alivian los problemas de depender de los archivos adjuntos al correo electrónico. Las herramientas ECM capturan, entregan, gestionan, conservan y almacenan documentos de todo tipo. Además, permiten mejorar la colaboración mediante procesos predefinidos que garantizan que todo el mundo sepa dónde encontrar y utilizar los documentos.

Hay dos funciones básicas de los ECM en lo que respecta a la colaboración. Una es disponer de una única fuente para la localización de un documento. La segunda es la funcionalidad que permite a varios usuarios acceder a un documento, utilizarlo y editarlo, a menudo en tiempo real.

Estas soluciones pueden permitir a los usuarios "sacar" documentos para editarlos individualmente, pero los cambios se realizan y rastrean dentro de la ubicación del archivo compartido. Otras funciones clave del flujo de trabajo que ofrecen las principales soluciones ECM son:

• Gestión del acceso, incluida la capacidad de compartir sólo lectura
• Funciones de auditoría
• Cumplimiento de los mandatos reglamentarios
• Historial documental
• Compatibilidad con varios tipos de archivos
• Acceso público a través de un hiperenlace

M-Files ofrece una solución elocuente que elimina la necesidad de adjuntar documentos por correo electrónico.