Los sistemas tradicionales de gestión de contenidos empresariales (ECM) suelen tener dificultades para satisfacer las demandas de las empresas modernas. Los servicios de contenidos ofrecen un enfoque más flexible y escalable, adaptado a las diversas necesidades de las organizaciones actuales.

3 tipos principales de contenido en la empresa moderna

• Contenido colaborativo: Documentos e información utilizados para el trabajo en equipo y la colaboración en proyectos.
• Contenido archivístico: Registros y documentos históricos que deben conservarse.
• Contenido transaccional: Datos generados como parte de procesos y transacciones empresariales.

Contenido colaborativo: La piedra angular del trabajo en equipo

Aunque las herramientas de colaboración como Slack y Teams son esenciales, pueden plantear retos a la hora de gestionar y organizar los contenidos.

Retos de la gestión de contenidos colaborativos

• Fragmentación: Los contenidos dispersos en varios sistemas pueden ser difíciles de encontrar y gestionar.
• Falta de visibilidad: La visibilidad limitada del uso y la propiedad de los contenidos puede dificultar la colaboración.
• Problemas de control de versiones: Gestionar varias versiones de documentos puede ser complejo.

Contenido de archivo: Conservar la historia de su organización

La gestión adecuada de los contenidos de archivo es crucial para el cumplimiento de la normativa, la gestión de riesgos y las referencias históricas.

Estrategias para una gestión eficaz de los archivos

• Clasificación de metadatos: Utiliza metadatos para clasificar y organizar los contenidos y facilitar su recuperación.
• Políticas de retención: Define normas para conservar o eliminar contenidos en función de su valor y de los requisitos legales.
• Migración de datos: Transfiera contenidos a soluciones de almacenamiento a largo plazo cuando proceda.

Contenido transaccional: La columna vertebral de las operaciones empresariales

El contenido transaccional, como registros de clientes, facturas y contratos, es esencial para las operaciones empresariales cotidianas.

Ventajas de los servicios unificados de contenidos transaccionales

• Mayor eficacia: Agilice los procesos y reduzca las tareas manuales.
• Mayor cumplimiento: Garantice el cumplimiento de la normativa y las normas del sector.
• Mayor visibilidad: Obtenga información sobre las operaciones y el rendimiento de la empresa.

Simplifique la gestión de contenidos con M-Files

M-Files ofrece una plataforma unificada de servicios de contenidos que puede ayudarle a gestionar eficazmente todo tipo de contenidos.

Principales ventajas de M-Files

• Depósito centralizado: Almacena todos tus contenidos en una ubicación única y segura.
• Metadatos inteligentes: Clasifica y organiza automáticamente los contenidos.
• Automatización del flujo de trabajo: Agilice los procesos y reduzca las tareas manuales.
• Integración con otros sistemas: Conecte M-Files a sus herramientas y aplicaciones existentes.

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