La historia de Innisfree

Fundada en 1997, Innisfree M&A Incorporated, junto con su filial londinense Lake Isle M&A Incorporated, es una empresa que ofrece servicios de información a los accionistas, asesoramiento estratégico y solicitud de representación a las principales empresas e inversores del mundo. Innisfree ofrece asesoramiento experto sobre activismo accionarial, propuestas de remuneración de ejecutivos, cuestiones de gobierno corporativo, relaciones con los inversores y mucho más.

El año pasado, el proveedor de sistemas de gestión de documentos de Innisfree, Worldox, fue adquirido por NetDocuments. Cody Pannella, estratega jefe de datos de Innisfree , que llevaba cinco años utilizando este sistema de gestión de documentos, afirma que la empresa ya se había planteado migrar a un nuevo sistema. Ese plan se catapultó a la lista de prioridades de Cody el año pasado, cuando NetDocuments anunció que dejaría de utilizar Worldox.

"Así que eso pasó de ser una posibilidad a un requisito que nos puso las cosas en marcha para empezar a buscar un nuevo sistema de gestión de documentos", explica Cody.

Un enfoque basado en metadatos

Con personal en Nueva York, Londres, Pittsburgh y Richmond, VA, Innisfree representa a cientos de clientes en más de 20 países. Por eso, Cody y su equipo sabían que necesitaban garantizar una migración fluida y seguir utilizando un sistema de gestión de documentos basado en metadatos.
"Queríamos asegurarnos de que el nuevo producto estuviera muy centrado en los metadatos y aprovechara la forma en que guardábamos los archivos", afirma.
Partiendo de 10 empresas, Innisfree eligió finalmente M-Files como su nueva plataforma de gestión de documentos basada en metadatos. Tras considerar los retos a los que se enfrenta un equipo informático a la hora de adoptar un nuevo sistema, Cody afirma que el enfoque de M-Files abordó cada uno de ellos: desde el calendario hasta la facilidad de uso, pasando por una adopción sin problemas.

Facilidad de uso

Con M-Files, Cody y su equipo pudieron incorporar un sistema similar a la interfaz anterior, pero más funcional. "[M-Files me ofrecía] más funcionalidad, más opciones en los metadatos que utilizo, de modo que no solo puedo replicar el antiguo sistema que tengo, sino que puedo ir un paso más allá para ajustar los problemas que he tenido con la antigua estructura y sustituirlos por la nueva funcionalidad de metadatos que ofrece M-Files ", afirma Cody.

Todo es cuestión de tiempo

Aunque Cody dirige un equipo de cinco profesionales, cada uno de los miembros tuvo que dedicar tiempo no sólo a continuar con sus tareas a tiempo completo, sino también a trabajar en las pruebas y pruebas de concepto del nuevo sistema de gestión de documentos. El tiempo lo era todo.

"Queríamos asegurarnos de que priorizábamos las piezas principales: Ser capaces de priorizar y probar -cuáles son nuestras mayores preocupaciones, cuáles son nuestros mayores problemas, cuáles son nuestras mayores características que nos gustaría mantener- y revisar y encontrar exactamente lo que encaja mejor", dijo Cody.

"M-Files se esforzó por ayudar con ese reto", añadió. "En realidad, no hubo demasiada pérdida de tiempo: M-Files pudo mostrar lo que tenía sentido para nosotros. Y ni siquiera tuvimos que cubrir algunas de las cosas más pequeñas porque las más grandes estaban cubiertas desde el principio".

De cara al futuro, Innisfree espera llevar su gestión de la información al siguiente nivel. Cody añade: "La automatización del flujo de trabajo es una parte importante que estamos estudiando ahora para poder automatizar y, a veces, agilizar algunas de las actividades y algunos de los procesos que tenemos internamente".

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