¿Cuál es el concepto de búsqueda federada? La búsqueda federada describe una tecnología de búsqueda que puede escanear múltiples fuentes de información al mismo tiempo. La función agrega y consolida los resultados antes de devolverlos al usuario. Esto beneficia a los buscadores porque pueden encontrar información en función de factores como la actualidad o la relevancia, sin tener en cuenta la ubicación o el formato de almacenamiento. Queríamos dedicar un momento a ayudar a nuestros lectores a entender cómo funciona esta capacidad de búsqueda global y cómo puede beneficiar a una organización.

El alto coste de los silos de información

La comparación más sencilla es la siguiente: la búsqueda federada empresarial es similar a la forma en que los principales motores de búsqueda devuelven resultados. Por ejemplo, una búsqueda de "Lamborghini" en Google devuelve el sitio web de la empresa, tal vez algunos foros de debate, imágenes de coches, noticias y vídeos sobre Lamborghinis. Una búsqueda tan amplia como ésta también puede ofrecer sugerencias para acotar la búsqueda, como ésta: Tal vez quieras afinar tu consulta para preguntar por el precio de un Lamborghini o por los diferentes modelos.

Ahora aplique ese mismo concepto a su propia empresa. Imagine las ventajas de la búsqueda federada en todos sus sistemas y repositorios de datos. La mayoría de las grandes organizaciones dependen de varios sistemas con datos relacionados. Por ejemplo, es posible que desee encontrar la información más relevante de su CRM, su sistema de gestión de documentos y su sistema de facturación sobre un cliente o una línea de productos concretos. En la actualidad, es posible que tenga que realizar consultas individuales en cada sistema y luego agregar los resultados manualmente.

CMSWire publicó algunas estadísticas sobre el número de fuentes que las empresas típicas necesitaban para buscar información:

• Alrededor del 90% de la información corporativa no estaba estructurada y se encontraba en diversos tipos de documentos y aplicaciones.
• Más del 60% de los trabajadores de la información necesitaban acceder al menos a cuatro sistemas.
• Al menos el 15% necesitó consultar hasta 11 sistemas diferentes.

Ventajas de la búsqueda federada para las empresas

La idea de la búsqueda federada en un contexto empresarial es controlar el caos de múltiples repositorios. Por defecto, las capacidades de búsqueda federada están integradas en la solución M-Files . A M-Files no le importa dónde se encuentren los documentos. Las búsquedas pueden realizarse en todos los silos de información de la empresa para obtener resultados, independientemente de dónde se encuentren los archivos. Ese es el poder de priorizar el contenido sobre la ubicación.

Búsqueda sin esfuerzo en todos los sistemas

Entre las ventajas obvias de la búsqueda federada empresarial se incluyen las siguientes:

• No tendrá que ir manualmente de un sistema a otro, sino que podrá solicitar una consulta global para obtener resultados agregados.
• Sobre todo, no es necesario invertir en una costosa y lenta migración de datos a un único sistema o almacén de datos para poder disfrutar de la capacidad de realizar estas búsquedas universales.
• Si aún depende de sistemas heredados, puede seguir accediendo a la información desde una única plataforma sin necesidad de actualizarla.

Sin necesidad de costosas migraciones de datos

Qué idea más potente. No importa si los distintos departamentos prefieren utilizar sus propios sistemas. Si Ventas quiere almacenar los datos en su CRM, bien. Contabilidad quiere utilizar su ERP, no hay problema. M-Files no tiene por qué sustituir esas inversiones. Simplemente ayuda a maximizar su inversión en esas herramientas.

Cómo funciona la búsqueda federada: Entre bastidores

Tener que ejecutar múltiples búsquedas en sistemas desconectados y, lo que es peor, seguir sin encontrar la información que se necesita tiene un coste muy real. La encuesta publicada por CMS Wire reveló que los trabajadores de la información pasaban alrededor de un tercio de su jornada buscando información relevante. Peor aún, no encontraban lo que necesitaban cerca del 44% de las veces. Esto se traduce en unas pérdidas calculadas de casi 6.000 dólares al año en esfuerzo malgastado por cada uno de estos trabajadores. Incluso una empresa de tamaño modesto con 100 trabajadores del conocimiento sufriría pérdidas anuales de unos 600.000 dólares sólo en tiempo perdido.

Además de los esfuerzos malgastados, el coste intangible de no encontrar la información necesaria es difícil de calcular. Varía en función de lo críticos que sean los datos para una determinada aplicación y requisito empresarial. Esto no significa que la empresa no disponga de la información adecuada. Simplemente significa que puede haberse almacenado en un repositorio en el que los sistemas de conocimiento disponibles no realizan búsquedas.

También es probable que la información difícil de localizar no esté bien protegida y no cuente con un control de calidad adecuado, por lo que puede contabilizar el coste inicial de recopilar y almacenar esta información como otra pérdida. Este tipo de pérdida de datos también expone a las organizaciones a riesgos de filtración de datos y problemas normativos. Aunque su estrategia de gestión de la información no incluya necesariamente reunir todas las fuentes de datos dispares, debería incluir alguna visibilidad sencilla de dónde reside la información y si está debidamente controlada.

Cómo funciona la búsqueda federada empresarial

La mayoría de los sistemas de gestión de documentos ejecutan la búsqueda federada en función de dos arquitecturas principales utilizadas para ofrecer esta función. Aunque los pormenores de estos dos enfoques pueden resultar un poco pedantes, merece la pena mencionarlos:

• Tiempo de consulta: El sistema de búsqueda se limita a realizar consultas a diversos sistemas. En el momento de la consulta, esperará cierto tiempo a recibir respuestas, reunirá los resultados más relevantes y se los devolverá al usuario. El usuario puede ver los resultados en diversos formatos. Por supuesto, la relevancia se basará en la determinación de cada sistema consultado.
• Tiempo de índice: Este tipo de sistema de búsqueda se basa en un índice maestro preconstruido de varias fuentes de información. El índice debería ayudar al rendimiento de la consulta. Una variación del tiempo de índice utiliza el índice de cada sistema y no un índice maestro para la búsqueda federada, por lo que es una especie de híbrido entre el tiempo de índice y el tiempo de consulta.

Cómo implantar la búsqueda federada en su empresa

Podrá disfrutar de las principales ventajas de encontrar la información que su empresa necesita con menos pérdidas de tiempo. Encuentre una solución como M-Files con una búsqueda global que le ofrece la posibilidad de localizar información, independientemente de dónde esté almacenada.

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