¿Qué es un sistema de gestión de documentos (SGD)?

¿Qué es un sistema de gestión documental? En pocas palabras, un sistema de gestión documental es una solución de software empresarial automatizada que se utiliza para organizar, proteger, almacenar, capturar, digitalizar y etiquetar archivos empresariales.

Muchos sistemas de gestión documental van más allá de la funcionalidad básica e incluyen flujos de trabajo relacionados con los documentos. Hay un montón de complementos, funciones y capacidades que algunos sistemas de gestión de documentos promocionan, lo que ha dado lugar a otros nombres y denominaciones como gestión de contenidos empresariales (ECM), gestión de la información empresarial (EIM) y gestión inteligente de la información (IIM).

El término gestión de documentos suele referirse a una estrategia global sobre cómo una empresa almacena, gestiona y realiza el seguimiento de sus documentos electrónicos.

¿Cómo funciona un sistema de gestión de documentos?

Business.com afirma que un sistema de gestión documental tiene tres funciones principales: capturar, almacenar y distribuir documentos. De nuevo, en su definición más básica, un sistema de gestión de documentos debería, como mínimo, hacer bien esas tres cosas.

Los sistemas de gestión de documentos deben capturar documentos de cualquier fuente

Un sistema de gestión documental debe permitir la entrada de documentos y archivos procedentes de diversas fuentes. Algunas fuentes podrían ser:

• Escanear, capturar y digitalizar a partir de archivos en papel
• Correos electrónicos y archivos adjuntos
• Aplicaciones externas como CRM o ERP
• Los contenidos generados por los usuarios se guardan de forma nativa en el sistema de gestión de documentos

Una vez que los documentos se cargan en el SGD desde cualquier fuente, el SGD debe contar con una forma de indexar y clasificar esos documentos, a menudo con metadatos.

Los sistemas de gestión de documentos deben servir de repositorio central

Una función básica de un sistema de gestión documental es servir de eje -el repositorio central- para los archivos de la empresa. Muchos SGD básicos requieren un proyecto de migración masiva para trasladar al sistema todos los documentos críticos para la empresa. Las soluciones más avanzadas de gestión inteligente de la información, como M-Files, se conectan a los repositorios existentes, aplicando metadatos y relaciones a los documentos almacenados en otros sistemas. Con las integraciones, no hay necesidad de migración y los entornos de otros sistemas pueden permanecer inalterados.

Un aspecto a tener en cuenta en el almacenamiento es la seguridad de la información. Una ubicación central de almacenamiento ayuda a proteger la información de la empresa frente a agentes malintencionados. Con permisos dinámicos avanzados, las organizaciones pueden controlar quién tiene acceso a determinados documentos o clases de documentos.

Los sistemas de gestión de documentos deben facilitar la búsqueda y recuperación de documentos

Un sistema de gestión de documentos debe facilitar la búsqueda de información a los usuarios. Con los metadatos, todos los archivos se etiquetan para que puedan encontrarse por multitud de parámetros. Por ejemplo, los metadatos de una factura podrían etiquetarse con:

• Partes de la factura
• Fechas importantes
• Importe
• Unidad de negocio o departamento
• Descripción de los servicios prestados o de los productos adquiridos

Con toda esa información adjunta a los metadatos del documento, las búsquedas arrojan mejores resultados y los usuarios pueden recuperar los documentos de forma más rápida y sencilla. En M-Files, los documentos pueden encontrarse mediante una búsqueda similar a la de Google, que devuelve primero los archivos más relevantes.

¿Para qué sirven los sistemas de gestión documental?

Un sistema de gestión documental sirve para organizar, proteger, digitalizar y clasificar automáticamente los documentos de una empresa, facilitando su acceso, edición y uso compartido. Originalmente, los sistemas de gestión de documentos surgieron cuando las empresas querían dejar atrás la oficina basada en el papel, con carpetas y archivadores. Desde entonces, la gestión de documentos ha asumido un papel más central en la pila tecnológica de la empresa, facilitando los flujos de trabajo y uniendo repositorios dispares en un eje central.

¿Qué tipos de sistemas de gestión documental existen?

Existen varios tipos de sistemas de gestión documental, en función de cómo se clasifiquen.

Sistema de gestión documental en la nube frente a local

¿Cómo es su entorno informático preferido: basado en la nube, local o híbrido?

Los sistemas de gestión documental basados en la nube almacenan sus archivos en la nube, lo que permite acceder a ellos desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Algunas empresas pueden requerir una gestión documental in situ, en la que los archivos se almacenan en un servidor local. Esto puede ser necesario cuando determinadas normativas obligan al almacenamiento local o cuando ciertos países exigen la soberanía de los datos, por ejemplo.

Un SGD híbrido permite combinar ambas opciones.

Sistema de gestión documental basado en carpetas o sin carpetas

Algunos sistemas de gestión de documentos se basan en carpetas, es decir, utilizan simplemente estructuras de archivos tradicionales de carpetas y subcarpetas dentro del sistema. Otros sistemas no utilizan carpetas, se basan en metadatos y son independientes del repositorio, como M-Files. En este tipo de sistemas, no importa dónde se almacene un documento. Lo único que importa es qué es el documento , que es una función de los metadatos.

¿Cuáles son las principales características de un sistema eficaz de gestión de documentos?

Como ya se ha mencionado, un sistema de gestión de documentos puede tener varias características que se gradúan en prácticas más inteligentes de gestión de la información. Algunas características clave a explorar en un DMS incluyen:

Búsqueda: Un DMS eficaz ayuda a los usuarios a encontrar documentos e información basándose en identificadores de documentos, metadatos, relaciones y contenido.

Metadatos: El 93% de los trabajadores son incapaces de encontrar un documento porque está mal nombrado o archivado. En un DMS, como la información se etiqueta con metadatos en función de lo que es, se puede buscar y encontrar la misma información utilizando criterios diferentes según el caso de uso. La información única aparece dinámicamente donde se necesita sin duplicarse.

Integraciones: Muchos sistemas de gestión documental se integran con otros sistemas y repositorios empresariales: correo electrónico, carpetas de red, CRM, ERP, ECM heredado y otros.

Control de versiones: Las funciones de control de versiones garantizan el acceso a la última versión de un documento. El control y seguimiento de versiones facilita ver qué ha cambiado, quién lo hizo y cuándo se hizo el cambio.

Apoyo al cumplimiento de la normativa: Si opera en un sector regulado, un sistema de gestión de documentos puede ayudarle a reducir el riesgo de incumplimiento. Los usuarios pueden automatizar los registros de auditoría y gestionar la información y los flujos de trabajo relacionados de acuerdo con la normativa de cumplimiento.

Escalabilidad: Al seleccionar un sistema de gestión documental, una empresa debe prestar atención a la escalabilidad de ese sistema. Más allá de las necesidades actuales, hay que encontrar un SGD con funciones avanzadas que se adapten al crecimiento o al cambio de las empresas.

Seguridad: Un DMS debe proporcionar sólidas funciones de seguridad, como permisos de acceso y funciones de control, registros de auditoría, autenticación federada, cifrado de archivos empresariales en tránsito y en reposo, detección de intrusiones, prevención de pérdida de datos, alta disponibilidad, etc.

Facilidad de uso: Dado que un SGD se convierte en tecnología básica para la empresa, es importante que la experiencia del usuario sea excelente, con fácil accesibilidad, poco o ningún tiempo de inactividad y funciones fáciles de usar. Los empleados deben poder acceder, gestionar y navegar fácilmente por los archivos.

Colaboración: Un SGD debe facilitar a los usuarios la tarea de compartir documentos y colaborar en ellos, con funciones como la gestión de documentos de proyectos, el seguimiento de tareas, los flujos de trabajo, la coautoría y la facilidad para compartir documentos entre usuarios.

Inteligencia de contenidos: Algunos sistemas avanzados de gestión de documentos emplean inteligencia artificial. La inteligencia artificial puede ayudar a clasificar documentos rellenando campos de metadatos, escanear archivos en busca de determinados datos y separar los datos críticos para la empresa del desorden.

Flujos de trabajo: Gestionar manualmente los procesos diarios no es un buen uso del tiempo. Un DMS con automatización de flujos de trabajo ayuda a garantizar la coherencia al verificar que se sigue cada paso de un proceso empresarial. Los flujos de trabajo automatizados agilizan los procesos empresariales comunes, como las aprobaciones de contratos, el contenido controlado y la facturación, enviando una notificación cuando hay una tarea que gestionar.

Trabajo a distancia: Un DMS basado en la nube permite a los usuarios acceder a los archivos desde cualquier lugar y, a menudo, desde cualquier dispositivo, lo que posibilita el trabajo remoto en cualquier lugar: en la oficina, en casa, en el aeropuerto, en el hotel, en la cafetería... en cualquier lugar.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un sistema de gestión de documentos?

Un SGD debe facilitar el trabajo, hacerlo más productivo y eficiente, ahorrando al personal horas de tareas tediosas y la exasperación de no encontrar rápidamente los documentos que necesitan. Entre las principales ventajas figuran las siguientes:

Aumento de la productividad

Cuando los trabajadores pasan menos tiempo buscando documentos o ocupándose de tareas manuales y repetitivas, tienen más tiempo para dedicarse a tareas que añaden valor.

Menor riesgo para la seguridad

Mantener la información segura y aplicar controles de acceso dinámicos reduce el riesgo y la exposición de la seguridad de la información. En caso de incendio o inundación imprevistos, la recuperación ante desastres es sencilla cuando los documentos se almacenan en la nube.

Medidas de cumplimiento mejoradas

Los requisitos de conformidad de muchos documentos empresariales pueden ser complicados y difíciles. Un SGD ayuda a las organizaciones a evitar multas, revocación de licencias o incluso responsabilidades penales mediante la automatización de documentos clave para cumplir los requisitos normativos.

Búsqueda rápida y sencilla de documentos

Los trabajadores dedican una media de 18 minutos a buscar un documento, según Forrester. Un SGD basado en metadatos facilita y agiliza la búsqueda del documento adecuado.

Colaboración reforzada

Un DMS facilita el intercambio de información y la colaboración, permitiendo acceder a documentos de distintas fuentes desde múltiples ubicaciones. Los usuarios pueden compartir documentos, supervisar flujos de trabajo, ser coautores de documentos y mucho más.