¿Qué son los metadatos? ¿Por qué son útiles los metadatos? Dos preguntas a las que damos respuesta en una infografía publicada recientemente. Como menciona la imagen, los metadatos son datos descriptivos que etiquetan una información y aportan contexto y significado a lo que esa información es.

¿Qué son los metadatos? Un ejemplo rápido.

Supongamos que una inmobiliaria tiene un contrato de alquiler firmado en formato PDF. Con las arcaicas estructuras de carpetas de archivos, el agente podría guardar ese documento en una carpeta llamada "Contratos de arrendamiento" con el nombre de archivo "Contrato de arrendamiento-125 Main Street.pdf". Algo bastante típico, ¿verdad?

Pero, ¿qué ocurre cuando alguien necesita encontrar ese contrato de alquiler y otros documentos relacionados para el inquilino, John Hanover? Tienen que buscar entre un montón de cosas para encontrar lo que necesitan.

¿Y si Contabilidad necesita consultar todos los contratos de arrendamiento firmados en julio de 2019? ¿Cómo se encontrará ese PDF? La fecha no figura en el nombre del archivo ni en la carpeta.

Es un ejemplo muy simple que tiene una solución sencilla en los metadatos. En el mejor de los casos, el agente de arrendamiento podría aplicar metadatos al archivo para categorizar cosas como:

• Arrendador
• Arrendatario
• Fecha de ejecución
• Fecha de la firma
• Condiciones de alquiler
• Fecha de inicio del alquiler
• Fecha de finalización del arrendamiento
• Nombre de la propiedad
• Dirección de la propiedad
• ...y cualquier dato que sea importante

Eso hace que el documento se pueda buscar, editar y gestionar, independientemente de cómo se llame o dónde viva. Podría decirse que los metadatos son tan valiosos como los propios datos.

¿Por qué son útiles los metadatos?

Los metadatos son muy útiles para las empresas a la hora de contextualizar su información y sus documentos. En primer lugar, puedes despedirte para siempre de las carpetas caóticas. Las carpetas de red son una estructura anticuada para organizar y gestionar documentos, igual que su predecesor, los archivadores y las carpetas manila. Con los metadatos, M-Files es independiente del repositorio, lo que significa que no importa dónde esté almacenado, sólo importa lo que es. Qué concepto tan poderoso.

Podríamos seguir hablando de los múltiples usos de los metadatos, desde la asignación de permisos hasta la puesta en marcha de flujos de trabajo de revisión y aprobación, y mucho más. Pero, ¿qué le parece si le dejamos esta fantástica infografía para que la asimile?(Descárguela aquí.)