Durante años, los expertos han estado diciendo que el teletrabajo -también conocido como trabajar desde casa- sería la "ola del futuro". Sin embargo, pocos predijeron que la ola se impondría tan rápidamente en el mundo real hasta convertirse en la "nueva normalidad".

Un estudio reciente mostró que alrededor del 20% de las personas afirmaban trabajar desde casa antes del inicio del brote de COVID-19. A finales de 2021, el 71% de los trabajadores afirmaba trabajar desde casa. Otro 54% dijo que preferiría seguir trabajando a distancia después de que la pandemia retroceda hasta convertirse en endémica. Para la mayoría de las empresas, este cambio de paradigma representa un reto en términos de construcción de una nueva infraestructura tecnológica que facilite de manera uniforme al menos tres modos de trabajo: en la oficina, híbrido y remoto.

Colaboración: La piedra angular del éxito a distancia

Es fundamental el papel de las plataformas de gestión de la información que impulsan un nuevo sentido de la colaboración y la comunicación, especialmente en empresas con trabajadores repartidos por países y husos horarios muy distantes. Steve Jobs dijo una vez: "Las grandes cosas en los negocios nunca las hace una sola persona; las hace un equipo de personas". Pero, para hacer "grandes cosas", una organización necesita herramientas de comunicación y colaboración "mayores".

El reto "En cualquier momento y lugar

A medida que los trabajadores estadounidenses siguen dispersándose en equipos remotos, no se puede exagerar la importancia y el valor de la colaboración en los proyectos. Los trabajadores del conocimiento deben poder trabajar juntos en cualquier lugar, en cualquier momento y desde prácticamente cualquier dispositivo. Un estudio de 2021 Gartner estimó que casi el 80% de los trabajadores utilizaban herramientas de colaboración, un aumento de más del 40% desde el primer trimestre de 2020.

Romper las barreras de la colaboración

Junto con este cambio surgieron nuevos y desalentadores retos. Por ejemplo, los trabajadores informaron de que no podían acceder a documentos clave debido a la falta de sistemas de gestión de documentos accesibles y colaborativos. No sólo los trabajadores estaban dispersos, sino también sus documentos y datos. O peor aún, los trabajadores utilizaban versiones erróneas de documentos que a menudo podían perderse en un pantano de archivos adjuntos de correo electrónico.

Gestión de la información para equipos remotos

Así pues, ¿cómo pueden las empresas con visión de futuro afrontar estos retos y sacar el máximo partido de sus trabajadores remotos y de oficina? La respuesta comienza con una plataforma superior de gestión de la información.

Los trabajadores deben poder compartir información de forma fácil y segura, así como trabajar juntos de forma más productiva. No pueden hacerlo si la información crucial sigue atrapada en silos de datos o en un disco duro en alguna oficina.

Datos centralizados y documentos compartidos

¿La buena noticia? Las soluciones de gestión de documentos como M-Files afrontan y vencen los nuevos retos habituales de los trabajadores remotos. Independientemente de dónde o en qué centre su equipo sus recursos y su tiempo, todos los datos cruciales se almacenan en un repositorio centralizado, de modo que todo el mundo tiene acceso exactamente a lo que necesita. ¿Cuál es el resultado? Una mejor comunicación con los clientes y entre sí.

Mejora de la comunicación y el servicio al cliente

La experiencia digital ofrece desde hace tiempo a las organizaciones la oportunidad de crear experiencias más personalizadas para los clientes. Por ejemplo, si un cliente necesita un documento, su equipo debe disponer de un sistema ágil para que la recuperación sea sencilla y segura. Soluciones como M-Files mitigan los problemas en estas áreas haciendo que el contenido esté disponible interna y externamente, pero sólo para aquellos que necesitan acceso. Avances como éstos son, en última instancia, la razón por la que la colaboración ha seguido aumentando durante los dos últimos años, a pesar de la enorme perturbación provocada por COVID-19. Cuando se dan a las personas los recursos que necesitan para rendir al máximo, lo hacen.

Liberar el poder de la colaboración con M-Files

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