El volumen de información que se crea a diario en una empresa media es asombroso. De hecho, se calcula que sólo en los dos últimos años se han creado más datos que en toda la historia de la humanidad hasta ese momento. Dentro de esos datos se encuentra la información que los directivos necesitan para tomar decisiones mejores y más informadas sobre hacia dónde se dirige su empresa, pero puede ser difícil llegar a este punto cuando vadear entre todos esos datos se convierte en una abrumadora batalla cuesta arriba.

Ésta es también una de las principales razones por las que los metadatos son tan importantes. En esencia, el término metadatos se refiere a un conjunto de datos que describen y dan información sobre otros datos. En otras palabras, es esa breve descripción que escribes o esas palabras clave que utilizas para determinar rápidamente qué contiene un documento antes de abrirlo. Los metadatos son increíblemente útiles si se utilizan correctamente, pero eso también se convierte en un reto a medida que una empresa crece en alcance y escala.

Si quieres saber qué son los metadatos y para qué sirven, consulta esta infografía Por qué organizar con metadatos:

En términos inequívocos: la información que crean las empresas es, en última instancia, tan útil como los metadatos que se le adjuntan con fines de categorización. Sin la estructura de metadatos adecuada, es difícil encontrar información crítica en el mejor de los casos. No sólo eso, sino que esto crea problemas adicionales, como datos clasificados incorrectamente, datos que carecen de una relación clara con otros datos importantes similares, un sistema que no está configurado para soportar flujos de trabajo basados en procesos, y mucho más.

Desde este punto de vista, los metadatos son tan importantes como los propios datos. Esto es cierto por varias razones, todas ellas dignas de estudio.

Por qué son importantes los metadatos

Tal vez la mayor razón por la que los metadatos son tan importantes se deba a la función principal que deben desempeñar. Estás clasificando información importante para que puedas entender lo que el contenido es en realidad, en lugar de sólo cómo se llama o dónde se encuentra. De hecho, saltarse los metadatos es como dejar dinero sobre la mesa.

Piense en ello en el contexto de los metadatos adjuntos a los archivos de canciones en servicios de música populares como Pandora, Spotify o iTunes. Aquí, al buscar, no sólo se obtiene el nombre del archivo. Obtienes el nombre del artista. El género musical al que pertenece la canción. Obtienes el nombre del álbum, el año de publicación, canciones relacionadas del mismo artista o de artistas similares, y mucho más.

Sin todos estos metadatos, sólo tendrías un enorme pozo negro de millones de canciones y ninguna forma de encontrar las que realmente quieres. Si buscas esa gran canción que siempre te ha gustado escuchar en la radio, pero sólo la conoces por el nombre (incorrecto) de Teenage Wasteland, te va a resultar muy difícil encontrar lo que buscas. Pero si sabes algo más sobre ella -como el hecho de que fue grabada por The Who y apareció en el álbum Who's Next-, sería cuestión de segundos que encontraras tu tesoro Baba O'Riley, el primer tema del álbum y uno de los mayores éxitos de la banda de todos los tiempos.

En el contexto de su empresa, los metadatos funcionan de forma muy parecida. Si sabes siquiera un poco sobre lo que necesitas, o cómo se relaciona con otra cosa, siempre puedes encontrar lo que buscas. Pero sin esa estructura de metadatos subyacente, no hay más que innumerables archivos en un disco duro del que no se sabe cómo extraer valor. Una vez "localizada" esa información mediante los metadatos, ese esfuerzo tiene la ventaja añadida de facilitar aún más su búsqueda posterior.

Otra de las principales razones por las que los metadatos son tan importantes es porque se pueden utilizar para relacionar fácilmente un archivo concreto con otra información esencial. Con la plataforma de gestión de la información adecuada en el centro de tus esfuerzos, aunque los datos estén almacenados en diferentes fuentes de datos, podrás encontrar absolutamente todo lo que necesites en relación con un proyecto u otro archivo simplemente utilizando los propios metadatos. Supongamos que un proyecto tiene asociados diez archivos importantes, todos ellos repartidos entre discos duros de red, Salesforce, SharePoint, OneDrive y servicios similares. O necesitas saber exactamente qué está almacenado dónde e ir a buscarlo cada vez. Con una solución de gestión de documentos como M-Files, puede utilizar los metadatos para acceder a lo que necesita al instante.

La importancia de los metadatos para su organización

Pero, en realidad, la principal ventaja que aportan los metadatos es su repercusión en la forma en que usted y sus empleados pueden realizar tareas importantes a diario.

Si los metadatos se cotejan en toda la empresa mediante un sistema de gestión de la información global, se habilitan otras funciones importantes, como flujos de trabajo para automatizar los procesos empresariales y permisos personalizados dinámicos para la seguridad de la información. Así, no sólo hay que dedicar menos tiempo (y menos dinero) a la seguridad de la información y a preocuparse de que la información crítica caiga en manos equivocadas, sino que además se pueden automatizar los procesos empresariales manuales y repetitivos. Esto supone un enorme ahorro de tiempo para el empleado medio, ya que cada minuto que NO pasa intentando localizar un archivo importante es un minuto que dedica realmente a actuar sobre la información importante que contiene. Esto, a su vez, conlleva el beneficio más importante de todos: liberar el máximo potencial de productividad de toda su plantilla, al tiempo que les permite trabajar de forma más inteligente, no más dura.