En los últimos años, Google se ha esforzado mucho en mejorar su oferta de G Suite para prestar un mejor servicio a los usuarios empresariales. Tres millones de organizaciones ya pagan por G Suite, y la cifra va en aumento.

En comparación con los 85 millones de usuarios de Office 365, se trata por supuesto de un número pequeño, pero sin duda, las excelentes capacidades de colaboración de Google G Suite seguirán tentando a las organizaciones.

Colaboración: la mejor ventaja de las aplicaciones de Google

La facilidad de colaboración es un punto fuerte que G Suite puede aprovechar eficazmente. La infraestructura basada en la nube es un entorno natural para la coautoría y la edición eficientes. Hace un tiempo, tuve la oportunidad de hablar con un usuario activo de Google Suite de Neste Engineering Solutions, que se encuentra en una fase de transición de Microsoft a Google. Risto Oranne, que trabaja como gestor de adquisiciones de proyectos en uno de sus proyectos de mantenimiento, me confirmó: "La colaboración y edición en tiempo real es, con diferencia, la mejor ventaja de las aplicaciones de Google. No hay documentos ni versiones estáticas, ya que la versión común se comparte en la nube todo el tiempo".

Sin embargo, la mayor ventaja es al mismo tiempo el mayor reto. "Como no hay versiones, no es fácil documentar el historial de versiones ni quién ha editado qué", continúa Oranne. Esto puede suponer un reto cuando veinte personas trabajan en el mismo documento, pero cada una contribuye a una sección específica del archivo. Por ejemplo, en un documento de Google Sheets, cualquier cambio en el filtrado afectará a todos los usuarios, no sólo a la persona que lo edita.

Normativa y seguridad en la gestión de documentos para Google G Suite

Otra cuestión que puede causar cierto dolor es la seguridad de los datos; es un poco difícil controlar quién puede ver tus datos en Google. El contenido de las carpetas de equipo será visible automáticamente para todos los miembros del equipo, y los derechos de acceso se gestionan manualmente. También se pueden enviar enlaces a personas ajenas al equipo para que vean el contenido con derechos de acceso limitados. En este caso, el reto consiste en mantener almacenado ese enlace para que la gente lo encuentre cuando vuelva a necesitarlo. "Almacenar enlaces en el correo electrónico sigue siendo muy habitual, pero poco eficaz desde el punto de vista de la gestión de contenidos", confirma Oranne.

En otro caso, hemos comprobado que G Suite puede no ser excelente todavía en el archivado seguro de material terminado o en el apoyo a procesos empresariales de conformidad con las normas del país o del sector. Por ejemplo, en Suecia, las organizaciones no pueden utilizar Gmail como sistema de registro. Otro ejemplo: los datos de los ciudadanos rusos no pueden salir de los servidores de Rusia. En la nube de Google, no hay forma de garantizar que esto no ocurra.

Estas normativas imponen exigencias a los usuarios. Por ejemplo, pueden tener que eliminar contenido de Gmail y Google Drive y guardarlo en otro lugar para archivarlo a largo plazo. Si esto se hace manualmente, solo se añade complejidad a procesos que, de otro modo, serían sencillos.

La cuestión de los archivos es algo que a Risto Oranne le resulta fácil dentro de su propia organización. No hay problemas con la normativa, y las estructuras parecen apoyar bien a los usuarios. Pero aunque Neste ha adoptado plenamente el entorno de Google, está de acuerdo en que puede haber retos: "Si creamos materiales para clientes externos, no basta con proporcionar enlaces a Google Drive. También necesitamos versiones estáticas, copias de seguridad y gestión de documentos. En entornos de alto riesgo necesitamos más procesos".

Además de los retos relacionados con el archivo y la seguridad de los datos, un problema práctico podría ser el acceso a la información de Gmail. Si se almacena en el Gmail de un empleado individual, la información no estará disponible para otras personas de la empresa que pudieran necesitarla. Además, faltaría contexto para los documentos y datos contenidos en otros sistemas, por no hablar de los flujos de trabajo automatizados para apoyar los procesos empresariales. Para que el trabajo sea más eficiente, es pertinente sincronizar todo el contenido relacionado, ya sea Gmail, documentos, datos de clientes o relaciones entre estos.

Se trata de cambiar de comportamiento...

Cuando las empresas se pasan a las herramientas de Google, como en cualquier transformación, el cambio en el comportamiento de los empleados es clave para el éxito. Los empleados deben adoptar una nueva cultura laboral de colaboración real. Risto Oranne lo explica así: "Es lógico pensar en pasarse a las aplicaciones de Google cuando una organización busca un entorno de trabajo colaborativo. Pero no funciona al revés. La mera decisión de pasarse a las herramientas de Google sin cambiar los procesos subyacentes y la cultura de trabajo no significa automáticamente una colaboración más eficaz."

M-Files ¡para Google G Suite al rescate!

M-Files para Google G Suite ayuda a los clientes a utilizar las herramientas de Google de forma aún más eficaz que antes. Añade metadatos a la ecuación. Los usuarios pueden guardar contenidos de Google Drive y Gmail directamente en M-Files con un solo clic en la interfaz de usuario de su aplicación de G Suite. Pueden añadir metadatos para poder gestionar el contenido más fácilmente. Cualquier edición del contenido se refleja automáticamente en ambos.

En un entorno regulado, por ejemplo, las exigencias de control sobre la ubicación del almacenamiento son mucho más fáciles de gestionar. M-Files ofrece a los clientes la posibilidad de almacenar los datos en las instalaciones o en la nube segura M-Files . Y el problema de la seguridad de los derechos de usuario y acceso se resuelve con los derechos de usuario y acceso basados en roles que se actualizan automáticamente con metadatos.

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