Por Samyak Goswami en Operaciones comerciales | Última actualización: 17 de noviembre de 2022

Si alguna vez has tenido que lidiar con un armario de documentos con montones de documentos y archivos que organizar cada día, estarás de acuerdo en que puede ser extremadamente desalentador. Afortunadamente, ahora existen soluciones de software de gestión del flujo de trabajo documental que pueden encargarse de todas esas tareas por usted y mucho más. La gestión de documentos consta de varios componentes, como el flujo de trabajo, la colaboración, la normativa de cumplimiento, etc.

En los últimos años se ha producido un cambio en la cultura empresarial y laboral. Los empresarios promueven cada vez más el software de oficina sin papel para facilitar un acceso rápido, cómodo y sencillo a la información. Con este tipo de oficina, los empleados pueden trabajar en función de sus horarios y la información se distribuye más fácilmente por toda la organización.

Ante la creciente preocupación por el medio ambiente, las empresas dependen cada vez más de las oficinas sin papel. Según un estudio realizado por la Asociación Nacional de Proveedores de Productos de Oficina (NAOP), un oficinista medio genera cada año más de 900 kg de residuos.

Depende de las empresas aumentar sus esfuerzos de reciclaje o reducir la cantidad de residuos que generan.

Puedes plantearte un modelo de oficina sin papel si tu empresa busca un enfoque sostenible para reducir la producción de residuos. Elimina la necesidad de documentos tradicionales como cartas, informes y facturas utilizando software de oficina sin papel.

Se pueden eliminar las fotocopias y la clasificación de pilas de papel, lo que ahorra tiempo al personal administrativo. Además, las empresas pueden ahorrar dinero en impresión con una oficina sin papel.

Puede parecer desalentador prescindir del papel en tu oficina, pero no es tan difícil como crees. En esta guía te explicamos los aspectos básicos de la eliminación del papel y te damos consejos para empezar.

Los siguientes pasos te ayudarán a organizar tu oficina y hacerla más eficiente, facilitándote la vida en el trabajo.

Impacto ambiental de las oficinas centradas en el papel

El papel es un material versátil que se ha utilizado durante siglos. Puede utilizarse para diversos fines, desde la escritura y la impresión hasta el embalaje y el aislamiento. Con la creciente popularidad del uso del papel, es esencial ser consciente del impacto de los residuos en el medio ambiente.

Tiene un importante impacto medioambiental debido a sus elevados índices de producción y consumo. De hecho, según el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), la industria papelera es una de las tres más perjudiciales del mundo para el medio ambiente.

Las oficinas centradas en el papel contribuyen a dañar el medio ambiente cuando las plataformas digitales se convierten en la nueva normalidad.

¿Qué es la oficina sin papeles?

Las oficinas sin papeles son una tendencia popular en las empresas, donde los empleados no tienen que llevar consigo ningún tipo de papeleo. Con la oficina sin papeles, todo el papeleo que solía hacerse en las oficinas puede hacerse ahora electrónicamente.

Esto reduce el uso de papel y permite a los empleados trabajar desde cualquier parte del mundo. Una oficina sin papeles es importante por varias razones, y es probable que se popularice aún más en los próximos años.

Ventajas de la oficina sin papel

No es ningún secreto que la tecnología evoluciona constantemente. Atrás quedaron los días en que teníamos que revolver papeles por la oficina para mantenernos organizados.

El moderno software de oficina sin papel puede encontrar fácilmente consultas en los documentos más voluminosos en cuestión de segundos. Por eso las oficinas avanzan hacia una oficina sin papeles con el avanzado software de oficina sin papeles actual, que incluye archivos digitales y registros electrónicos.

Estas son algunas de las ventajas por las que debería plantearse adoptar una oficina sin papel:

Mejora la comunicación

A diferencia de los viejos tiempos, cuando los empleados tenían que esperar horas a que los documentos llegaran a sus buzones, ahora pueden acceder a la información al instante cuando la necesitan a través de sistemas digitales. Esto significa tiempos de respuesta más rápidos a las peticiones de los clientes y una mejor comunicación entre empleados y directivos.

Reduce los costes energéticos

El papel requiere mucha energía para producirse y enviarse, lo que se acumula con el tiempo. Al prescindir del papel, puede reducir el consumo de energía de su oficina utilizando documentos electrónicos en lugar de físicos. Esto puede reducir tu factura energética a la mitad o más.

Ahorrar tiempo

Cuando todo es digital, no hay necesidad de copiar y pegar información de un documento a otro.

Puede acceder fácilmente a cualquier información que necesite desde la comodidad de su escritorio sin tener que perder tiempo buscándola. Así ahorras tiempo, reduces el estrés y la presión innecesarios y te aseguras de que nunca se te pase ese plazo tan importante.

Reduce los residuos

Una parte importante de la reducción de residuos consiste en limitar lo que va a parar al cubo de la basura. Al prescindir del papel, puedes evitar imprimir innumerables trozos de papel que se tiran a la papelera de reciclaje.

En su lugar, almacene toda la información digitalmente en su ordenador o en archivos digitales. Esto significa menos residuos y menos viajes al centro de reciclaje.

¿Cómo implantar la idea de la oficina sin papeles en el lugar de trabajo?

Gestionar todo el papel que acumulas en el mundo digital actual puede ser difícil. Pero cuando se implanta un entorno sin papel, no sólo hace que su empresa sea más eficiente, sino que también ayuda en cuestiones como el reciclaje y el almacenamiento. He aquí algunas formas de simplificar el uso del papel en su empresa:

#1. Utilice plataformas de almacenamiento en la nube

La transición a una oficina sin papel es cada vez más popular, pero no está exenta de retos. Uno de los mayores es que muchos empleados siguen dependiendo de los documentos en papel para realizar su trabajo.

Esto significa que necesitan acceder a estos documentos estén donde estén, lo que puede ser un problema si están lejos de su mesa o se les estropea el ordenador.

Una forma de resolver este problema es utilizar plataformas de almacenamiento en la nube. Estas plataformas permiten a los empleados almacenar sus documentos electrónicamente y acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Esto elimina la necesidad de que lleven consigo montones de documentos en papel y facilita el seguimiento de todo lo que necesitan.

Otra ventaja de utilizar estas plataformas es que pueden ayudarte a ahorrar dinero. Si almacena sus documentos electrónicamente, no tendrá que pagar por el espacio que ocupan en su disco duro. Esto es especialmente importante si tienes muchos documentos que almacenar.

En general, el uso de plataformas de almacenamiento en la nube es una gran manera de mejorar la eficiencia de su oficina sin papeles. Proporcionan a los empleados una forma sencilla de acceder a sus documentos, lo que minimiza su tiempo buscándolos.

#2. Implantar herramientas de comunicación electrónica

No es ningún secreto que las herramientas de comunicación electrónica son cada vez más comunes en el lugar de trabajo actual. Los trabajadores de oficina de todos los niveles están adoptando estas herramientas como el correo electrónico, Microsoft Office 365 o Slack para aumentar la eficiencia y reducir el desperdicio de papel.

Una de las ventajas más significativas del uso de estas herramientas es que pueden ayudar a eliminar el papeleo innecesario. Esto ahorra tiempo y energía y reduce el riesgo de errores humanos.

Además, las herramientas de comunicación electrónica también pueden ayudar a mejorar la eficiencia y la productividad en la oficina. Al permitir a los empleados compartir archivos y colaborar en proyectos en tiempo real, estas herramientas pueden aumentar la eficiencia hasta en un 50%.

Las empresas que han implantado con éxito estas herramientas han aumentado significativamente la productividad y la satisfacción de sus empleados.

#3. Formar a los empleados sobre el software electrónico

A medida que las empresas avanzan hacia un lugar de trabajo sin papeles, los empleados deben recibir la formación adecuada para evitar posibles accidentes. Si los empleados reciben formación sobre cómo trabajar sin papeles, tendrá la seguridad de que pueden manejar cualquier archivo o documento que deba almacenarse electrónicamente.

Esto no sólo ahorrará tiempo y dinero a su empresa, sino que también ayudará a su equipo a seguir siendo productivo y seguro mientras trabaja en un entorno sin papeles.

#4. Crear un espacio de trabajo electrónico

Las oficinas sin papel son cada vez más populares, no sólo porque son más respetuosas con el medio ambiente, sino también porque son mejores para la productividad de sus empleados.

La creación de un espacio de trabajo electrónico adaptado a sus necesidades garantiza que todos los miembros de su oficina sean productivos y puedan centrarse en su trabajo.

El software de oficina electrónica facilita la eliminación del papel

Realizar manualmente cada uno de los pasos necesarios para crear un espacio de trabajo sin papel puede resultar exasperante.

Además, gestionar un nexo tan complejo de aplicaciones diferentes es una tarea ardua. He aquí algunos programas de oficina sin papel hechos a medida para que las oficinas puedan pasar fácilmente a la vía digital sin necesidad de mucha formación ni asignación de recursos.

SignNow

Muchas personas están familiarizadas con el método tradicional basado en el papel a la hora de firmar documentos. Sin embargo, a veces este proceso puede llevar mucho tiempo y no hay garantías de que todas las firmas sean exactas.

Afortunadamente, una nueva herramienta en línea llamada SignNow facilita el proceso sin papel para firmar documentos en línea.

Sign Now permite a los usuarios crear firmas digitales utilizando su ordenador o dispositivo móvil. Una vez completada la firma, puede guardarla en un archivo o compartirla con otras personas. Además, Sign Now ofrece consejos e instrucciones útiles para garantizar que sus firmas sean precisas y legibles.

El servicio es gratuito y se puede acceder a él desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Los documentos pueden firmarse desde cualquier lugar del mundo y no es necesario imprimirlos ni enviarlos por fax.

Introduzca los datos del documento, elija un tipo de firma y envíe el formulario. El servicio creará automáticamente una copia digital del documento y te la enviará a tu dirección de correo electrónico.

Además, esta herramienta puede utilizarse para diversos fines, como firmar documentos en línea, generar acuerdos y negociar contratos. En resumen, si busca una forma sencilla de firmar su documentación legal, merece la pena probar Sign Now.

PdfFiller

Te encantará pdfFiller si eres un profesional ocupado con muchos documentos que gestionar. Esta herramienta en línea te permite editar, crear y gestionar documentos de forma rápida y sencilla.

Rellene los campos, haga clic en Enviar y los cambios se guardarán automáticamente. Además, si necesita imprimir una copia o compartirla con otra persona, el rellenador de PDF también puede ayudarle a hacerlo.

Es una herramienta versátil que puede utilizarse para transformar su PDF estático en una experiencia interactiva para el emisor y el receptor.

PDF Filler tiene varias características que lo convierten en la opción ideal para las personas que necesitan actualizar o gestionar sus archivos rápidamente. Además, también es ideal para las personas que necesitan automatizar la creación y el relleno de documentos PDF en línea.

DeskTime

Gestionar el tiempo de trabajo y el personal es difícil, pero si buscas una aplicación que te ayude con esto, DeskTime es una herramienta perfecta.

Con esta aplicación, puedes controlar fácilmente todo lo que requiere tu atención con la ayuda de un cronómetro automático. Tanto si se trata de las horas que pasas trabajando como del tiempo que estuviste durmiendo anoche, esta aplicación tiene todo lo necesario para facilitarte la gestión de tu agenda.

DeskTime es la aplicación definitiva para gestionar tu agenda y tu negocio online con éxito. La aplicación ofrece una variedad de características para que sea la herramienta perfecta para la gestión del tiempo y la organización.

La descarga de la aplicación es gratuita y no hay compras dentro de la aplicación. También puede utilizarse para controlar el tiempo propio y el de los demás.

También puede utilizar esta aplicación para gestionar las actividades de su negocio en línea, incluido el seguimiento de las cifras de ventas y las actualizaciones de las redes sociales. Este cronómetro definitivo es la herramienta perfecta para cualquiera que quiera mejorar su eficiencia y productividad.

Descargar- Web | Android | IOS

Juro

La complejidad de los contratos legales es bastante desalentadora, pero una solución digital como Juro es ideal para estos casos. Se trata de una herramienta de automatización de contratos legales que puede ayudar a tu equipo a agilizar la creación, la firma y el seguimiento de los contratos legales.

Mediante la automatización de las tareas contractuales cotidianas, puede ahorrar tiempo y garantizar la precisión en la creación de contratos. Además, ofrece una interfaz de usuario que facilita su uso a todos los miembros de su equipo.

Esto hace que el proceso sea más fluido y accesible para todos los implicados. Además, Juro se integra con varios programas de software legal populares, por lo que puede gestionar y realizar un seguimiento de sus contratos fácilmente desde un solo lugar.

Las ventajas de utilizar Juro incluyen la automatización del proceso de creación de contratos, la supervisión y el seguimiento del cumplimiento, y la automatización de la negociación y el cumplimiento de los contratos.

También ofrece una serie de funciones para ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia y la eficacia de sus contratos legales. Por lo tanto, si está buscando una forma de automatizar el proceso de creación de contratos, Juro es lo que necesita.

Centro de archivos

Con el creciente número de archivos digitales que tienes, es fácil sentirse abrumado por la cantidad de datos que tienes que gestionar. Pero una forma de lidiar con esto es utilizar una herramienta como Filecenter.

Con la ayuda de esta herramienta, puedes organizar rápidamente tus documentos y gestionar todos tus archivos digitales, facilitando su localización.

Filecenter es un sistema de gestión de archivos basado en la nube que facilita el acceso, el uso compartido y la colaboración en archivos desde cualquier dispositivo o ubicación. Puedes acceder a esta herramienta desde cualquier ordenador con conexión a internet.

No necesitas ningún software o hardware especial para utilizar FileCenter. Sólo tienes que abrir el sitio web y empezar a buscar los archivos que necesitas. También puedes utilizar esta herramienta para compartir carpetas o almacenar archivos de gran tamaño en la nube.

Si busca una forma sencilla de agilizar su flujo de trabajo y ayudarle a mantenerse organizado, Filecenter es la solución perfecta.

M-Files

Si usted es como la mayoría de los trabajadores del conocimiento, siempre está buscando formas de ser más productivo. Pero con la constante afluencia de nueva información y proyectos, puede ser difícil mantenerse al día. Ahí es donde M-Files entra en juego.

Esta plataforma de gestión de documentos basada en metadatos está diseñada para ayudar a los trabajadores a liberar su potencial de productividad. La plataforma M-Files permite acceder fácilmente a los archivos y colaborar en ellos desde cualquier dispositivo u ordenador al ofrecer una ubicación centralizada para todos los documentos.

Además, la plataforma M-Files ofrece potentes funciones de búsqueda que le permiten encontrar exactamente lo que busca de forma rápida y sencilla.

Una de las mejores cosas de M-Files es que puede ayudar a las empresas a aumentar sus beneficios. Revisar y crear un M-File garantiza que todos sus datos empresariales esenciales estén organizados y sean fácilmente accesibles.

Esto facilita el seguimiento de tus progresos y el control de tus finanzas. Otra gran ventaja de M-Files es que es privada. Los datos de tu empresa no están a disposición del público. Esto puede proteger la reputación de tu empresa y tus valiosos secretos comerciales.

Cloudli

Las potentes soluciones de virtualización de fax sobre IP de Cloudli le permiten virtualizar sus operaciones al tiempo que mantiene a salvo los datos críticos.

Sus soluciones permiten crear, gestionar e implantar rápida y fácilmente máquinas virtuales en la nube sin preocuparse de la infraestructura necesaria para darles soporte.

Con las soluciones de Fax / IP de Cloudli, puede enviar y recibir faxes de forma segura en todo el mundo sin necesidad de una línea o máquina de fax dedicada.

Cloudli ofrece varias ventajas a las empresas que necesitan virtualizar sus operaciones. En primer lugar, ayuda a consolidar su infraestructura y mejorar la eficiencia al permitirle ejecutar múltiples aplicaciones en un único servidor.https://geekflare.com/hyperconverged-infrastructure/

Esto le ahorra tiempo y dinero, pues ya no tiene que comprar servidores distintos para cada aplicación. También protege sus datos al permitirle virtualizar sus servidores.

Si un servidor falla, los demás seguirán funcionando. Por último, Cloudli puede ayudarle a reducir costes automatizando la comunicación entre sus servidores y clientes.

Conclusión

Las oficinas sin papel son cada vez más populares, no sólo por sus beneficios para el medio ambiente, sino también porque permiten ahorrar mucho dinero. En esta guía hemos analizado las formas en que puede ayudar a su oficina a prescindir del papel. También hemos mencionado el mejor software para ayudar a su oficina a prescindir del papel fácilmente. Ahora puedes consultar las mejores soluciones de escritorio virtual para particulares y empresas.