Box es también un elemento importante de otros sistemas organizativos, como el sistema de seguimiento de subvenciones del IRC, denominado Sistema de Seguimiento e Implementación de Oportunidades (OTIS). Con hasta 700 solicitudes de subvención tramitándose a la vez, el seguimiento puede resultar abrumador. Tener toda la información relacionada con las subvenciones organizada en un solo lugar permite a los empleados acceder a ella y compartirla fácilmente.

Otra función que cumple Box es el apoyo a la formación y la gestión del cambio. A medida que el IRC añadía plataformas como Salesforce y Office 365, los usuarios necesitaban ganar confianza y experiencia para garantizar su adopción. Por lo tanto, se publicaron diversos vídeos y artículos para ayudar en este proceso y, en ocasiones, se ofreció formación individual a distancia para promover las tecnologías con aquellos que ocupaban puestos de liderazgo. Fackler atribuye a Box el haber permitido a los usuarios comunicarse de forma mucho más segura y eficaz, lo que ahora se ha convertido en una "forma de vida" para ellos.

El etiquetado de metadatos triunfa sobre los archivos basados en carpetas

Incluso con la prevalencia de los sistemas ECM, muchas personas siguen confiando en sistemas de archivo personales basados en carpetas, lo que dificulta la colaboración porque este tipo de información no es accesible para los demás. Esto dificulta la colaboración, ya que este tipo de información no es accesible para los demás. M-Files se fundó bajo la premisa de que los documentos no deben gestionarse mediante sistemas de carpetas, sino etiquetándolos con metadatos enriquecidos y presentando vistas relevantes de la información en función de la función del usuario. "Las carpetas pueden llegar a ser difíciles de gestionar, sobre todo en las grandes empresas", afirma Ville Somppi, Vicepresidente de soluciones sectoriales de M-Files. "Cuando se aplican extensos metadatos a los documentos, los usuarios descubren que se puede acceder fácilmente a los que necesitan, y aceptan mejor el uso de un sistema empresarial centralizado."

Además, cuando los documentos se describen e identifican con precisión mediante metadatos, resulta posible aplicar reglas de negocio que encaminen el documento a través de flujos de trabajo. Por ejemplo, un vendedor que quiera pasar una propuesta puede crear el documento en una plantilla y pasarlo al siguiente revisor. "El sistema puede aplicar reglas", explica Somppi, "y así crear una colaboración estructurada". En el caso de un contrato, por ejemplo, podría haber necesidad de aprobaciones a varios niveles. "M-Files entiende cada archivo y lo que tiene que pasar con él", añadió, "así que enviaría el documento para la secuencia correcta de firmas".

Los metadatos permiten una seguridad robusta gracias a su conocimiento del contenido de los documentos y la función de cada usuario. "En el departamento de Recursos Humanos, puede que sólo un número limitado de personas tenga acceso a los candidatos a un puesto de trabajo durante el proceso de selección", señala Somppi. "En la siguiente fase, varios responsables de contratación pueden ver la información del candidato. La capacidad de ver la solicitud está determinada por las reglas de negocio para esa etapa". En los sectores regulados, el seguimiento de la información puede ser extremadamente importante. "M-Files sabe quién ve un documento, quién lo modifica y cuál es el resultado final", explica Somppi. "Se crea una pista de auditoría automática, de modo que la organización puede volver atrás y validar el movimiento del documento a través del flujo de trabajo".

Algunos clientes se resisten a implantar un sistema ECM por temor a que la migración de todos sus datos a un sistema empresarial suponga una barrera infranqueable o perjudique la productividad. "Tenemos algunas estrategias para aliviar esos dolores", comentó Somppi. "Por un lado, los usuarios pueden seguir utilizando SharePoint o cualquier otro producto que se haya implantado anteriormente", explicó. "M-Files puede leer SharePoint mientras los usuarios se acostumbran a la interfaz M-Files . A esto lo llamamos una migración suave".

La colaboración con socios y clientes es cada vez más importante. "Las fronteras entre organizaciones se están difuminando", observó Somppi. "Puede haber consultoras externas participando activamente en un proyecto, o proveedores que necesitan conocer el estado de una tarea". M-FilesLa adquisición de Hubshare permitió crear portales accesibles a usuarios externos pero que, en combinación con los metadatos y reglas de negocio de M-Files, sólo permiten a los usuarios ver la información a la que tienen derecho. "Queríamos reinventar la experiencia de colaboración de forma que fuera fácil de usar, pero manteniendo el control", concluyó Somppi.