Por Antti Nivala el 3 de febrero de 2023

Todos estamos familiarizados con el viejo dicho "saber es poder", ya sea en el trabajo, en la escuela o en la vida. Obtener esa visión o ventaja competitiva mediante el acceso y el consumo de información puede ayudar a todos a tomar decisiones y opiniones mejor informadas y a mejorar los resultados potenciales. Pero a medida que se guardan y consumen más y más datos en las organizaciones, también se hace más difícil encontrar la información adecuada cuando se necesita.

Cuando se trata de gestionar la información dentro de una organización, es necesario que los empleados puedan aprovechar fácilmente ese "oro interno" para que los últimos y mejores conocimientos puedan ser una parte clave del éxito de su empresa. Pero, ¿cómo puede una empresa asegurarse de que todo esto se gestiona en un lugar centralizado? La respuesta es la gestión de la información.

Veamos las tres claves para asegurar una ventaja competitiva con la información de su empresa.

1. Desplegar capacidades de búsqueda federada

¿De qué sirve tener "oro interno" en su información si no puede encontrarla cuando la necesita? Aquí es donde entra en juego la búsqueda federada. La búsqueda federada permite a los trabajadores del conocimiento buscar en varias colecciones de texto al mismo tiempo, lo que facilita a los empleados encontrar los datos que necesitan para sobresalir en su trabajo y mejorar el rendimiento de la empresa.
¿Cómo funciona? La mayoría de las organizaciones tienen información almacenada en distintos repositorios -como recursos compartidos de red, discos duros y sistemas de almacenamiento basados en la nube- que pronto pueden convertirse en una red compleja y dispar. En lugar de perder tiempo buscando un documento concreto en cada uno de estos repositorios, la búsqueda federada permite a los trabajadores del conocimiento recorrer todos los repositorios a la vez. Esto aumenta la velocidad a la que los empleados pueden recuperar la información y actuar en función de los conocimientos que contiene, lo que no sólo ayuda a los empleados a trabajar de forma más inteligente, sino que también mejora las relaciones con los clientes al tener acceso a la información que necesitan al alcance de su mano.

2. Maximizar el valor de los datos

Para convertirse en una organización digital de éxito en el panorama empresarial actual, cada vez más turbulento, las empresas necesitan una estrategia no solo para descubrir fácilmente la información que alberga la organización, sino también para maximizar el valor de los datos críticos. Ya hemos establecido que el conocimiento es poder, pero no valorar y gestionar los datos puede dejar a las empresas que trabajan con el conocimiento expuestas a pérdidas por una seguridad inadecuada, problemas para compartir y colaborar, y una mala calidad de los datos.

Al instituir una estrategia de gestión de la información, las empresas pueden a menudo mejorar las ineficiencias dentro de su negocio y revelar oportunidades para mejorar los ingresos. Esto puede incluir una mejor integración con los sistemas de marketing y ventas para mejorar el servicio al cliente o conocer el valor de mercado de sus datos y ofrecer nuevos servicios basados en esa información, todo lo cual crea fuentes de ingresos adicionales. Sin embargo, la mayor ganancia de maximizar el valor de sus datos puede sentirse a menudo dentro de su organización. Los directivos pueden aprender a reconocer tendencias y a detectar problemas utilizando los datos como inteligencia empresarial, mejorando la eficiencia de la organización y estableciendo nuevas estrategias que ayuden a la empresa a superar sus objetivos.

3. Proteja sus datos y cumpla la normativa

Las mejores estrategias de gestión de la información no se limitan a liberar a las empresas de la carga de buscar información. Permiten a los empleados obtener información de esa información y protegerla para reducir el riesgo empresarial y garantizar que la empresa sigue cumpliendo la normativa sobre privacidad de datos. La mayoría de las empresas consideran que el cumplimiento de la normativa es una carga, pero debería verse como una oportunidad para ganar y conservar clientes. Dar prioridad a la protección de la privacidad de los datos puede ser un importante diferenciador competitivo.

Las empresas, especialmente en sectores muy regulados como el financiero o el sanitario, necesitan establecer y aplicar normas de gobierno y políticas empresariales para garantizar que sólo las personas autorizadas puedan ver y compartir información confidencial. ¿La ventaja añadida? Las normas de gobernanza pueden facilitar el mantenimiento de registros de auditoría accesibles en cualquier momento. Por lo tanto, cuando un cliente o un organismo regulador solicite pruebas sobre un posible problema de privacidad de datos, la organización podrá obtener fácilmente la información solicitada en tiempo real para evitar cuantiosas multas.

Centrarse en el cumplimiento de la normativa no sólo aumenta la fidelidad del cliente al garantizar que se respetan los derechos de los datos, sino que también puede ayudar a limpiar los datos, lo que puede mejorar la eficiencia. La creación de un mapa de datos de la organización puede ayudar a agilizar las operaciones mediante la eliminación de "ROT" -datos redundantes, obsoletos y triviales que pueden consumir almacenamiento y atascar los procesos- y garantizar que la información de los clientes se mantiene actualizada.

Mediante el despliegue de una estrategia eficaz de gestión de la información, las organizaciones pueden utilizar su información para tomar decisiones empresariales más informadas, mejorar la fidelidad de los clientes y crear nuevas fuentes de ingresos. La información es el billete de oro para ayudar a aumentar la ventaja competitiva y mejorar los resultados finales: sólo hay que saber utilizarla y protegerla.