Las empresas de gestión de patrimonios están cambiando la transformación digital por la distinción digital, en la que las organizaciones se centran en soluciones que beneficien a los clientes y se alineen mejor con las necesidades empresariales para destacar entre la competencia, según Ville Somppi, Vicepresidente de Soluciones Sectoriales de M-Files

El sector de la gestión de patrimonios evoluciona rápidamente y la digitalización está en el centro mismo de esta transición. Los clientes buscan una forma de servicio más personalizada e instantánea, con expectativas moldeadas por la pandemia del Covid, y los gestores de patrimonios recurren a nuevas herramientas y tecnologías para satisfacer estas demandas.

Sin embargo, reconocer que la transformación digital es una tendencia importante en el sector es la parte fácil; aplicar una estrategia digital que aporte valor añadido es donde empieza el verdadero reto. De hecho, muchos caen en este obstáculo: solo el 45 % de las compras de software alcanzan o superan el retorno de la inversión previsto.

Para evitar caer en la misma trampa, las empresas de gestión de patrimonios deben priorizar la distinción digital sobre la transformación digital a la hora de actualizar los modelos operativos. Esto significa negarse a integrar la tecnología por la tecnología, y en su lugar elegir las opciones que permitan a sus asesores y equipos de apoyo centrarse en los clientes y alinearse con los objetivos de la empresa.

Adopte un enfoque orientado al cliente La tecnología se utiliza mejor para liberar a los asesores financieros de tareas repetitivas y administrativas, permitiéndoles dedicar tiempo a un trabajo que mejora la calidad del servicio que presta su empresa. Según estudios recientes, los asesores del sector de la gestión de patrimonios dedican hasta el 70% de su tiempo a actividades que no son de asesoramiento ni generan ingresos. Para contrarrestar esta tendencia que frena el crecimiento, las empresas de gestión de patrimonios deben estudiar cómo pueden implantar herramientas digitales para aliviar la carga administrativa de los empleados y maximizar su potencial.

Mediante el uso de herramientas de colaboración, las empresas pueden conectar a clientes y asesores a través de un portal centralizado, facilitando el intercambio fluido y automático de documentos, datos y procesos pertinentes.

Una tecnología similar también puede mejorar el servicio al cliente al abrir un canal de comunicación fácil de navegar entre el asesor y el cliente, reduciendo la cantidad de tiempo invertido en ir y venir sobre cuestiones recurrentes.

Digitalización del cumplimiento

El cumplimiento normativo es otra área clave en la que las empresas de gestión de patrimonios deben esforzarse por distinguirse digitalmente, aprovechando la tecnología para reforzar el cumplimiento normativo y reducir el volumen de trabajo administrativo.

Las herramientas de gestión de documentos pueden automatizar los controles de acceso para seguir el ritmo y las normas de la empresa, lo que significa que el personal o los clientes adecuados tienen acceso exclusivo a los documentos que necesitan. Los controles de cumplimiento también pueden integrarse en el trabajo diario, ya que cada acceso o edición de un contenido crea instantáneamente una pista de auditoría electrónica.

Además, las empresas pueden aliviar la carga del cumplimiento introduciendo flujos de trabajo automatizados que recopilen y conserven sin problemas las pruebas de cumplimiento, ayudando a los usuarios finales que ya no tienen que preocuparse de recopilar ellos mismos los archivos necesarios.

Por último, mediante el uso de la IA, las empresas de gestión de patrimonios pueden clasificar automáticamente los archivos y aplicar normas de cumplimiento predefinidas, minimizando el riesgo y reduciendo el tiempo dedicado a los procesos manuales. El 82% de los incumplimientos se deben a errores humanos, por lo que emplear la tecnología para automatizar los procedimientos reducirá drásticamente las posibilidades de que se produzcan malas prácticas.

Lograr la eficiencia mediante la distinción digital

A la hora de decidir si es necesaria una revisión digital, las empresas suelen identificar ineficiencias inherentes en sus modelos operativos que no pueden resolverse sin la ayuda de la tecnología. Estudios recientes corroboran esta afirmación, destacando que el 65% de las empresas citan la mejora de la eficiencia como principal factor de motivación para implantar nuevas tecnologías. Sin embargo, los esfuerzos por alcanzar objetivos de eficiencia deben estar muy orientados y todas las soluciones deben introducirse con un propósito claro y alcanzable.

Además, las empresas deben recurrir a la distinción digital para gestionar el mayor volumen de datos que manejan a medida que crecen. Si no se adaptan los procesos para dar cabida a los nuevos flujos de información, se producirá un caos de contenidos en el que las empresas no podrán acceder fácilmente a los documentos clave ni colaborar en ellos.

Una mejor gestión de la información es una forma realista de potenciar al instante la operatividad de los procesos existentes y evitar la desorganización en toda la empresa. Por ejemplo, las empresas de gestión de patrimonios pueden integrar plataformas de gestión de documentos que garanticen que los trabajadores del conocimiento acceden a la última versión de un determinado archivo, evitando duplicidades.

Estas herramientas también aprovechan los metadatos para mejorar la capacidad de localización de archivos, lo que permite a los asesores y equipos operativos buscar en bases de datos internas con palabras clave para encontrar los documentos que necesitan, sin tener que rebuscar en árboles de carpetas desorganizados.

Las empresas de gestión de patrimonios pueden dar prioridad a sus clientes, evitar el caos de contenidos y sentar las bases de su capacidad futura adoptando una solución de gestión de documentos.

Elegir con conocimiento de causa

Para evitar abrumar tanto a empleados como a clientes, las empresas de gestión de patrimonios deben ser selectivas a la hora de elegir qué procesos empresariales digitalizar. La gestión de la información es la espina dorsal de este enfoque, ya que la distinción digital solo es posible si todos los archivos están debidamente ordenados y clasificados, y los empleados acceden a la última versión de los documentos.

La distinción digital permitirá a las empresas prepararse para el futuro, a medida que la IA se establezca como una forma de mejorar el cumplimiento y acelerar la personalización de las soluciones para los clientes.