By Antti Nivala on julio 8, 2022

Durante décadas, las empresas han dado prioridad a la oficina, dejando poco margen a los empleados para elegir cómo y cuándo trabajar. A medida que las empresas se adaptan al futuro post-pandémico de la oficina, los flujos de trabajo acelerados de hoy y las demandas de los clientes han cambiado la forma en que los trabajadores del conocimiento acceden a los datos y los utilizan. El acceso adecuado y eficiente a los datos y la información para que los empleados tomen decisiones informadas sigue siendo un obstáculo importante.

Los ejecutivos tienen ahora la tarea de mantener la productividad en un entorno híbrido preservando al mismo tiempo la calidad de los datos. Aprovechar la innovación digital y las tecnologías de flujo de trabajo, como la automatización de procesos empresariales, puede crear una experiencia digital perfecta que apoye y capacite a los empleados en un entorno híbrido.

El alto coste de la mala calidad de los datos y los errores en el lugar de trabajo

Las empresas producen y recopilan cantidades increíbles de datos cada día, especialmente a medida que la vida se mueve más en línea con el aumento del trabajo híbrido. Dentro de esos datos se encuentra la información crucial necesaria para producir mejores productos y servicios, construir relaciones más sólidas y duraderas con los clientes y aumentar la eficiencia operativa. ¿Cuál es el problema? Encontrar datos de calidad puede parecer a menudo una tarea imposible.

Los errores en el lugar de trabajo pueden deberse a datos de baja calidad y a la incapacidad de distinguirlos de los de alta calidad. A su vez, estos errores pueden tener un tremendo impacto en el balance final de una organización. Según Gartner, la mala calidad de los datos puede costar a una empresa una media de entre 9,7 y 14,2 millones de dólares anuales, y el 95% de las organizaciones afirma que la gestión de datos no estructurados es un problema importante.

¿Por qué la mala calidad de los datos y los errores en el lugar de trabajo pueden ser tan catastróficos para una empresa? Por ejemplo, la factura de un cliente: una vez finalizado el trabajo, se supone que el cliente recibe una factura y paga el dinero adeudado. Pero, ¿y si un empleado no envía la factura o introduce accidentalmente una dirección incorrecta porque estaba demasiado ocupado revisando datos o realizando tareas manuales que consumen mucho tiempo? Es posible que la empresa no descubra el error hasta pasadas varias semanas y pierda el dinero que le corresponde.

Esto puede parecer trivial, pero si estos pequeños errores en el lugar de trabajo persisten, pueden tener consecuencias nefastas para la empresa. Por ello, las empresas se apoyan ahora en las tecnologías de flujo de trabajo para reducir los errores en el lugar de trabajo en la era del trabajo híbrido.

Ventajas de la automatización de procesos empresariales

Los simples errores en el lugar de trabajo pueden acumularse rápidamente, por lo que las empresas están buscando soluciones de automatización de procesos empresariales para ayudar a automatizar procesos que reduzcan tareas rutinarias que consumen mucho tiempo, como el envío de facturas. Según McKinsey, el 60% de las profesiones podrían ahorrar un 30% de su tiempo con la automatización. La automatización de procesos empresariales ayuda a reducir la posibilidad de error humano al tomar un proceso repetible y llevarlo a cabo con precisión, coherencia y fiabilidad. También representa un sistema que puede realizar tareas las veinticuatro horas del día, siete días a la semana, 365 días al año: una perspectiva atractiva para las empresas.

Las ventajas de la automatización de procesos empresariales se extienden a todas las facetas de la organización, como el aumento de la productividad y el cumplimiento de las normativas mediante la creación de procesos empresariales más rentables, a prueba de errores y coherentes, y la posibilidad de que los empleados se centren en los asuntos que realmente requieren su atención. Las empresas que utilizan la automatización de procesos empresariales obtienen a menudo un potente retorno de la inversión, especialmente cuando se trata de la gestión de documentos. Muchos errores en el lugar de trabajo se deben a que los documentos se almacenan en varios lugares de la empresa híbrida sin que sea fácil encontrar o recuperar la última versión, lo que significa que los trabajadores del conocimiento pueden estar trabajando y tomando decisiones a partir de la versión incorrecta de un documento. Con una herramienta de gestión de documentos con funciones de automatización de procesos empresariales integradas, los trabajadores del conocimiento tienen un único punto de acceso a la información y los compromisos de forma organizada y segura, independientemente de dónde estén trabajando.

Los errores en el lugar de trabajo no son evitables al 100% en la era del trabajo híbrido, pero la integración de tecnologías de flujo de trabajo puede ayudar a mitigar el riesgo. Al automatizar el flujo de información para eliminar los errores y las duplicaciones de los procesos basados en documentos, las empresas pueden agilizar las operaciones haciendo que las tareas operativas y los procedimientos de trabajo sean repetibles, lo que permite a los trabajadores del conocimiento centrarse en las tareas que crean relaciones duraderas con clientes y consumidores.