Antti Nivala, Fundador y Director General, M-Files
25 de enero de 2023

En el clima empresarial actual, las cosas se mueven más rápido que nunca. Las organizaciones tienen ahora la tarea de gestionar y proteger más información, y la velocidad y la eficiencia se han impuesto como dos de las principales prioridades que permiten a las organizaciones seguir el ritmo de los negocios.

Sin embargo, muchas empresas siguen confiando en los enfoques heredados para gestionar esa afluencia de información, como el proceso de varios pasos de enviar, esperar y responder antes de poder finalizar un contrato. Hoy en día, las organizaciones deberían plantearse soluciones que les permitan aumentar la productividad, mejorar la eficiencia y tener un impacto empresarial significativo. Una forma de alcanzar estos objetivos es incorporar la automatización a los flujos de trabajo existentes.

La automatización de flujos de trabajo automatiza las tareas cotidianas de acuerdo con reglas empresariales predeterminadas para aumentar la coherencia, mejorar la eficiencia y lograr un rendimiento más rápido. Ayuda a que los procesos del mundo real sean más sencillos de seguir y más repetibles. La automatización de flujos de trabajo rara vez hace que un proceso sea totalmente automático, pero la racionalización y eliminación de pasos mecánicos, y la orientación que proporciona, pueden tener un impacto significativo en el resultado final.

Por ejemplo, éstas son algunas de las ventajas que cabe esperar de la automatización del flujo de trabajo:

Aumento de la productividad

La automatización de tareas específicas en torno a la información del cliente puede ayudar a reducir algunas de las tareas mundanas que consumen mucho tiempo y que a menudo conducen a ciclos innecesarios. Mediante la automatización del flujo de trabajo, los empleados son guiados a través del proceso de forma automática, por lo que no tienen que recordar físicamente lo que viene a continuación o pasar incontables minutos buscando ese documento perdido hace tiempo.

Por ejemplo, cuando un empleado inicia un nuevo proyecto para un cliente, la automatización del flujo de trabajo puede proporcionar automáticamente el contexto de fondo, así como plantillas de rellenado previo para los entregables del proyecto. Del mismo modo, cuando se finalizan los entregables, la automatización del flujo de trabajo puede garantizar que se completen todas las revisiones y aprobaciones necesarias antes de compartir el resultado final.

Sensación de seguridad Con la automatización del flujo de trabajo, los procesos existentes pueden configurarse para que se sigan de forma intuitiva, de modo que el trabajo se realice a tiempo y la información llegue de forma proactiva al destino correcto. Los flujos de trabajo correctos, los controles de seguridad, la gestión de registros y las aprobaciones se aplican a la información de forma automática, lo que contribuye a que los empleados ya no tengan que temer cometer errores.

Normas de cumplimiento estrictas

La gestión de la información es una parte fundamental del cumplimiento de la normativa, especialmente en sectores muy regulados.

La automatización del flujo de trabajo puede garantizar automáticamente el cumplimiento de las políticas, la seguridad de los documentos y la creación, el almacenamiento, el uso y la conservación de los archivos de forma que se cumplan los requisitos normativos. La automatización de flujos de trabajo puede ayudar a garantizar que los proyectos avancen por todos los pasos necesarios de forma adecuada y que se sigan todas las normas para cumplir los requisitos de conformidad, lo que puede ayudar a garantizar que solo las personas adecuadas tengan acceso a la información confidencial.

Pista de auditoría mejorada

La automatización del flujo de trabajo también puede permitir a las organizaciones realizar un seguimiento del historial de versiones de la información y ver inmediatamente una pista de auditoría. Cada paso se documenta automáticamente con un sello de fecha y hora. Las organizaciones obtienen visibilidad instantánea de la pista de auditoría en todos los documentos para facilitar la supervisión del control y mostrar pruebas del cumplimiento.

Los registros trazables que proporcionan los flujos de trabajo automatizados aportan pruebas de que se está siguiendo un proceso exigido, como la concesión de acceso sólo a personas concretas, lo que resulta valioso para cumplir los estrictos requisitos de las auditorías externas. Por ejemplo, una empresa que cumpla las normas ISO y haya implantado flujos de trabajo en un sistema de gestión de la calidad (SGC) puede demostrar que está procesando correctamente las acciones correctivas y preventivas.

Cómo empezar con la automatización de flujos de trabajo

A medida que las empresas siguen añadiendo herramientas adicionales a su pila tecnológica -desde ERP (planificación de recursos empresariales) hasta CRM (gestión de relaciones con los clientes) y sistemas de RR.HH. (recursos humanos)-, es importante asegurarse de que no se duplican los esfuerzos en varios sistemas. La automatización del flujo de trabajo puede ayudar a ser la herramienta práctica que lo una todo.

Para comenzar su viaje de automatización del flujo de trabajo, es importante recordar que está bien empezar poco a poco y crecer. Comience con un proceso que no sea demasiado complejo de automatizar y utilícelo como medio para validar la solución, facilitar la gestión del cambio y aprender a implantar mejor la automatización en su organización.

Piense en un proceso que no sea de misión crítica, de modo que si hay problemas o retrasos en la implantación, los efectos sean mínimos. Un proceso de alcance limitado en la organización (es decir, un proceso específico de un departamento, y no de toda la empresa) suele ser un buen punto de partida. Empezar con un proceso de alcance limitado también puede permitir realizar pruebas más eficaces y repetirlas en un grupo más reducido para obtener la información más útil.

Una vez que se domina la automatización de los procesos no críticos, es más fácil basarse en ella automatizando soluciones adicionales y más complejas. Empezar poco a poco permite comprender y definir mejor los objetivos de la implantación de una solución automatizada, para asegurarse de que la automatización mejora los procesos con el tiempo y aporta el valor deseado.

Al incorporar la automatización del flujo de trabajo, el mayor obstáculo suele ser el hecho de que las personas están tan acostumbradas a aprobar y mover información manualmente, que lo han convertido en una parte clave de su trabajo, en lugar de comprender realmente que se trata simplemente de trabajo ocupado. Mantener conversaciones con los empleados para ayudarles a comprender cómo la automatización del flujo de trabajo puede ayudarles a centrarse en el trabajo de mayor valor, en lugar de gastar ciclos interminables en trabajo manual innecesario, es una parte clave de una estrategia de automatización del flujo de trabajo exitosa. Los humanos siguen siendo el mayor obstáculo para el éxito si no comprenden el valor potencial desde el principio.

Con el aumento masivo de la cantidad de datos que las organizaciones generan, procesan y recopilan de innumerables fuentes de datos, la automatización del flujo de trabajo puede permitir a las empresas seguir el ritmo de los entornos en constante cambio. Empezando poco a poco y comunicando las ventajas a los empleados por adelantado, la automatización de los flujos de trabajo puede aumentar la eficiencia, la productividad y el cumplimiento de las normativas, pero solo si se aborda de forma bien planificada.

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Antti Nivala es fundador y consejero delegado de M-Fileslíder mundial en gestión de la información. Lea el perfil ejecutivo completo de Antti Nivala aquí.