M-Files Confidencialidad de los solicitantes de empleo

Última actualización: 26.3.2024

INTRODUCCIÓN
M-Files se compromete a proteger y respetar su privacidad. El presente Aviso de Privacidad describe los datos personales que M-Files recaba de usted y la forma en que los procesa.

M-Files proporciona una plataforma inteligente de gestión de la información de nueva generación que mejora el rendimiento empresarial ayudando a las personas a encontrar y utilizar la información de forma más eficaz. M-Files unifica sistemas, datos y contenidos en toda la organización sin alterar los sistemas y procesos existentes ni requerir la migración de datos.

Los datos personales que tratamos son controlados por:

M-Files Oy (0686200-7)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finlandia
[email protected]
y las empresas de nuestro Grupo (en lo sucesivo, "nosotros")

Responsable de protección de datos: [email protected]

 

¿Cuál es la finalidad y la base jurídica del tratamiento de datos personales?

La finalidad del tratamiento de datos personales es recibir y tramitar solicitudes de empleo y gestionar nuestros procesos de contratación. Tratamos datos relacionados con el proceso de contratación de las personas que han solicitado nuestros puestos para poder ponernos en contacto con el solicitante y para la toma de decisiones a la hora de cubrir los puestos.

La base jurídica para el tratamiento de datos personales es

  • nuestro interés legítimo, que se basa en la necesidad de tratar datos personales con fines de contratación y que se forma de la conexión entre nosotros o
  • su consentimiento, que puede solicitarse, por ejemplo, en las siguientes situaciones:
    • recogida de datos personales de referencias
    • tratamiento de datos personales en las evaluaciones de aptitud
    • tratamiento de datos personales en la realización de pruebas médicas

¿Qué datos personales tratamos?

Tratamos los siguientes datos personales de los solicitantes de empleo:

  • información básica como nombre, fecha de nacimiento, idioma, nombre de usuario y/u otro identificador, contraseña;
  • datos de contacto como dirección privada de correo electrónico, número privado de teléfono o domicilio;
  • información relativa al puesto en cuestión como información de la naturaleza y tipo del empleo e información de las personas de contacto designadas para el proceso de solicitud, solicitud de salario, información del inicio del trabajo. En el anuncio de búsqueda de empleo figuran detalles más específicos;
  • información importante relativa a la idoneidad que nos haya facilitado en relación con el proceso de contratación y otra información sobre usted, sus antecedentes, etc. como una fotografía, información relativa a los estudios y la educación, ocupación, información relativa al historial laboral (como empleadores, fecha de inicio y duración del empleo y naturaleza de las funciones), conocimientos lingüísticos, otras habilidades y competencias especiales, descripción de características personales, diferentes tipos de certificados y evaluaciones y referencias a las carteras, perfiles y otras fuentes en Internet y referencias y evaluaciones de personalidad y aptitud realizadas sobre la base de su consentimiento e información relativa a las mismas;
  • información sobre el desarrollo del proceso de contratación como la información de las siguientes entrevistas o la interrupción del proceso de contratación;
  • otra posible información que nos haya facilitado voluntariamente en relación con el proceso de contratación o publicada específicamente con fines profesionales, como un perfil de LinkedIn, o información que hayamos recopilado por separado basándonos en su consentimiento.

Facilitar sus datos es un requisito para que podamos avanzar en el proceso de solicitud.

¿De dónde recibimos los datos personales?

La fuente de información es principalmente usted como solicitante de empleo. Se utilizan otras fuentes de información dentro de los límites de la normativa aplicable. En caso necesario, podemos recurrir a consultores de contratación.

Al enviar una solicitud de empleo, usted da su consentimiento para que recopilemos información de su perfil publicada con fines profesionales en la medida en que la recopilación de datos sea necesaria y esté relacionada con el desempeño del trabajo teniendo en cuenta el puesto vacante.

¿A quién revelamos y transferimos datos? ¿Transferimos datos fuera de la UE o del EEE?

Tratamos los datos nosotros mismos y utilizamos subcontratistas que trabajan en nuestro nombre para el tratamiento de datos personales (gestión informática, servicios de contratación).

Por norma, no revelamos los datos de los solicitantes de empleo a terceros, a menos que hayamos solicitado y recibido su consentimiento para la divulgación de, por ejemplo, evaluaciones de aptitud.

Podremos revelar los datos personales que nos facilite a nuestras filiales y empresas asociadas, o a un propietario, copropietario u operador posterior de los servicios y a sus asesores en relación con una fusión, consolidación, reestructuración empresarial, la venta de la práctica totalidad de nuestras acciones y/o activos, o en relación con un procedimiento de quiebra, u otra reorganización empresarial. Podremos vender, transferir o compartir de otro modo algunos o todos sus activos, incluidos sus datos personales, en relación con una fusión, adquisición, reorganización o venta de activos o en caso de quiebra.

Recurrimos a subcontratistas para el tratamiento de datos personales en nombre y por cuenta nuestra. Hemos externalizado parcialmente el tratamiento de datos personales a subcontratistas para los siguientes servicios:

  • Gestión financiera (incluidos servicios de nóminas y contabilidad)
  • Recursos humanos
  • Gestión informática

Hemos garantizado la protección de sus datos mediante los contratos necesarios con los subcontratistas.

Transferimos datos personales fuera de la UE/EEE. Cuando los datos personales se procesan fuera de la UE/EEE, nos aseguramos de que el subcontratista se haya comprometido a utilizar las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea u otra salvaguardia adecuada según lo prescrito por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE.

¿Cómo protegemos los datos y durante cuánto tiempo los almacenamos?

Sólo aquellos de nuestros empleados que, en nombre de su trabajo, tienen derecho a procesar datos personales, están autorizados a utilizar los sistemas que contienen datos personales. Cada usuario tiene un nombre de usuario y una contraseña personales para acceder al sistema. Los datos se recogen en bases de datos protegidas con cortafuegos, contraseñas y otras medidas técnicas. Las comunicaciones entre el servidor y el cliente del usuario están protegidas. Las personas que tratan los datos están sujetas al secreto profesional. Las bases de datos y sus copias de seguridad se encuentran en locales cerrados y protegidos mediante control de acceso, a los que sólo pueden acceder determinadas personas previamente designadas.

Almacenamos los datos personales sólo durante el tiempo que sea necesario debido a la finalidad de su uso. En principio, los datos pueden utilizarse durante seis (6) meses para la búsqueda de empleo. Los datos se destruyen en dos (2) años. Si se convierte en nuestro empleado, almacenamos los datos que nos ha proporcionado como solicitante de empleo y la información relacionada con el proceso de contratación como parte de su perfil de RR.HH. de acuerdo con nuestro aviso de privacidad para nuestros empleados.

Evaluamos periódicamente la necesidad de almacenar datos teniendo en cuenta la legislación aplicable. Además, tomamos las medidas razonables para garantizar que no se almacenen datos personales incompatibles, obsoletos o inexactos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento. Corregimos o borramos dichos datos sin demora.

¿Cuáles son sus derechos como interesado?

Tiene derecho a acceder a los datos personales almacenados que le conciernan y a solicitar su rectificación o supresión. En la medida en que el tratamiento se base en el consentimiento, también tiene derecho a retirar o modificar su consentimiento. La retirada de su consentimiento no afecta a la legalidad del tratamiento anterior a la retirada del consentimiento.

Tiene derecho a oponerse o a exigir la limitación del tratamiento de sus datos y a presentar una reclamación ante la autoridad de control.

Por motivos relacionados con su situación particular, también tiene derecho a oponerse a otras actividades de tratamiento cuando la base jurídica del tratamiento sea el interés legítimo. En relación con su solicitud, deberá identificar la situación específica, basada en la cual se opone al tratamiento. Sólo podremos rechazar la solicitud de oposición por motivos legales.

Cláusula de confidencialidad para residentes en California

Este descargo de responsabilidad complementa la información que se encuentra en otras secciones de este Aviso de privacidad y se aplica únicamente a las personas físicas residentes en el estado de California, Estados Unidos. Todos los términos utilizados en esta sección tienen el mismo significado que se define en la Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018.

Los "datos personales" que recabamos de usted son aquellos que le identifican, describen o pueden relacionarse con usted. Los datos personales que recopilamos sobre usted figuran en la sección titulada "¿Qué datos personales tratamos?" del presente Aviso de privacidad. Recogemos esta información personal principalmente de usted como solicitante de empleo, pero podemos utilizar otras fuentes cuando lo permita la legislación aplicable.

Su información personal es procesada por el grupo de empresas M-Files y por subcontratistas que trabajan en nuestro nombre, por ejemplo consultores de contratación o servicios de nóminas y contabilidad, con el fin de evaluar las solicitudes de empleo y realizar entrevistas con los candidatos. Hemos suscrito los acuerdos necesarios con nuestros subcontratistas para garantizar la protección de sus datos personales. No revelaremos sus datos a terceros sin su consentimiento.

Sus datos personales podrán ser revelados a nuestras filiales y empresas asociadas, al propietario, copropietario u operador subsiguiente de los servicios y a sus asesores en relación con una fusión, consolidación, reestructuración, venta de la práctica totalidad de las acciones y/o activos, o en relación con un procedimiento de quiebra u otra reorganización empresarial. Sus datos personales pueden ser vendidos, transferidos o compartidos de otro modo en relación con una fusión, adquisición, reorganización o venta de activos o en caso de quiebra.

En virtud de la CCPA, usted tiene ciertos derechos en relación con su información personal y la forma en que la procesamos.

Tiene derecho a no recibir un trato discriminatorio en el ejercicio de su derecho a la intimidad en virtud de la CCPA.

Tiene derecho a saber qué información personal relacionada con usted hemos recopilado y conservamos, cómo la recopilamos y cómo la divulgamos. Puede solicitar la divulgación de la información recopilada por nosotros y de nuestro tratamiento de dicha información presentando una solicitud (request to know) en [email protected]. Puede realizar dicha solicitud de forma gratuita indicando que solicita saber qué información personal asociada a usted procesamos. Para atender su solicitud, la CCPA nos obliga a verificar su identidad. Para ello, recabaremos de usted la siguiente información:

  • sus datos de contacto;
  • una copia de su documento de identidad expedido por la autoridad competente...

La copia de su documento de identificación se presentará a través de un servicio seguro de intercambio de documentos, mediante un enlace que le será comunicado por M-Files a la recepción de su solicitud. Una vez verificada su identidad, la copia de su documento de identificación será destruida sin demora indebida.

También tiene derecho a solicitar la eliminación de la información personal que hayamos recopilado sobre usted. Las solicitudes de eliminación de información pueden comunicarse a [email protected] o por correo físico a la siguiente dirección:

M-Files Inc,
500 West 2nd Street, Suite 1850,
Austin, TX 78701
EE.UU.

Del mismo modo que cumplimos con las solicitudes para saber qué información procesamos, debemos verificar su identidad. Su identidad al presentar solicitudes de supresión se verificará como se ha descrito anteriormente. Además, las solicitudes de supresión pueden comunicársenos de forma gratuita, de forma similar a las solicitudes de información.

Usted tiene derecho a presentar solicitudes de conocimiento y solicitudes de supresión a través de un agente autorizado. Con el fin de comprobar que el agente está facultado para representarle en la presentación de solicitudes, solicitaremos a dicho agente que presente un poder u otro documento escrito en el que se detalle el alcance de la representación del agente sobre usted en tales asuntos.

Información de contacto

Si tiene alguna pregunta, comentario o duda sobre este Aviso de privacidad, su privacidad en relación con el uso de datos personales o la protección de los datos personales que tenemos sobre usted, póngase en contacto con nosotros:

Petra Rosvall
Maistraatinportti 1, 00240 Helsinki, Finlandia
+358 44 978 2295
[email protected]

Intentamos resolver rápidamente cualquier duda que pueda tener.

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