El panorama del lugar de trabajo ha cambiado y trabajar de forma más inteligente es esencial para tener un equilibrio entre la vida personal y el trabajo. Los procesos y procedimientos eficientes deben satisfacer las necesidades de los trabajadores del conocimiento, puesto que ellos prefieren usar su tiempo en estrategias que generan ingresos. Con este objetivo en mente, es fundamental implementar flujos de trabajo automatizados y sistemas de gestión documental. La gestión de documentos no solo se refiere a mantener una base de datos centralizada de documentos principales para las operaciones del negocio, sino también permitir la integración de mensajes de texto y correos electrónicos.

Aquellos días cuando las reuniones eran cara a cara y las notas se tomaban con lápiz y papel, son cosa del pasado. Las comunicaciones por correo electrónico y mensaje de texto, así como las reuniones virtuales son la norma hoy en día. Estas tecnologías emergentes son ejemplos perfectos de necesidades de control documental. Las empresas que buscan guardar y archivar correos electrónicos y archivos adjuntos, rastrear la comunicación por mensaje de texto o transcribir automáticamente las notas de cualquier reunión, utilizan soluciones de gestión de documentos. Afortunadamente, el software de gestión documental es un sistema de archivo digital de documentos completo que integra mensajes de texto y correos electrónicos con facilidad.

¿Qué es la gestión documental?

Quizá haya escuchado hablar sobre cómo las empresas en el pasado archivaban los documentos en el "cuarto de archivo", a menudo ubicado en el sótano o en una oficina en desuso y al que solo podían acceder los empleados con una llave. Llenos de gabinetes y cajas, todo organizado en orden alfabético, estos cuartos de archivo contenían generalmente documentos internos. Durante décadas, este sistema anticuado funcionó bien para las empresas, pero resultó que era inútil e ineficiente en un entorno de trabajo moderno que se apoya más en la tecnología, especialmente la plataforma de gestión documental de Windows.

Para adaptarse a estos cambios de paradigmas tecnológicos, tanto las grandes organizaciones como las pequeñas empresas utilizan ahora sistemas de gestión documental incluyendo técnicas de gestión de archivos, para mantener un repositorio electrónico y centralizado de documentos donde pueden rastrear y almacenar documentos. Este tipo de sistema de archivo digital reduce costos a largo plazo y ayuda con la automatización del trabajo. En caso de futuros litigios, el manejo de toda la comunicación digital con control y gestión de documentos ayuda a reducir el riesgo empresarial.

En pocas palabras, los sistemas de gestión documental (SGD o DMS por sus siglas en inglés) son una guía electrónica para todos los documentos, incluida la comunicación por correo electrónico y mensajes de texto. En cualquier momento, los empleados pueden obtener documentos internos, correos electrónicos o correspondencia por mensaje de texto, y sincronizar todo esto con flujos de trabajo donde otros empleados pueden compartir o editar documentos adjuntos. En resumen, se trata de un enfoque de gestión de documentos eficiente.

Los beneficios de un sistema de gestión documental superior

Los sistemas de gestión documental reducen la tarea improductiva de rebuscar entre la correspondencia de correos electrónicos pasados en busca de documentos o información relevante para un proyecto en curso, ya que el almacenamiento electrónico de archivos indexa automáticamente la información. Los empleados pueden localizar fácilmente correos electrónicos en el sistema electrónico de datos y compartirlos con miembros del equipo que tengan privilegios de acceso.

¿Por qué es útil el archivado de documentos? Las soluciones de gestión documental brindan un enfoque integral e intuitivo que garantiza un flujo de trabajo colaborativo fluido. Los proyectos más grandes requieren que diferentes equipos trabajen simultáneamente para construir las partes individuales necesarias para alcanzar el objetivo deseado.

Es fácil que se pierdan los entregables para clientes entre una serie de correos electrónicos. Además de las tareas administrativas redundantes, las primeras horas de trabajo que se destinan a redactar y responder correos electrónicos deberían ser para consolidar los detalles necesarios para completar tareas, y no para rastrear los documentos de un proyecto en hilos de correspondencia. Los trabajadores del conocimiento prefieren el software de gestión documental en la nube para obtener una gestión del conocimiento superior.

Integrar software de gestión documental para contenido no tradicional, como la comunicación por correo electrónico para la colaboración entre equipos previene los atrasos en los proyectos cuando se incorporan nuevos empleados o se realizan ajustes internos. Además, una estrategia de gestión documental asegura las mejores prácticas de gestión electrónica de archivos, lo que mejora el cumplimiento normativo y la seguridad de las políticas de comunicación por correo electrónico y mensajes de texto. Contar con una política de control documental también minimiza la posibilidad de pérdida de datos.

El software de gestión documental bajo demanda es el futuro del trabajo

Las empresas también están usando el mismo método de gestión documental para los mensajes de texto. En la actualidad, los negocios se manejan desde el dispositivo en la palma de la mano. Brindar a los clientes la posibilidad de comunicarse con gerentes de cuenta cuando lo deseen, implica que los mensajes de texto también incluirán detalles vitales y documentos que necesitan ser almacenados en repositorios de información. Así pues, el documentar la comunicación por mensajes de texto no debe ser ignorada.

Ahora más que nunca, las empresas necesitan utilizar una gestión de documentos en la nube. Un sistema electrónico de documentos audita los rastros de las colaboraciones no tradicionales que incluyen la comunicación con miembros de equipos remotos u oficinas internacionales. Las estrategias de gestión de archivos, en combinación con un sistema de gestión documental con opciones para hacer revisión, permiten a los trabajadores acceder a documentos enviados por mensaje de texto para editarlos y verlos mientras se mantienen las medidas de cumplimiento.

Una vista detallada del documento original que contiene cada revisión queda registrada, así los empleados no necesitan buscar mensajes de texto pasados, ya que el dispositivo está sincronizado con la solución de gestión de documentos.

Asegure las mejores prácticas de gestión documental

Los sistemas de gestión documental potencian las capacidades de los smartphones actuales que están equipados con las mismas aplicaciones encontradas en las computadoras de escritorio. Dado que viajar es un componente esencial para mantener la conexión con oficinas internacionales o clientes, los trabajadores del conocimiento utilizan aplicaciones de gestión de documentos en la nube en sus dispositivos móviles para lograr eficiencia, aprovechando un sistema de archivo digital para empresas que soporta las complejidades a las que se enfrentan los trabajadores del conocimiento que deben realizar múltiples tareas mientras se desplazan de un lugar otro.

El fácil acceso a una plataforma digital de gestión de documentos a través de teléfonos móviles ofrece la libertad de viajar sin dispositivos incómodos, como una computadora portátil, que resultan ser una molestia durante los controles de aduana en los aeropuertos. Un empleado que viaja de la oficina de Nueva York a Boston no solo tiene acceso al control documental de documentos compartidos en su dispositivo, sino también a otras ubicaciones en las que se encuentra la empresa.

Gestión del conocimiento: escale su negocio con sistemas de control documental

Proporcionar una computadora portátil temporalmente o dar acceso a una computadora de escritorio conectada a un programa de gestión documental es un paso hacia lograr tener una fuerza laboral moderna. Los trabajadores del conocimiento creen que este software es el mejor repositorio de documentos. La gestión documental es una innovación vanguardista en la productividad que permite a las empresas escalar su negocio mientras cultivan un lugar de trabajo que brinda a los trabajadores del conocimiento el equilibrio entre el trabajo y la vida personal que tanto desean.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un documento controlado?

Un documento controlado es un archivo almacenado en una base de datos centralizada, un documento compartido en una organización que pasa por una serie de auditorías, revisiones y cambios. Un documento controlado solo puede ser modificado según un procedimiento establecido y por personas autorizadas y es utilizado comúnmente para capturar y distribuir pautas, reglas, regulaciones, políticas y procedimientos operativos estándares (POE o SOP por sus siglas en inglés).

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión documental?

Un software de gestión documental es un sistema de archivo digital de documentos que almacena todos los documentos de una empresa en una base de datos centralizada. Es un software que audita, rastrea, almacena y gestiona documentos electrónicos.

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