Ethan y Joel Coen. Elton John y Bernie Taupin. Doritos y Taco Bell. Las colaboraciones dan lugar a resultados revolucionarios y creativos. Sin embargo, la próxima colaboración que cambiará las reglas del juego será entre los trabajadores del conocimiento y los robots, específicamente, los chatbots de IA.

El futuro de la colaboración está estrechamente ligado a la integración de la inteligencia artificial (IA) y la gestión de información. De hecho, según un informe realizado por MIT Sloan Management Review y Boston Consulting Group, las empresas que enfatizan la colaboración entre la IA y los trabajadores humanos son más exitosas. La IA puede ser utilizada para mejorar la colaboración entre los equipos a través de la agilización de procesos, el descubrimiento de nuevas perspectivas y el impulso de la productividad. Por ejemplo, las tecnologías de IA pueden integrarse con aplicaciones de comunicación empresarial, como las herramientas para la colaboración entre equipos y la comunicación unificada. Esto aumenta la productividad de los trabajadores, ahorra tiempo y mejora la dinámica general del negocio.

Lo que está claro es que el futuro de la colaboración eficaz estará entrelazado con la IA y los sistemas de gestión de información. Al aprovechar la IA, las empresas pueden mejorar la colaboración entre los equipos, optimizar los procesos y aumentar la productividad.

Trabajar con IA

Expertos de todas las profesiones están fascinados con las capacidades de la automatización del trabajo del conocimiento que ofrecen los chatbots de IA como ChatGPT. Impulsadas por grandes modelos de lenguaje (LLM) en el back-end, estas herramientas pueden funcionar como potentes aliados para lograr la colaboración.

Los trabajadores del conocimiento pueden pedir a los chatbots de IA que localicen rápidamente información almacenada en la base de conocimiento de su empresa o dentro de conjuntos de datos públicos mediante una interfaz de usuario sencilla basada en instrucciones. Además, pueden usar los chatbots de IA como verdaderos aliados creativos que les ofrezcan sugerencias y comentarios sobre sus ideas.

La colaboración entre los trabajadores del conocimiento y la IA no es la única manera en que las tecnologías avanzadas están moldeando el futuro del trabajo del conocimiento. La automatización con IA de la gestión de información y de los procesos de negocio transformará los roles de la gestión del conocimiento tal y como los entendemos hoy.

Gestión del conocimiento e inteligencia artificial

Cuando surgió la World Wide Web en los años 1990, muchas personas esperaban que transformara la colaboración. Aunque las innovaciones de Internet han contribuido a mejorar la colaboración a lo largo de los años, los trabajadores del conocimiento siguen careciendo de un conjunto integral de herramientas para reducir las tareas manuales. La IA puede utilizarse para mejorar las capacidades de búsqueda dentro de los sistemas de gestión del conocimiento, permitiendo a los usuarios encontrar la información pertinente más rápidamente, aprovechando el contexto, los sinónimos y las preferencias de usuario.

Estas mejoras no solo aumentan la productividad, sino que también fomentan la compartición de conocimiento. Además, la IA generativa (GenAI) está revolucionando la gestión del conocimiento a través de la creación de nuevo contenido como texto, imágenes y videos basados en información aprendida de un conjunto de datos de entrenamiento. La tecnología de IA también aborda los retos modernos de la gestión del conocimiento haciendo que el contenido sea fácil de descubrir y compartir. La integración de la IA y el aprendizaje automático en un sistema de gestión del conocimiento crea búsquedas inteligentes, lo que  aumenta la productividad y mejora la forma en que se utiliza el contenido.

La IA y la gestión del conocimiento son la combinación perfecta para la colaboración, ya que la IA puede utilizarse para mejorar las capacidades de búsqueda dentro de los sistemas de gestión del conocimiento, mientras que la IA generativa revoluciona la gestión del conocimiento, creando nuevo contenido basado en información aprendida de un conjunto de datos de entrenamiento.

Si bien la transformación digital trasladó algunos procesos a la nube, los trabajadores del conocimiento siguen pasando mucho tiempo introduciendo, manteniendo, modificando y buscando información. Además, trabajan con datos aislados, pues se calcula que los trabajadores del conocimiento pasan aproximadamente 12 horas a la semana buscando información clave.

Un sistema de gestión del conocimiento combinado con soluciones de IA elimina los silos y automatiza los procesos manuales que son propensos a errores y hacen perder el tiempo a los trabajadores del conocimiento. Los sistemas líderes de gestión del conocimiento eliminan el caos de información organizando automáticamente los datos, independientemente de dónde se encuentren.

El impacto de la gestión documental y la gestión de la información

El trabajo del conocimiento necesita acceder a la información correcta en el momento oportuno. La información generalmente es almacenada en forma de documentos y la mayoría de las organizaciones almacenan sus documentos críticos en una variedad de sistemas, tales como:

• repositorios;
• aplicaciones;
• archivos compartidos;
• sistemas de ECM;
• plataformas de CRM.

Un sistema de gestión documental inteligente aporta orden al caos. Gracias al aprendizaje automático, el sistema crea conexiones inteligentes entre el contenido del conocimiento ubicado en diversos lugares dentro de una organización, utilizando el etiquetado con metadatos para facilitar dichas conexiones. De esta manera, un sistema así permite a todos los trabajadores encontrar la información simplemente buscando lo que necesitan, sin tener que saber dónde está almacenada.

Los desafíos y las soluciones para la colaboración en el trabajo del conocimiento

El futuro del trabajo para los trabajadores del conocimiento es un prolífico panorama de colaboración mejorada y una reducción del trabajo innecesario. A continuación, presentamos algunas maneras en las que el software de automatización con IA creará entornos de información más integrados.

Creando documentos

Reinventar la rueda cada vez que un trabajador necesita crear un documento nuevo va en contra de las mejores prácticas en gestión documental. El software de automatización de documentos permite a los trabajadores crear y utilizar fácilmente plantillas de documentos o de grupos de documentos. Estas herramientas no-code pueden ayudar incluso a los usuarios sin conocimientos técnicos a generar plantillas avanzadas en cuestión de minutos.

Encontrando documentos

Sin un sistema de gestión documental sólido, el caos de contenido es inevitable. La IA para la gestión del conocimiento organiza los documentos y ayuda a los trabajadores del conocimiento a encontrar y utilizar fácilmente la información en el contexto empresarial adecuado.

Flujos de trabajo para documentos

Traspasar archivos entre los involucrados es una práctica habitual en la mayoría de las empresas. Gestionar manualmente este proceso es una pérdida de tiempo para los trabajadores del conocimiento y puede conducir a cuellos de botella. Las herramientas de automatización robótica de procesos impulsadas por IA pueden capturar, almacenar y recrear los flujos de trabajo de los usuarios. Así, los trabajadores del conocimiento pueden enfocarse en lo realmente importante y trabajar de forma más inteligente.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión de información?

Los sistemas de gestión de información ahorran horas de trabajo innecesario a los empleados y les ayudan a reducir errores asociados a procesos manuales mediante la automatización de la recopilación, compartición, mantenimiento, almacenamiento y recuperación de datos empresariales. Esto permite a los trabajadores del conocimiento dedicar más tiempo a aplicar su know-how creativo y de resolución de problemas.

¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?

Un software de gestión del flujo de trabajo captura y automatiza los flujos de trabajo comunes relacionados con el trabajo del conocimiento y funciona de la mejor manera cuando es impulsado con IA.

Muchos flujos de trabajo implican compartir, editar y aprobar documentos. Cuando un usuario crea un documento, la IA escanea su contenido para activar los flujos de trabajo y establecer los permisos. A continuación, el software comparte automáticamente el documento con las personas pertinentes.

El software automatiza tareas en un proceso de principio a fin. Cada vez que alguien completa su tarea, el software alerta a las otras partes interesadas y les recuerda completar sus tareas. Esto ahorra tiempo a todos los involucrados.

¿Cómo se automatiza un documento?

El software de automatización de documentos es la manera más rápida y fácil de automatizar la creación y gestión de plantillas de documentos. Las herramientas de IA van un paso más allá y aprenden sobre la organización y sus flujos de trabajo a medida que los usuarios interactúan con el software. Las herramientas de automatización de documentos proporcionan información proactiva y ofrecen sugerencias para la organización de documentos. También mejoran la autoclasificación de documentos y las funciones de búsqueda de documentos.