Joel y Ethan Coen. Elton John y Bernie Taupin. Doritos y Taco Bell. Las colaboraciones dan lugar a trabajos innovadores y creativos. Pero la próxima colaboración que cambiará las reglas del juego será entre trabajadores del conocimiento y robots, en concreto, chatbots de inteligencia artificial.

El futuro de la colaboración está estrechamente ligado a la integración de la Inteligencia Artificial (IA) y la gestión de la información. Según un informe de MIT Sloan Management Review y Boston Consulting Group, las empresas que hacen hincapié en la colaboración entre la IA y los trabajadores humanos tienen más éxito. La IA puede utilizarse para mejorar la colaboración en equipo agilizando los procesos, revelando nuevas perspectivas e impulsando la productividad. Por ejemplo, las tecnologías de IA pueden integrarse con aplicaciones de comunicación empresarial, como herramientas de colaboración en equipo y comunicaciones unificadas, para mejorar la productividad de los trabajadores, ahorrar tiempo y mejorar el flujo general de la empresa.

Una cosa está clara: el futuro de la colaboración eficaz estará entrelazado con la IA y los sistemas de gestión de la información. Al aprovechar la IA, las empresas pueden mejorar la colaboración en equipo, agilizar los procesos y aumentar la productividad.

Trabajar con IA

Expertos de todas las profesiones están fascinados con las capacidades de automatización del trabajo del conocimiento de los chatbots de IA como ChatGPT. Potenciadas por grandes modelos lingüísticos (LLM) en el back-end, estas herramientas pueden funcionar como potentes socios de colaboración.

Los trabajadores del conocimiento pueden pedir a los chatbots de IA que localicen rápidamente información almacenada en la base de conocimientos de su empresa o en conjuntos de datos públicos mediante una interfaz de usuario sencilla y basada en instrucciones. También pueden utilizar los chatbots de IA como verdaderos socios de colaboración creativa que ofrecen sugerencias y comentarios sobre ideas.

La colaboración entre los trabajadores del conocimiento y la IA no es la única forma en que las tecnologías avanzadas están influyendo en el futuro del trabajo del conocimiento. La automatización de la información y de los procesos empresariales impulsada por la IA remodelará las funciones de gestión del conocimiento tal y como las conocemos.

Gestión del conocimiento e inteligencia artificial

Cuando surgió la World Wide Web en los años 90, muchos esperaban que transformara la colaboración. Aunque las innovaciones de Internet han contribuido a mejorar la colaboración a lo largo de los años, los trabajadores del conocimiento siguen careciendo de un conjunto de herramientas integrales para reducir las tareas manuales. La IA puede utilizarse para mejorar las capacidades de búsqueda dentro de los sistemas de gestión del conocimiento, permitiendo a los usuarios encontrar información relevante con mayor rapidez aprovechando el contexto, los sinónimos y las preferencias del usuario.

Estas mejoras no sólo aumentan la productividad, sino que también fomentan el intercambio de conocimientos. Además, la IA generativa (GenAI) está revolucionando la gestión del conocimiento al crear nuevos contenidos como texto, imágenes y vídeos a partir de la información aprendida de un conjunto de datos de entrenamiento. La tecnología de IA también aborda los retos modernos de la gestión del conocimiento haciendo que los contenidos sean fácilmente descubribles y compartibles. La integración de la IA y el aprendizaje automático en un sistema de gestión del conocimiento genera búsquedas inteligentes, lo que aumenta la productividad y mejora el uso de los contenidos.

La IA y la gestión del conocimiento presentan la tormenta perfecta de colaboración: la IA puede utilizarse para mejorar las capacidades de búsqueda dentro de los sistemas de gestión del conocimiento, mientras que la GenAI revoluciona la gestión del conocimiento, creando nuevos contenidos basados en la información aprendida a partir de un conjunto de datos de formación.

Aunque la transformación digital ha trasladado algunos procesos a la nube, los trabajadores del conocimiento siguen dedicando demasiado tiempo a introducir, mantener, modificar y buscar información. También operan en silos de datos: se calcula que los usuarios del conocimiento pasan 12 horas a la semana buscando información clave.

Un sistema de gestión del conocimiento, combinado con soluciones de IA, destruye los silos y automatiza los procesos manuales propensos a errores que hacen perder el tiempo a los trabajadores del conocimiento. Los sistemas de gestión de la información líderes del sector eliminan el caos informativo organizando automáticamente los datos con independencia de su ubicación.

El impacto de la gestión de documentos y la gestión de la información

El trabajo del conocimiento debe acceder a la información adecuada en el momento oportuno. La información se almacena generalmente en forma de documentos, y la mayoría de las organizaciones almacenan los documentos críticos en diversos sistemas, entre ellos:

• Repositorios
• Aplicaciones
• Archivos compartidos
• Sistemas ECM
• CRM plataformas

Un sistema inteligente de gestión de documentos pone orden en el caos. Mediante el aprendizaje automático, el sistema crea conexiones inteligentes entre los contenidos de conocimiento en cualquier lugar de una organización, etiquetando los documentos con metadatos. Un sistema así permite a los trabajadores encontrar la información simplemente buscando lo que buscan, en lugar de tener que saber dónde está almacenado.

Retos y soluciones de la colaboración en el trabajo del conocimiento

El futuro del trabajo para los trabajadores del conocimiento es un exuberante paisaje de colaboración mejorada y trabajo ocupado reducido. Estas son algunas de las formas en que el software de automatización de IA creará entornos de información más integrados.

Creación de documentos

Reinventar la rueda cada vez que un trabajador quiere crear un nuevo documento es lo contrario de las mejores prácticas de gestión documental. El software de automatización de documentos permite a los trabajadores crear y utilizar fácilmente plantillas o conjuntos de documentos. Estas herramientas sin código pueden ayudar incluso a usuarios sin conocimientos técnicos a generar plantillas avanzadas en cuestión de minutos.

Búsqueda de documentos

Sin un sistema sólido de gestión de documentos, el caos de contenidos es inevitable. La IA para la gestión del conocimiento organiza los documentos y ayuda a los trabajadores del conocimiento a encontrar y utilizar fácilmente la información en el contexto empresarial adecuado.

Flujos de trabajo de documentos

El traspaso de archivos entre las partes interesadas es una práctica habitual en la mayoría de las empresas. Gestionar el proceso manualmente es una pérdida de tiempo para los trabajadores del conocimiento y puede provocar cuellos de botella. Las herramientas robóticas de automatización de procesos basadas en IA pueden capturar, almacenar y recrear los flujos de trabajo de los usuarios. Los trabajadores del conocimiento pueden centrarse en lo que importa y trabajar de forma más inteligente.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión de la información?

Los sistemas de gestión de la información ahorran tiempo de trabajo a los empleados y reducen los errores asociados a los procesos manuales al automatizar la recopilación, el intercambio, el mantenimiento, el almacenamiento y la recuperación de datos empresariales. Esto permite a los trabajadores del conocimiento dedicar más tiempo a aplicar sus conocimientos creativos y de resolución de problemas.

¿Qué es la gestión del flujo de trabajo del conocimiento?

El software de gestión del flujo de trabajo del conocimiento captura y automatiza los flujos de trabajo comunes relacionados con el trabajo del conocimiento y funciona mejor cuando se mejora con IA.

Muchos flujos de trabajo implican compartir, editar y aprobar documentos. Cuando un usuario crea un documento, AI analiza el contenido del documento para activar flujos de trabajo y establecer permisos. A continuación, el software comparte automáticamente el documento con las personas adecuadas.

El software automatiza las tareas en un proceso de principio a fin. Cada vez que alguien completa su tarea, el software avisa a los demás implicados y les recuerda que deben completar sus tareas. Esto ahorra tiempo a todos los implicados.

¿Cómo se automatiza un documento?

El software de automatización de documentos es la forma más rápida y sencilla de automatizar la creación y gestión de plantillas de documentos. Las herramientas de IA van un paso más allá y aprenden sobre la organización y sus flujos de trabajo a medida que los usuarios interactúan con el software. Las herramientas de automatización de documentos proporcionan información proactiva y ofrecen sugerencias para la clasificación de documentos. También mejoran la autoclasificación de documentos y potencian las funciones de búsqueda de documentos.