Funciones clave para la automatización de procesos empresariales
Aumente la eficacia y el cumplimiento con M-Files Business Process Automation
La automatización de procesos empresariales utiliza la tecnología para automatizar métodos repetibles y complejos. Al ejecutar automáticamente una serie de tareas, la automatización de procesos empresariales puede mejorar la eficiencia, garantizar el cumplimiento, estandarizar prácticas y aumentar la satisfacción del cliente.
Identificar y automatizar los procedimientos corporativos requiere una tecnología superior de gestión de procesos empresariales. Con el software BPM adecuado, las empresas pueden adoptar fácilmente la automatización del flujo de trabajo para muchas tareas rutinarias pero críticas. Esto puede eliminar actividades propensas a errores y liberar a los equipos para que se centren en áreas que requieren atención y un toque humano.
M-Filesuna plataforma inteligente de gestión de la información, automatiza los flujos de trabajo de documentos y otros procesos empresariales con inteligencia artificial y tecnologías de aprendizaje automático. Con M-Files, los ejecutivos pueden respaldar mejor el modo en que sus empresas gestionan los datos, garantizar la calidad y promover niveles de servicio coherentes en todas sus organizaciones.
El impacto de la automatización de los procesos empresariales
La automatización de los procesos empresariales puede tener un impacto significativo en casi todas las áreas de la empresa.
Recursos Humanos
A la hora de reclutar, contratar e incorporar nuevos empleados, los robots con IA pueden encargarse de gran parte del trabajo rutinario para ahorrar miles de dólares por empleado al año. Los robots pueden ser entrenados para revisar miles de currículos, buscando palabras clave específicas para reducir la lista de candidatos de alto valor y programar entrevistas. Los flujos de trabajo automatizados pueden gestionar gran parte del proceso de contratación e incorporación, garantizando que los detalles y las tareas específicas se realicen de acuerdo con las directrices de la empresa y los marcos normativos. Esta automatización libera a los empleados de recursos humanos para que puedan dedicar más tiempo a los candidatos y a las nuevas contrataciones.
Atención al cliente
Ofrecer una experiencia de cliente excepcional es una prioridad para las empresas de todos los sectores. Los bots de chat pueden gestionar de forma rápida y eficiente muchas interacciones entre una marca y sus clientes, ofreciendo una experiencia más rápida y eficiente en todo, desde el pago de facturas hasta la resolución de problemas. Este tipo de automatización puede liberar a los agentes de atención al cliente para que dediquen más tiempo a los tipos de interacciones que requieren intervención humana y necesitan atención inmediata.
Gestión financiera
La tecnología de automatización de procesos empresariales combinada con la solución de gestión de documentos (DMS) adecuada puede ocuparse de muchas cuestiones financieras rutinarias, como conciliar cuentas, crear asientos, preparar estados financieros y enviar facturas. Los directores financieros pueden dedicar más tiempo a tareas con visión de futuro que posicionen mejor a las empresas para el éxito.
Acceda al instante a la información que necesita
Desde la creación hasta la eliminación, vea cómo M-Files proporciona una forma más inteligente de gestionar documentos, correos electrónicos y todo su contenido.
Funciones diseñadas para la automatización de procesos empresariales
M-Files proporciona todas las herramientas que necesita para automatizar los flujos de trabajo y gestionar los ciclos de vida de los documentos con el fin de aumentar la eficacia e impulsar el rendimiento empresarial.
Para que los documentos y la información estén disponibles en toda la organización, M-Files utiliza tecnología basada en IA para buscarlos, encontrarlos, analizarlos y etiquetarlos en todas las plataformas y repositorios. En lugar de trasladar los registros a un repositorio central -un proceso largo, costoso y arriesgado-, M-Files crea conexiones con ellos y presenta a los administradores una visión unificada de todo el contenido de la organización. M-Files facilita la búsqueda de un documento determinado etiquetándolo con metadatos que describen la finalidad, las personas, el contenido y los plazos asociados a él. Los usuarios no necesitan saber dónde está almacenado ese documento. Pueden buscar lo que buscan y conectarse a él en cuestión de segundos.
M-Files también proporciona tecnología que automatiza los flujos de trabajo y las prácticas de uso intensivo de documentos para apoyar la automatización de los procesos empresariales. Las organizaciones pueden crear flujos de trabajo en el motor M-Files Workflow, personalizándolos para adaptarlos a sus necesidades. M-Files facilita la configuración de flujos de trabajo para documentos, empleados y proyectos, y la automatización de procesos como la aprobación de contratos, la facturación y la creación de contenidos.
M-Files supervisa automáticamente cada paso de cada proceso, emitiendo notificaciones y alertas para garantizar que las tareas se completan correctamente y a tiempo.
La visibilidad total de cada procedimiento y una pista de auditoría completa de las actividades facilitan la garantía de que las prácticas corporativas cumplen las directrices de la empresa y los marcos normativos.
Una solución unificada
M-Files consolida múltiples aplicaciones en una única plataforma que ofrece potentes funciones de búsqueda y gestión de la información en las principales tecnologías de las empresas.
Flujos de trabajo automatizados
M-Files utiliza los metadatos de cada documento para guiar el expediente a través de su flujo de trabajo. A medida que se completa cada tarea o etapa, los metadatos se actualizan y el expediente se transfiere a la siguiente persona o proceso.
Notificaciones automáticas
Los empleados pueden recibir notificaciones automáticas cuando deban realizar una tarea relacionada con un proceso empresarial automatizado.
Uso flexible
M-Files puede implantarse en la nube, en las instalaciones o como una solución híbrida que ofrece lo mejor de ambos escenarios de implantación.
Integración perfecta
M-Files se comunica fácilmente con otros sistemas y se integra estrechamente con el ERP existente, CRM y otras plataformas para que la información esté conectada en toda la organización.
Facilidad de uso
Aunque M-Files es una plataforma potente y versátil, es fácil de manejar e incluye plantillas de soluciones ya preparadas para una gran variedad de casos de uso habituales.
Configuración personalizada
M-Files puede configurarse fácilmente para las necesidades específicas de su empresa.
Seguridad de nivel empresarial
M-Files protege los documentos con cifrado de nivel empresarial y permisos dinámicos que controlan quién tiene acceso a ellos en función de su función y del contenido de los registros.
Optimice su flujo de trabajo documental con M-Files
M-Files es una solución inteligente de gestión de la información impulsada por IA que permite entregar la información adecuada a las personas adecuadas, justo cuando la necesitan. A diferencia de los sistemas tradicionales de gestión de documentos empresariales, M-Files supera los silos de información unificando los datos y la información en toda la organización sin alterar los sistemas o procesos existentes. En lugar de requerir que los documentos se trasladen en una costosa migración a una ubicación centralizada, M-Files utiliza la IA para identificar y conectar documentos en una amplia gama de sistemas, repositorios, ubicaciones y dispositivos. Las etiquetas de metadatos proporcionan un contexto que facilita la búsqueda de documentos cuando se necesitan.
M-FilesLas etiquetas de metadatos también facilitan la automatización del flujo de trabajo de gestión de documentos y mejoran la gestión de procesos empresariales (BPM). Los metadatos guían a un documento a través de cada etapa de un flujo de trabajo y se actualizan automáticamente a medida que pasa de borrador a edición, revisión, comentario, aprobación o firma.
M-Files El motor de flujos de trabajo es una sencilla aplicación que le permite crear fácilmente sus propios flujos de trabajo basados en procesos empresariales personalizados. Los flujos de trabajo de M-Files pueden crear asignaciones para colegas, realizar un seguimiento automático, emitir recordatorios y garantizar que cada etapa del flujo de trabajo se ejecute de acuerdo con las directrices de la empresa o los requisitos normativos.
Un caso práctico: cómo M-Files apoya la gestión de contratos
El valor de la tecnología de automatización de procesos empresariales M-Files' es evidente en el proceso de contratación. Preparar, aprobar y firmar contratos a mano puede llevar mucho tiempo. Este proceso puede generar retrasos. M-Files puede automatizar muchos pasos para hacer las cosas más eficientes.
Uso de plantillas
M-Files garantiza que los empleados que crean contratos tengan acceso a las plantillas más recientes. Esto ayuda a los equipos a evitar empezar de cero con cada nuevo acuerdo. El resultado son documentos preparados con mayor coherencia para reducir el riesgo de error.
Control de versiones de borradores de contratos
A medida que los equipos negocian y actualizan los contratos, M-Files gestiona automáticamente las versiones. Así se garantiza que todo el mundo trabaja con el documento más reciente y preciso.
Revisión y aprobación
Cuando los contratos están listos para su revisión y aprobación, M-Files asigna automáticamente las tareas. También se comunica con las personas adecuadas.
Firma
M-Files es compatible con muchas aplicaciones de firma electrónica. Estas aplicaciones permiten a todo el mundo firmar el contrato desde cualquier dispositivo móvil. Esta capacidad acelerada garantiza que los contratos se firmen en menos tiempo.
Promulgación del contrato
Una vez que las partes firman los contratos, pueden poner los términos en flujos de trabajo automáticos. Este proceso garantiza que asignemos, supervisemos, rastreemos y completemos cada acuerdo a tiempo y correctamente.
Cómo M-Files aumenta la eficiencia de su empresa
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
