Solución de gestión del cumplimiento
Una solución de gestión del cumplimiento puede mejorar el control de los documentos
Para las empresas que operan en sectores muy regulados, la gestión de la información, los datos y los documentos es una parte fundamental del cumplimiento de la normativa. Sin embargo, la gestión de datos empresariales puede ser una tarea enormemente compleja y confusa. Y si tenemos en cuenta que muchas empresas siguen dependiendo de procesos manuales para enrutar, archivar y organizar los documentos críticos para el cumplimiento, es fácil darse cuenta de lo abrumadora que puede llegar a ser la tarea de gestionar correctamente los documentos.
Una solución superior de gestión del cumplimiento puede ayudar a las empresas a evitar las multas paralizantes y los problemas de responsabilidad derivados del incumplimiento de los requisitos de gestión de datos y archivos. La tecnología de gestión del cumplimiento adecuada puede aplicar automáticamente políticas, proteger documentos y garantizar que los archivos se creen, almacenen, utilicen y conserven de forma que cumplan las directrices de la empresa y los requisitos normativos.
Como plataforma inteligente de gestión de la información de nueva generación, M-Files ofrece una solución de gestión del cumplimiento que simplifica drásticamente la gestión de documentos y la gestión del riesgo empresarial. Con M-Files, las empresas pueden gestionar documentos fácilmente, automatizar procesos críticos y mantener la información segura y controlada.
Más control sobre documentos y procesos
Mantenga sus datos seguros y aplique políticas en toda la organización con M-Files.
Gestión de documentos para facilitar el cumplimiento
M-FilesEl enfoque basado en metadatos para la organización de documentos la convierte en una solución ideal para la gestión del cumplimiento de normativas. M-Files ofrece varias funciones que ayudan a las organizaciones en áreas altamente reguladas o con un uso intensivo de documentos, como la gestión de documentos jurídicos, a simplificar el cumplimiento de normativas al tiempo que protegen los documentos frente a robos, infracciones, filtraciones o exposiciones involuntarias.
Flujos de trabajo automatizados
Muchos documentos forman parte de flujos de trabajo estándar que incluyen creación, revisión, edición, aprobación y firma. Documentos como los contratos firmados pueden formar parte de un flujo de trabajo que garantice el cumplimiento de determinadas estipulaciones y acuerdos del contrato. M-Files puede automatizar estos flujos de trabajo para garantizar que cada paso del proceso se ejecuta correctamente y que los documentos y procesos se gestionan de conformidad con las directrices de la empresa y los requisitos normativos. Utilizando los metadatos de un documento, M-Files puede guiar automáticamente cada documento a la siguiente etapa de un flujo de trabajo, comunicarse con las partes pertinentes sobre las acciones requeridas, emitir recordatorios cuando sea necesario y documentar cada paso a lo largo del camino.
Permisos dinámicos
M-Files utiliza permisos estrictos para regular quién tiene acceso a cualquier documento. Los permisos de acceso pueden controlarse por usuario, grupo, función y cualquier propiedad de metadatos.
Registros de auditoría completos
Como solución de gestión del cumplimiento, M-Files puede generar fácilmente un registro de auditoría para cada documento que revele quién ha accedido a él y qué acciones ha realizado con él.
Soluciones de gestión de riesgos
M-Files revela todo el contenido que existe dentro de una organización, proporcionando la supervisión operativa necesaria para determinar el riesgo. M-Files ofrece transparencia entre departamentos y reduce los silos de información para que las organizaciones conozcan mejor los documentos bajo su control y el riesgo que representan.
M-FilesUna forma más inteligente de gestionar documentos
M-Files es una plataforma basada en IA que ofrece una forma más inteligente de gestionar documentos, contenidos y el cumplimiento de la normativa.
A diferencia de otros sistemas de gestión de contenidos empresariales, M-Files organiza los documentos por lo que son y no por dónde se encuentran. M-Files crea conexiones con todos los documentos de una organización, independientemente de dónde residan, y les asigna metadatos que facilitan su búsqueda y uso. Los metadatos de un registro pueden contener información sobre el contenido del documento, quién lo creó, a qué cliente o proyecto pertenece y qué debe hacerse con él a continuación.
En M-Files, los metadatos permiten a los usuarios encontrar la información que necesitan con sólo escribir unas palabras sobre lo que buscan en la barra de búsqueda de M-Files . Ya no necesitan recordar cómo se llamaba un archivo o dónde estaba almacenado. Con M-Files, los trabajadores pueden encontrar cualquier documento o grupo de documentos en cuestión de segundos. M-FilesLa tecnología basada en IA puede incluso rastrear repositorios existentes y archivos heredados para sacar a la luz documentos relevantes, analizar su contenido y asignarles automáticamente metadatos que faciliten su localización y los hagan visibles para todos los usuarios autorizados. Sorprendentemente, M-Files hace todo esto sin necesidad de migrar los documentos a un repositorio central. En su lugar, M-Files se conecta a los documentos independientemente de dónde se encuentren -en carpetas de red, SharePoint, sistemas CRM , almacenamiento en la nube u otros sistemas empresariales- para ofrecer una visión central y unificada de la información dentro de una organización.
Características de la plataforma M-Files
Además de servir como solución de gestión del cumplimiento, M-Files ofrece un amplio conjunto de funciones que la convierten en una de las plataformas de gestión de la información más potentes del mercado.
Información al alcance de los trabajadores
Con M-Files, los usuarios pueden encontrar cualquier archivo de forma rápida y sencilla, poniendo fin a horas infructuosas de búsqueda de información cada día o a la repetición de archivos que no se pueden localizar.
Acceso móvil
M-Files se puede acceder a través de un cliente de escritorio, web o móvil, lo que facilita a los empleados que trabajan desde casa y a los trabajadores remotos el acceso a la información que necesitan para realizar su trabajo.
Una copia de cada documento
M-Files pone fin a las pesadillas de versiones creadas por los empleados que envían constantemente archivos adjuntos por correo electrónico de un lado a otro. Con M-Files, solo hay una copia autorizada de un documento, a la que empleados, socios, clientes y otros colaboradores pueden acceder a través de un enlace seguro.
Coautoría sencilla
Varios usuarios pueden ser coautores de archivos fácilmente, editando, anotando o comentando documentos simultáneamente.
Herramientas conocidas
Los trabajadores pueden utilizar sus herramientas diarias favoritas, como Microsoft Teams o Salesforce, para gestionar sus documentos en M-Files.
Cómo protege sus datos M-Files
M-Files ofrece protección a nivel empresarial para garantizar la seguridad y privacidad de documentos y datos.
Cifrado
M-Files cifra los archivos de red mientras se transmiten por la red y mientras están almacenados, lo que impide el acceso no autorizado a la información.
Derechos de acceso
M-Files emplea derechos de acceso dinámicos basados en el tipo de documento, proyecto, caso o estado del flujo de trabajo del documento. Los derechos de acceso también pueden determinarse por funciones y grupos de trabajo. Los permisos cambian automáticamente cuando se producen cambios en la organización o en los grupos de trabajo.
Protección contra impresión y descarga
La impresión y descarga de documentos puede desactivarse, al igual que las capturas de pantalla de una aplicación móvil.
Pista de auditoría automática
M-FilesLa solución de gestión del cumplimiento de normativas conserva automáticamente las versiones anteriores de un documento, facilitando la vuelta a una versión anterior cuando sea necesario. Las funciones de registro de entrada y salida mantienen un registro de cuándo se edita un documento y quién realiza los cambios, creando una pista de auditoría sin fisuras para el ciclo de vida del documento.
¿Por qué hacer de M-Files su solución de gestión del cumplimiento?
M-Files es la plataforma ideal para todo, desde la gestión de documentos de contabilidad y bufetes de abogados hasta la gestión de contenidos empresariales para empresas de otros sectores altamente regulados. Al facilitar la búsqueda y el uso de la información, M-Files aumenta la productividad de los trabajadores del conocimiento, proporciona una experiencia digital fluida, refuerza la colaboración y reduce el riesgo empresarial.
M-Files es una plataforma altamente configurable que puede adaptarse fácilmente a las necesidades de empresas, sectores y casos de uso específicos. Las API y las integraciones con soluciones de línea de negocio, otros archivos y plataformas ECM heredadas garantizan que M-Files funcione a la perfección con una pila tecnológica existente. M-Files incluso hace posible que los trabajadores sigan utilizando sus herramientas favoritas, como Microsoft Teams o Salesforce, en lugar de tener que cambiar a una nueva plataforma.
Una variedad de plantillas de soluciones proporcionan las mejores prácticas para múltiples casos de uso, ayudando a las organizaciones a evitar la necesidad de empezar desde cero al implementar planes de gestión inteligente de la información. Y los complementos de terceros proporcionan capacidades adicionales, lo que permite a las empresas personalizar aún más su implantación de M-Files .
¿Cómo aporta M-Files eficacia a su empresa?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
