Gestión de contratos
Automatice la gestión de contratos con M-Files.
Aumente la eficacia y reduzca los riesgos con las soluciones de gestión de contratos de M-Files
Los contratos son el corazón de las operaciones empresariales, ya que estipulan sus relaciones con clientes, proveedores y socios. Pero si aún no ha adoptado un software para automatizar la gestión de contratos, puede estar perdiendo una cantidad considerable de tiempo por ineficacia, al tiempo que deja su empresa expuesta a riesgos y pérdida de oportunidades.
M-Files puede ayudarle. Nuestra tecnología de gestión inteligente de la información es una potente solución de software de gestión de contratos que puede acelerar los flujos de trabajo de gestión de contratos, mantener segura la información confidencial de los contratos y ayudar a hacer cumplir las condiciones de los contratos para beneficiar mejor a su empresa.
Centralice el almacenamiento de sus contratos
Vea cómo M-Files le permite gestionar y controlar digitalmente los contratos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su archivo.
Los retos de la gestión de contratos
Una solución de software de gestión de contratos superior puede abordar varios de los mayores retos relacionados con la gestión de contratos.
Localización de documentos
Los empleados de distintos departamentos suelen guardar versiones de los contratos en sus propios dispositivos o en sus almacenes de correo electrónico. Una solución de gestión de contratos puede ayudar a garantizar que solo los usuarios autorizados tienen acceso a los contratos y que solo se guardan las versiones más recientes.
Acceso no autorizado
Con frecuencia, los contratos contienen datos confidenciales o información personal identificable que podría ser perjudicial si quedara al descubierto. La tecnología de gestión de contratos puede controlar el acceso a los documentos mediante permisos de acceso de usuario que garantizan que solo las personas adecuadas puedan abrir un archivo.
Supervisión de contratos
Demasiadas organizaciones confían en métodos rudimentarios, como recordatorios de calendario y listas de comprobación, para controlar los plazos de los contratos importantes. Una herramienta eficaz de gestión de contratos proporcionará un enfoque más completo para el seguimiento de los plazos y el cumplimiento de las disposiciones contractuales.
Expiración involuntaria
Cuando los contratos expiran inadvertidamente, el coste y el riesgo para la organización pueden ser significativos. La tecnología de gestión de contratos puede ayudar a evitar este riesgo iniciando los procedimientos de renovación de contratos con suficiente antelación a su vencimiento.
Flujos de trabajo ineficaces
Muchos flujos de trabajo de contratos son procesos manuales propensos al error y al caos cuando el volumen de contratos se vuelve abrumador. El software de gestión de contratos puede automatizar la creación, revisión, aprobación y firma de contratos para mejorar la productividad y garantizar el cumplimiento de los precios.
M-Files Una forma más inteligente de gestionar los contratos
M-Files es una plataforma inteligente de gestión de la información que proporciona potentes herramientas para la gestión de contratos. M-FilesLas herramientas de gestión de documentos en la nube ofrecen varias capacidades clave que pueden introducir mayor eficiencia, claridad y seguridad en el proceso de creación y ejecución de contratos.
Una forma mejor de almacenar documentos
Como sistema innovador de gestión de documentos, M-Files utiliza un enfoque de "qué" para almacenar documentos, en lugar de un enfoque de "dónde". M-Files etiqueta cada documento con metadatos que describen su contenido, propósito, flujo de trabajo, fechas y personas asociadas al registro. En lugar de buscar documentos en lugares específicos, los trabajadores pueden encontrar lo que necesitan simplemente escribiendo unas palabras sobre lo que buscan en la barra de búsqueda de M-Files . De este modo, los contratos y documentos pueden permanecer dondequiera que residan actualmente -en almacenamiento en red, en archivos de correo electrónico, dentro de sistemas ERP o en otras aplicaciones y plataformas- en lugar de migrar a un repositorio central de datos.
Búsqueda y recuperación más rápidas
Con M-Files, puede encontrar cualquier contrato en cuestión de segundos simplemente buscando el nombre del contratista, el tipo de trabajo contratado, un número de factura o de trabajo, o por cualquier otra información pertinente.
Flujos de trabajo automatizados
M-Files guía los contratos a través de flujos de trabajo digitales para acelerar las revisiones, las firmas y el archivo de los documentos ejecutados. M-Files también puede emitir asignaciones y notificaciones al personal cuando es necesario actuar, y proporcionar actualizaciones sobre el estado de los contratos en cada fase de su ciclo de vida.
Mayor seguridad
M-Files proporciona cifrado de nivel empresarial y utiliza permisos estrictos para determinar quién puede acceder a los contratos en función de su función, grupo, proyecto, tipo de documento y otros criterios.
Ventajas de la gestión de contratos con M-Files
Elimine los errores
Utilice la versión más reciente de las plantillas junto con los datos extraídos de otros sistemas, como CRM y la tecnología ERP, para crear contratos libres de errores.
Mantener el control de los archivos
La seguridad robusta, los permisos automáticos, el historial de auditoría completo y el control de versiones ayudan a proteger la información confidencial y a minimizar la exposición a riesgos y posibles sanciones.
Habilitar firmas electrónicas
Las integraciones con las tecnologías de firma electrónica más populares facilitan la ejecución de contratos de forma rápida y eficaz con sólo unos clics.
Hacer cumplir los términos del contrato
Establezca flujos de trabajo para supervisar los términos del contrato y notificar a las personas adecuadas cuando se produzcan hitos, se obligue a actuar o surjan problemas.
Simplificar la renovación y el archivo
Reciba alertas cuando los contratos estén a punto de expirar e inicie flujos de trabajo automatizados para su renovación o archivo.
Mayor visibilidad
M-Files proporciona una visibilidad completa de los contratos y procesos, al tiempo que sitúa los contratos en contexto con información relacionada, como correspondencia, plazos, fechas, información sobre clientes o proveedores y otros datos que pueden ayudar a mejorar la gestión de los contratos.
Mejora de la eficiencia
Lleve los contratos de la creación a la firma sin problemas y minimice el esfuerzo de los trabajadores.
M-Files Automatización del trabajo del conocimiento Capability Maturity Model
Transforme su negocio con M-Files, el líder de la automatización del trabajo del conocimiento. Permítanos ayudarle a evaluar su madurez digital y marcar el camino hacia el éxito.
Trabajar con herramientas conocidas
Con M-Files, sus trabajadores pueden crear y gestionar contratos utilizando sus herramientas favoritas, como Outlook, Gmail y SharePoint. M-Files se integra fácilmente con las aplicaciones de línea de negocio más comunes, lo que significa que sus trabajadores no necesitan aprender una nueva herramienta o acostumbrarse a una nueva plataforma para mejorar la gestión de contratos. Con M-Files, los empleados pueden acceder a información relevante, actual y precisa, independientemente de dónde esté almacenada o en qué formato.
La base de clientes móviles de M-Files facilita a los trabajadores la gestión de los contratos estén donde estén: en casa, en las instalaciones de un cliente o de viaje.
Cómo M-Files aumenta la eficiencia de su empresa
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
¿Por qué gestionar contratos con M-Files?
M-Files ofrece una forma más inteligente de trabajar. Al facilitar la búsqueda, el acceso y el uso compartido de los documentos adecuados con las personas adecuadas, M-Files elimina la frustración, la pérdida de tiempo y el riesgo empresarial que supone la inaccesibilidad a la información. Al automatizar los flujos de trabajo basados en documentos, M-Files ayuda a agilizar y simplificar las tareas rutinarias para que los empleados puedan centrarse en el trabajo de alto impacto y altamente cualificado que produce mayores resultados y una mayor satisfacción laboral.
La colaboración es más fácil con M-Files. En lugar de enviar archivos adjuntos por correo electrónico, los compañeros pueden compartir un enlace a una única versión autorizada de un documento con la que todos pueden trabajar y comentar. Los portales seguros para clientes facilitan el intercambio de información y procesos con personas ajenas a la organización. Con las integraciones y API de M-Files', los empleados pueden utilizar la plataforma con las herramientas empresariales y de productividad que prefieran en lugar de aprender un nuevo sistema.
Implantada en la nube, en las instalaciones o como solución híbrida, M-Files es utilizada por miles de organizaciones en más de 100 países de todo el mundo.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
