Automatizar la gestión de contratos
Optimice las operaciones empresariales con las soluciones de gestión de contratos de M-Files
Los contratos son el corazón de las operaciones empresariales, ya que estipulan sus relaciones con clientes, proveedores y socios. Pero si aún no ha adoptado un software para automatizar la gestión de contratos, puede estar perdiendo una cantidad considerable de tiempo por ineficacia, al tiempo que deja su empresa expuesta a riesgos y pérdida de oportunidades.
M-Files puede ayudarle. Nuestra tecnología de gestión inteligente de la información es una potente solución de software de gestión de contratos que puede acelerar los flujos de trabajo de gestión de contratos, mantener segura la información confidencial de los contratos y ayudar a hacer cumplir las condiciones de los contratos para beneficiar mejor a su empresa.
Centralice el almacenamiento de sus contratos
Vea cómo M-Files le permite gestionar y controlar digitalmente los contratos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su archivo.
El estado de la gestión de contratos
Muchas empresas carecen de las herramientas de software de gestión de contratos necesarias para supervisar, rastrear, almacenar y renovar contratos de forma eficaz, lo que provoca graves problemas en la gestión de contratos.
Incapacidad para encontrar documentos rápidamente
Con frecuencia, los contratos se almacenan en carpetas compartidas, en estaciones de trabajo individuales, como archivos adjuntos de correos electrónicos o como copias impresas en archivadores. Sin una gestión adecuada, los contratos pueden perderse fácilmente, ser robados o filtrados sin querer. Sin una visión centralizada de los contratos, los empleados suelen tener dificultades para acceder rápidamente a las versiones más recientes de los mismos.
Protecciones inadecuadas
A menudo, los contratos contienen datos confidenciales que, si se vulneran o divulgan, pueden perjudicar a su organización y a otras partes implicadas. Muchas organizaciones carecen de medidas de seguridad sólidas para salvaguardar los contratos.
Escasa capacidad de supervisión
Los contratos describen las condiciones, responsabilidades, pagos y otras acciones exigidas por su empresa y sus contratistas o clientes. Sin una supervisión adecuada, algunas de estas acciones requeridas pueden pasarse por alto u omitirse, con la consiguiente incapacidad para obtener un valor óptimo de sus relaciones con clientes, socios y proveedores.
Flujos de trabajo incoherentes y propensos a errores
Los contratos requieren múltiples revisiones, ediciones y aprobaciones antes de la firma final. Sin un buen software de gestión de contratos, los errores y las oportunidades perdidas son habituales.
Transformar la gestión de contratos
M-Files ofrece una solución de gestión de contratos basada en IA que mejora la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento. Organiza contratos y documentos sin necesidad de costosas migraciones, se conecta a los documentos dondequiera que residan, y utiliza la IA y el aprendizaje automático para extraer información crítica y aplicar etiquetas de metadatos para una rápida identificación y recuperación. Además, el motor de flujo de trabajo de M-Files' automatiza los flujos de trabajo de los contratos, creando asignaciones, garantizando que las tareas se completen y guiando los documentos a través de cada etapa.
Asegúrese de que sus equipos pueden almacenar cómodamente todos los contratos, modificaciones y documentos asociados en una ubicación única y segura. Gestione eficazmente los perfiles de los proveedores organizando y almacenando los datos de contacto, las certificaciones y los datos de rendimiento. Simplifique las negociaciones contractuales proporcionando un acceso sencillo a los documentos y plantillas pertinentes, facilitando un proceso de negociación fluido y eficaz.
Capacidad de gestión de contratos
Potencie sus sistemas actuales y centralice los contratos.
Crear contratos a partir de plantillas
Genere contratos automáticamente utilizando las últimas versiones de plantillas, incorporando sin problemas datos precisos de tecnologías integradas como las plataformas CRM y los sistemas ERP.
Aplicar las cláusulas contractuales
Configure flujos de trabajo para enviar notificaciones a los empleados adecuados cuando se incumplan hitos, se incumplan obligaciones o haya que resolver problemas.
Evite dolores de cabeza con las versiones
Ponga fin a la edición de contratos mediante correos electrónicos de ida y vuelta. Envíe a todas las partes un enlace a la única versión autorizada del contrato. Edite libremente mientras M-Files mantiene un registro histórico de cambios y comentarios.
Acelerar los flujos de trabajo con la firma electrónica
M-Files se integra fácilmente con DocuSign, Adobe Sign y otras soluciones. Finalice contratos con unos pocos clics desde cualquier lugar del mundo.
No se pierda nunca una renovación de contrato
M-Files proporciona alertas cuando los contratos están a punto de expirar, lo que permite a los gestores de contratos renovarlos, rescindirlos o archivarlos.
M-Files Automatización del trabajo del conocimiento Capability Maturity Model
Transforme su negocio con M-Files, el líder de la automatización del trabajo del conocimiento. Permítanos ayudarle a evaluar su madurez digital y marcar el camino hacia el éxito.
Optimizar los procesos de revisión y aprobación de contratos
A nivel organizativo, a menudo se duplican los esfuerzos desde la evaluación de proveedores hasta la negociación de contratos. M-FilesEl motor de flujos de trabajo de agiliza la gestión de contratos permitiendo a sus equipos configurar procesos personalizados para crear, revisar, aprobar y firmar contratos. Los metadatos de cada contrato dirigen el documento de un revisor o aprobador al siguiente. M-Files admite el procesamiento secuencial y paralelo, lo que permite al personal revisar los contratos en el orden asignado o permitir que varias personas revisen y comenten el mismo documento simultáneamente.
Una vez ejecutados los contratos, la automatización del flujo de trabajo de M-Filesgarantiza que no se pasen por alto los términos, hitos y plazos esenciales del contrato. M-Files puede emitir notificaciones automáticas en momentos críticos del proceso, garantizando que los pasos y procesos importantes se completen a tiempo.
Simplifique la gestión de contratos con flujos de trabajo basados en metadatos
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Agilice la gestión del ciclo de vida de los contratos con M-Files
M-Files simplifica el proceso de encontrar, acceder y compartir documentos e información, reduciendo así la pérdida de tiempo, la frustración y el riesgo empresarial. Al conectar todos los documentos y la información de una organización, M-Files elimina los silos de datos y garantiza que la información correcta llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado, al tiempo que respalda los esfuerzos de gobernanza de datos.
Como tecnología líder de automatización del trabajo del conocimiento, M-Files se integra a la perfección con una amplia gama de aplicaciones, plataformas y sistemas empresariales, lo que permite a los empleados acceder a los documentos a través de M-Files utilizando sus herramientas cotidianas. Además, con el cliente móvil M-Files', los empleados pueden buscar y recuperar contratos y otros documentos en cualquier momento, lugar y dispositivo. Agilice la gestión del ciclo de vida de los contratos con M-Files.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
