Gobernanza de datos
Aumente el valor y la visibilidad de los datos con una mejor gobernanza de los mismos
En la empresa actual, la información es más crítica y a la vez más problemática que nunca. Gartner1 sugiere que la información por sí sola aporta hoy al menos entre el 20 y el 25% del valor de una organización. Las empresas utilizan los datos para lograr mejores resultados empresariales en todos los niveles de las operaciones, desde la mejora de la experiencia del cliente hasta el aumento de la eficiencia y la identificación de oportunidades de mercado.
Sin embargo, la información es más difícil de gestionar hoy en día, ya que el volumen de datos empresariales sigue creciendo exponencialmente. Las empresas cargan colectivamente con billones de costes de almacenamiento y gestión de datos redundantes, obsoletos o inaccesibles y sin valor conocido2.
Una gobernanza de datos superior es la clave para obtener una mayor visibilidad de los datos y extraer más valor de ellos. Tradicionalmente, el gobierno de los datos se ha centrado en la gestión del riesgo. Pero en el mundo actual, centrado en la información, las empresas necesitan soluciones de gestión de datos empresariales que les ayuden a obtener el máximo valor de su importante inversión en información.
M-Files puede ayudar. Al facilitar la búsqueda, el acceso, el uso compartido y la gestión de la información, M-Files simplifica las tareas de gobernanza de datos, al tiempo que aumenta la productividad de los trabajadores del conocimiento, permite la continuidad de la actividad empresarial y reduce el riesgo empresarial.
Acceda al instante a la información que necesita
Desde la creación hasta la eliminación, vea cómo M-Files proporciona una forma más inteligente de gestionar documentos, correos electrónicos y todo su contenido.
Las claves de una gobernanza de datos superior
Al trabajar con una solución de gestión inteligente de datos como M-Files, hay varios pasos esenciales que las empresas pueden dar para mejorar la eficacia de la gobernanza de datos.
Crear un equipo de gobernanza de datos
Céntrese en ayudar a los empleados a comprender mejor cómo la gestión, el control y la protección de la información mejorarán la empresa y facilitarán su trabajo. Un equipo de gobernanza de datos debería incluir a altos directivos, partes interesadas críticas y administradores de TI.
Obtenga una mejor visibilidad de los activos de datos existentes
Para extraer más valor de los datos a la vez que se mitigan los riesgos y se minimizan los costes, las organizaciones necesitan saber exactamente dónde está la información, qué es y el valor y riesgo que representa. Llevar a cabo una auditoría de la información puede ayudar a comprender y clasificar mejor los datos en todos los sistemas y repositorios. Este proceso puede ayudar a identificar qué activos de información deben seguir protegiéndose y almacenándose y cuáles pueden desecharse o destruirse. Una auditoría también puede descubrir datos valiosos que no se han utilizado hasta la fecha.
Elimine lo que no necesite
Unas políticas sólidas de gobernanza de datos eliminarán los datos redundantes, obsoletos y triviales, que pueden consumir espacio de almacenamiento y atascar los procesos. Según algunas estimaciones, un tercio de los datos que posee una empresa media nunca será útil3, y otro 50 % se considera "datos oscuros", es decir, información desconocida o inaccesible4.
M-FilesUna forma más inteligente de gestionar los datos
M-Files es una plataforma inteligente de gestión de la información de nueva generación que ayuda a empresas y particulares a encontrar y utilizar la información de forma más eficaz durante todo su ciclo de vida. Creada con tecnología basada en IA, M-Files facilita la gestión de documentos, archivos y registros desde su creación hasta su archivo o eliminación. Gestionar la política de retención y proteger los datos confidenciales es más fácil con M-Files, y los flujos de trabajo automatizados ayudan a mantener la calidad de los datos y a reducir los errores humanos. Y lo que es más impresionante, M-Files proporciona una interfaz única desde la que cualquiera puede encontrar cualquier información que le interese, independientemente de dónde se encuentre en la organización.
Así es como funciona. A diferencia de la tecnología tradicional de gestión de documentos o registros, M-Files no crea un repositorio central ni requiere una costosa y lenta migración de datos. En su lugar, M-Files utiliza inteligencia artificial para buscar, identificar y conectar todos los documentos e información en cada plataforma y repositorio de datos, analizándolos para establecer su valor y contexto. M-Files etiqueta entonces cada archivo con metadatos que facilitan su localización en función de lo que contiene. Como resultado, los empleados nunca necesitan saber dónde está almacenado un archivo. Basta con que introduzcan unas palabras sobre lo que buscan en la barra de búsqueda de M-Files y se pondrán en contacto con sus documentos en cuestión de segundos.
Además de facilitar la búsqueda de información, M-Files apoya la gobernanza de datos mediante la automatización de los flujos de trabajo documentales. Al gestionar automáticamente los documentos a lo largo de su ciclo de vida, M-Files agiliza los procesos, simplifica el cumplimiento normativo, minimiza los errores humanos y aumenta la eficiencia, al tiempo que garantiza que las organizaciones maximicen el valor de sus datos.
Características de la plataforma M-Files
La plataforma M-Files ofrece todas las herramientas que necesita para gobernar los datos con mayor eficacia.
Una visión unificada
Con M-Files, podrá verlo todo en un solo lugar. Desde documentos, correo electrónico y datos analíticos hasta detalles de clientes, números de pedido y proyectos, obtendrás una visión unificada de los activos de datos, incluso cuando estén almacenados en distintos archivos o sistemas.
Búsqueda y recuperación rápidas
En un momento en que muchos trabajadores dedican hasta el 30% de su jornada a buscar la información adecuada,5 M-Files permite a los trabajadores encontrar los documentos que necesitan en cuestión de segundos.
Acceso móvil
Se puede acceder a todo el contenido conectado a M-Files con un dispositivo móvil, independientemente del sistema o repositorio en el que se encuentre. Los trabajadores pueden revisar, aprobar y firmar documentos directamente desde sus smartphones o tabletas.
Se acabaron los silos
Al conectar los datos de toda la organización, M-Files rompe eficazmente los silos de datos, optimizando la forma en que las organizaciones utilizan y obtienen valor de la información.
Gestión superior de contratos
M-FilesEl software de gestión de contratos puede gestionar los contratos desde su creación hasta su firma, automatizando el proceso de revisión, aprobación y firma de documentos.
Mayor seguridad
M-FilesLa tecnología de gestión de archivos protege los documentos con cifrado de nivel empresarial y derechos de acceso dinámicos que garantizan que sólo las personas adecuadas tengan acceso a cualquier documento.
Flujos de trabajo automatizados
M-Files automatiza los procesos que requieren gran cantidad de documentos para agilizar el trabajo diario, aumentar la eficacia y permitir que los trabajadores se centren en tareas de mayor valor.
Ventajas para el lugar de trabajo digital
M-Files ofrece numerosas ventajas para el lugar de trabajo digital.
Colaboración más sencilla
La gobernanza de datos requiere visibilidad y control de los datos en toda la organización. Pero en muchas empresas, la información vive en silos desconectados y no visibles entre departamentos. Al conectar los datos para ofrecer una visión única de los documentos con independencia de dónde residan, M-Files elimina la necesidad de microgestionar la gobernanza de los datos dentro de cada departamento, aplicación o sistema.
Intercambio seguro de información
M-FilesEl software de portal de clientes permite a las organizaciones crear portales de clientes seguros en los que clientes, socios y proveedores pueden acceder a toda la información que necesitan 24 horas al día, 7 días a la semana. M-FilesLos portales de clientes se pueden personalizar y adaptar fácilmente a las necesidades de cada cliente. Los clientes pueden utilizar su portal para acceder a documentos, procesos, personas y conversaciones que ayudan a ofrecer una experiencia superior al cliente.
Seguridad reforzada
M-Files utiliza el cifrado para proteger los archivos en tránsito y en reposo. Los derechos de acceso de los usuarios basados en metadatos garantizan que solo las personas adecuadas tengan acceso a los documentos.
Las ventajas de la gobernanza de datos con M-Files
Gobernanza de datos más sencilla
La gobernanza de datos requiere visibilidad y control de los datos en toda la organización. Pero en muchas empresas, la información vive en silos desconectados y no visibles entre departamentos. Al conectar los datos para ofrecer una visión única de los documentos con independencia de dónde residan, M-Files elimina la necesidad de microgestionar la gobernanza de los datos dentro de cada departamento, aplicación o sistema.
Controlar la dispersión de datos
A medida que aumenta el volumen de información, se hace más difícil encontrarla. Una empresa media emplea no menos de cuatro sistemas de gestión decontenidos6 , lo que dificulta que los empleados recuerden dónde están almacenados los documentos que buscan. Para combatir este problema, M-Files utiliza un enfoque de la gestión documental basado en metadatos que facilita la búsqueda de documentos en cualquier lugar de la organización en función de la información que contienen y no de su ubicación.
Se acabaron las duplicaciones
La duplicación de documentos es una pesadilla para la gestión de datos. Los duplicados conducen inevitablemente a errores, oportunidades perdidas e ineficacia, ya que los trabajadores intentan determinar qué archivo es el más actualizado. M-Files elimina el problema de los duplicados estableciendo una copia para cada documento y proporcionando un enlace que permite a los usuarios acceder a ella para realizar ediciones, comentarios, aprobaciones y firmas. Los cambios realizados en un documento se registran automáticamente en versiones históricas, lo que proporciona una pista de auditoría completa de quién hizo qué en un documento y cuándo.
Ciclo de vida de los documentos centralizado
A medida que los documentos avanzan a lo largo de su ciclo de vida, M-Files modifica los metadatos para actualizar el estado de los documentos, ejecutar flujos de trabajo y garantizar el cumplimiento de la política de la empresa y los requisitos normativos.
¿Por qué elegir M-Files?
Miles de organizaciones en más de cien países utilizan M-Files para gestionar la información y los documentos de forma más eficaz. M-Files permite a los trabajadores encontrar, acceder y compartir rápidamente los documentos que necesitan, independientemente de dónde estén almacenados, al tiempo que proporciona acceso sólo a las personas que deben tenerlo. Los flujos de trabajo inteligentes y automatizados basados en documentos ayudan a agilizar y simplificar las tareas rutinarias para que los trabajadores puedan centrarse en el trabajo de alto impacto, mejorando la productividad y la satisfacción laboral.
M-Files es una plataforma altamente configurable que puede personalizarse fácilmente para casos de uso específicos. Las integraciones y API permiten utilizar M-Files con aplicaciones y suites de productividad habituales, de modo que los trabajadores pueden aprovechar la potencia de M-Files sin dejar de trabajar con sus herramientas favoritas. M-Files puede implantarse en la nube, en las instalaciones o como solución híbrida.
¿Cómo aporta M-Files eficacia a su empresa?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
