Gestión de datos

Transformar la gestión de datos con IA

Hoy en día, la gestión de datos es una prioridad fundamental para las empresas. Las organizaciones dependen en gran medida de la información para todo, desde la mejora del servicio al cliente y la eficacia del marketing hasta la identificación de oportunidades y la optimización de los procesos empresariales. Al garantizar la calidad, seguridad y accesibilidad de la información, la gestión de datos ayuda a conseguir mejores resultados empresariales.

La inteligencia artificial (IA) está transformando la gestión de datos hoy en día al eliminar los flujos de trabajo ineficientes relacionados con el papel y automatizar muchas tareas rutinarias. Al confiar en la tecnología basada en IA, las organizaciones pueden mejorar la eficacia y la eficiencia de todo, desde la contratación y la gestión de contratos hasta el procesamiento de facturas, la gestión del cumplimiento, la gestión de registros, la gobernanza de datos y la gestión del ciclo de vida.

La clave para gestionar los datos con inteligencia artificial es elegir la solución de gestión de la información adecuada. Por eso tantas empresas de todo el mundo han elegido la plataforma inteligente de gestión de la información de nueva generación de M-Files...

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Desde la creación hasta la eliminación, vea cómo M-Files proporciona una forma más inteligente de gestionar documentos, correos electrónicos y todo su contenido.

Más información

Cómo la IA hace más eficiente la gestión de datos

La inteligencia artificial puede mejorar drásticamente la eficacia, la calidad y la seguridad de las prácticas de gestión de datos de varias maneras.

Automatizar procesos

Al digitalizar documentos, los sistemas con IA pueden ayudar a clasificar y etiquetar archivos para que sean más fáciles de encontrar e identificar. Algunos sistemas aplican reglas preestablecidas para garantizar que los empleados dediquen tiempo a etiquetar los archivos a medida que los digitalizan. Una tecnología de gestión de datos superior analizará y etiquetará los archivos automáticamente.

Acelerar la inteligencia empresarial

Los análisis basados en IA pueden buscar e identificar patrones en grandes conjuntos de datos para identificar oportunidades y amenazas y detectar tendencias y anomalías.

Búsqueda de datos no estructurados

Gran parte de la información que generan las empresas hoy en día no está estructurada. Datos como documentos, correos electrónicos, presentaciones, archivos de audio y vídeo, imágenes y contenido social son ejemplos de datos no estructurados difíciles de agregar y analizar. Las herramientas de gestión de datos potenciadas por IA pueden convertir estos archivos no estructurados en datos estructurados que pueden revelar nuevas perspectivas y hacer que los datos estén más disponibles y sean más valiosos.

Agilice la creación de documentos

Al crear nuevos documentos, la inteligencia artificial puede iniciar y automatizar flujos de trabajo que utilizan plantillas para realizar gran parte del trabajo. El software de gestión de contratos con IA, por ejemplo, puede hacer gran parte del trabajo pesado cuando se trata de redactar un nuevo contrato y guiarlo a través del flujo de trabajo adecuado.

Garantizar la seguridad

Los sistemas con IA pueden escanear automáticamente documentos en busca de datos sensibles e información personal identificable y señalar cualquier problema potencial. Los sistemas también pueden detectar solicitudes inusuales y detectar filtraciones maliciosas o involuntarias que puedan representar una amenaza para la seguridad de los datos.

Mejora de la calidad de los datos

Los sistemas inteligentes de gestión de documentos o archivos pueden ayudar a eliminar archivos redundantes, detectar errores en la introducción de datos y evitar que los documentos se archiven incorrectamente.

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M-FilesPlataforma de gestión de la información basada en inteligencia artificial

M-Files ofrece una plataforma inteligente de gestión de datos basada en inteligencia artificial y aprendizaje automático. Al facilitar la búsqueda de información y automatizar los procesos intensivos en documentos, M-Files ayuda a mejorar el rendimiento empresarial y a garantizar la seguridad y la calidad de los documentos y los datos.

M-Files adopta un enfoque único para la gestión y organización de documentos. A diferencia de los sistemas tradicionales de gestión de contenidos empresariales (ECM) o la tecnología de gestión de registros, M-Files no requiere que los documentos y datos se trasladen a un nuevo repositorio central. En su lugar, M-Files utiliza tecnologías de IA para buscar y encontrar documentos en toda la organización, independientemente de dónde se encuentren: en carpetas de red, en servicios de intercambio de archivos, en sistemas CRM o ERP, en SharePoint o en otras aplicaciones empresariales y repositorios de almacenamiento de datos. M-Files crea conexiones con cada documento sin alterar los sistemas o procesos subyacentes para ofrecer una visión única y unificada de los datos en toda la organización.

Además de hacer que los datos sean más visibles y accesibles, M-Files ofrece automatizaciones basadas en IA que minimizan los errores humanos y hacen que la empresa siga avanzando. Y a la hora de proteger los documentos, M-Files logra el equilibrio adecuado entre acceso y seguridad con permisos y cifrados avanzados.

Características de M-Files' tecnología de gestión de datos

Desde encontrar documentos más rápidamente hasta proteger la información confidencial y automatizar los flujos de trabajo, M-Files proporciona todas las funciones que necesita para mejorar la gestión de datos.

Acceso más rápido a la información

Con M-Files, los empleados ya no pasarán incontables horas buscando información. Ni siquiera necesitan saber dónde está almacenado un documento. Con sólo escribir unas palabras sobre lo que buscan en la barra de búsqueda de M-Files , podrán conectarse con los documentos que necesitan en cuestión de segundos.

Una visión centralizada y completa de la información

Al conectar los documentos de toda la organización, M-Files puede ofrecer una visión unificada de los datos. Los empleados pueden ver los documentos en su contexto, como todos los contratos que vencen el mes que viene, todos los datos de un proyecto determinado o toda la correspondencia con un cliente.

Acceso en cualquier momento y lugar

Con un cliente de escritorio y un cliente móvil, M-Files facilita a los trabajadores el acceso a los documentos que necesitan, independientemente de dónde estén almacenados. Los empleados pueden ver los documentos en prácticamente cualquier dispositivo, desde cualquier lugar del mundo, y utilizar la tecnología de firma electrónica para que los procesos sigan avanzando.

Colaboración más fácil

Con M-Files, puede compartir documentos de forma fácil y segura con colegas y personas ajenas a la organización. M-Files proporciona un enlace a una versión autorizada de cada documento, y varios usuarios pueden ver, editar, anotar y comentar los documentos al mismo tiempo.

Mayor seguridad

Además de cifrar todos los documentos, M-Files utiliza permisos estrictos para garantizar que sólo las personas adecuadas puedan acceder a un documento. Los permisos son dinámicos y se basan en roles, cambiando automáticamente cuando las personas dejan la organización o asumen nuevos cargos.

Automatice los flujos de trabajo con tecnología basada en IA

Una de las funciones más potentes de M-Files es la posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados basados en procesos reales. Al automatizar las rutinas que requieren gran cantidad de documentos, puede liberar a los empleados para que trabajen en tareas de mayor valor, al tiempo que minimiza los errores humanos, aumenta la eficiencia y garantiza el cumplimiento de las políticas y los marcos normativos.

M-FilesEl motor de flujos de trabajo es una sencilla aplicación que le permite crear sus propios flujos de trabajo para adaptarlos a casos de uso específicos. Con M-Files, los trabajadores pueden crear tareas para sus compañeros y automatizar seguimientos y recordatorios. Los metadatos de cada documento ayudan a guiarlo a través de un flujo de trabajo específico: una vez que una tarea como una revisión es completada por una persona, M-Files dirige automáticamente el documento a la siguiente persona o fase del proceso. Los metadatos del documento se actualizan automáticamente a medida que pasa de borrador a revisión, comentario, aprobación y firma. M-Files también puede automatizar los flujos de trabajo posteriores a la firma para garantizar que los términos de un contrato o las estipulaciones de un plan de trabajo se ejecutan correctamente y a tiempo.