Control de documentos
El caso del control de documentos
A medida que las organizaciones adoptan cada vez más los documentos digitales, la amenaza de las filtraciones de datos se cierne sobre ellas. Desde ciberataques a filtraciones malintencionadas, las amenazas cibernéticas pueden suponer millones de dólares en daños a la propiedad intelectual, las oportunidades de negocio y la reputación de la empresa.
Junto con los últimos cortafuegos, detectores de malware y software antivirus, los sistemas de control y seguridad de documentos son fundamentales para proteger la información importante. El software de control de documentos adecuado puede garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a cualquier archivo, lo que ayuda a evitar que la información sensible se filtre intencionadamente o se exponga de forma inadvertida.
Como plataforma líder de gestión inteligente de la información, M-Files ofrece una solución superior de control de documentos que garantiza que la información sea accesible para las personas que la necesitan, e inaccesible y oculta para quienes no la necesitan.
Acceda al instante a la información que necesita
Desde la creación hasta la eliminación, vea cómo M-Files proporciona una forma más inteligente de gestionar documentos, correos electrónicos y todo su contenido.
M-Filesun sistema de gestión de la información basado en metadatos
M-Files es un sistema de gestión inteligente de nueva generación que mejora el rendimiento empresarial y potencia la gestión del riesgo empresarial ayudando a los trabajadores a encontrar y utilizar la información de forma más eficaz. Además de facilitar el acceso a los documentos en cuestión de segundos, M-Files automatiza los flujos de trabajo intensivos en documentos y utiliza permisos y cifrado avanzados para garantizar que los datos confidenciales permanezcan seguros y controlados.
Los metadatos son la clave de la eficacia de la plataforma M-Files'. En lugar de centrarse en el lugar donde se almacenan los documentos, M-Files utiliza los metadatos para ofrecer una forma más rica y flexible de organizar, compartir, procesar y autorizar el acceso a contenidos e información. Los metadatos de un documento contienen abundante información sobre el registro. Los metadatos pueden incluir una descripción del contenido -desde el nombre del cliente y el número del proyecto hasta la persona que lo creó y el tipo de información que contiene el archivo-, así como información sobre lo que debe ocurrir a continuación con el archivo y quién puede tener acceso a él.
Con un sistema que organiza la información en torno a metadatos, los usuarios no tienen que preocuparse de recordar dónde se almacenó un archivo. En su lugar, pueden escribir una pequeña descripción de la información que buscan y conectarse a sus documentos en cuestión de segundos.
Cómo los metadatos permiten un mayor control de los documentos
M-FilesEl sistema basado en metadatos permite a las organizaciones establecer permisos de acceso para clases enteras de documentos y objetos de datos (elementos almacenados en un almacén de M-Files ), así como para documentos específicos e incluso para distintas versiones del mismo documento u objeto. Además, se pueden asignar niveles de acceso específicos a distintos usuarios o definirlos por función, grupo o propiedad de metadatos del documento.
Por ejemplo, los contratos de trabajo pueden etiquetarse con metadatos que hacen que la información esté disponible para el empleado, su supervisor y el departamento de RR.HH., y nadie más. Cuando se producen cambios en la dirección o en RRHH, basta con cambiar los permisos para que todos los documentos relacionados sean visibles para el nuevo supervisor.
El control de documentos basado en roles facilita enormemente la gestión del acceso a documentos confidenciales. Cuando un nuevo miembro del equipo es asignado a un grupo de proyecto, por ejemplo, automáticamente tendrá acceso a todos los documentos autorizados para ese grupo. Los supervisores no tienen que microgestionar ni examinar los permisos de cada una de las docenas o cientos de documentos relacionados con el proyecto. De este modo, el sistema de control de documentos de M-Filespermite a usuarios externos, como socios y clientes, acceder de forma segura a la documentación, los procesos y los flujos de trabajo relacionados con el proyecto.
M-Files' también sirve como solución de gestión del cumplimiento normativo en sectores muy regulados. M-Files aplica sistemáticamente el control de acceso y de documentos en toda la organización, proporcionando pistas de auditoría para cada archivo previa solicitud.
Características de la plataforma M-Files
Además de una capacidad superior de control de documentos, M-Files ofrece un amplio conjunto de funciones que facilitan y hacen más eficaz la gestión de la información.
Encuentre archivos en segundos con M-Files
Con M-Files, los documentos se etiquetan por lo que son y por la información que contienen, lo que permite a los usuarios buscar y encontrar cualquier documento en cuestión de segundos.
Se acabaron los silos de datos con M-Files
En lugar de exigir que los documentos se trasladen a una ubicación central, M-Files crea conexiones con los documentos dondequiera que se encuentren: en carpetas de archivos de red, SharePoint, Teams, sistemas CRM , almacenamiento en la nube o cualquier otro sistema o repositorio empresarial. El resultado es una vista única y unificada de los documentos en toda la organización, sin una migración costosa y lenta.
Flujos de trabajo automatizados
M-Files utiliza los metadatos de los documentos para guiar automáticamente los archivos a través de los flujos de trabajo diarios, realizar un seguimiento de las tareas y los procesos, y comunicar a las partes interesadas las acciones necesarias.
Control de versiones sencillo
M-Files pone fin a la pesadilla de las versiones que se produce cuando los empleados envían archivos adjuntos por correo electrónico de un lado a otro. M-Files guarda una copia autorizada de cada documento y proporciona un enlace a ella, para que los usuarios sepan que siempre están trabajando con la versión más reciente.
Acceso flexible
M-Files es accesible mediante un cliente de escritorio, web o móvil, lo que permite a los usuarios acceder a los archivos desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.
Colaboración optimizada
Los usuarios pueden editar, comentar o anotar documentos simultáneamente en M-Files.
Cómo minimizar los riesgos con M-Files
Además del control de documentos, la plataforma de M-Files ofrece otras soluciones de gestión de riesgos que pueden proteger a una organización y su información de amenazas, riesgos y responsabilidades legales.
¿Por qué elegir M-Files?
M-Files es utilizado por miles de empresas en más de 100 países para gestionar mejor la información y los flujos de trabajo documentales. Al conectar los contenidos de toda una organización y proporcionar herramientas de automatización inteligentes, M-Files aumenta la productividad de los trabajadores del conocimiento, permite la continuidad del negocio, intensifica la colaboración y garantiza una experiencia digital sin fisuras.
Una variedad de integraciones estándar con aplicaciones y sistemas de línea de negocio facilita la integración de M-Files en una pila tecnológica existente. Los trabajadores pueden seguir utilizando sus herramientas favoritas, como Microsoft Teams y Google Workspace , para acceder a los documentos a través de la plataforma M-Files . Como solución preparada para la nube, M-Files puede implantarse en la nube, en las instalaciones o como solución híbrida. Y como plataforma altamente configurable, M-Files puede personalizarse fácilmente según las necesidades específicas de cualquier caso de uso o requisito empresarial.
Cómo M-Files aumenta la eficiencia de su empresa
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
