Software de control de documentos
Mejorar el cumplimiento con un mejor software de control de documentos
En determinados sectores, la forma en que se crean, almacenan, manipulan y conservan los documentos puede estar muy regulada, lo que hace imprescindible un software superior de control de documentos. Como parte de un sistema de gestión de documentos digitales, las aplicaciones de control de documentos pueden gestionar todo el ciclo de vida de un archivo -desde la creación, edición, revisión, aprobación, firma y retención o eliminación- al tiempo que proporcionan una pista de auditoría de cada paso e interacción.
Una solución de control de documentos también puede proteger los archivos de accesos no autorizados o filtraciones involuntarias, ayudando a evitar el tipo de filtraciones que cuestan millones de dólares y dañan gravemente la reputación. Y como solución de gestión del cumplimiento normativo, el software de control de documentos puede garantizar que los documentos se mueven a través de flujos de trabajo y procesos de una manera que cumple con la política de la empresa y los requisitos reglamentarios.
M-Files es una plataforma inteligente de gestión de la información que proporciona un enfoque basado en metadatos para el control de documentos y los permisos de seguridad. Con M-Files, puede aumentar la productividad de sus trabajadores del conocimiento al tiempo que refuerza la colaboración, permite la continuidad del negocio y mejora la gestión del riesgo empresarial y el cumplimiento normativo.
Acceda al instante a la información que necesita
Desde la creación hasta la eliminación, vea cómo M-Files proporciona una forma más inteligente de gestionar documentos, correos electrónicos y todo su contenido.
Gestión del control de documentos con metadatos
M-Files gestiona la información de los contenidos de forma diferente a la mayoría de los sistemas de gestión de documentos. Mientras que otras plataformas organizan los archivos por ubicaciones, M-Files gestiona los documentos centrándose en los metadatos. Los metadatos de un archivo pueden incluir información sobre el contenido del documento, así como sobre el cliente, proyecto, departamento o empleado al que pertenece. Los metadatos pueden incluir información sobre el flujo de trabajo preciso del que forma parte el documento y qué paso del proceso debe darse a continuación. M-FilesLa tecnología basada en IA puede incluso rastrear sistemas empresariales y archivos heredados para identificar y etiquetar automáticamente archivos con metadatos basándose en un análisis de su contenido.
M-FilesLa solución basada en metadatos significa que los trabajadores ya no necesitan recordar dónde se almacenó un archivo. De hecho, los archivos pueden estar en cualquier lugar de la organización: en carpetas de red, en CRM o en sistemas ERP, SharePoint, almacenamiento en la nube y otros sistemas y aplicaciones empresariales. M-Files no requiere que los documentos se migren a un repositorio central. En su lugar, los trabajadores pueden simplemente introducir unos pocos datos sobre la información que buscan y conectarse a sus documentos en pocos segundos.
M-Files: Software inteligente de control de documentos
Además de facilitar la búsqueda de documentos, la plataforma inteligente de gestión de la información M-Filessirve como software superior de control de documentos, automatizando los flujos de trabajo y protegiendo los archivos con permisos dinámicos y flexibles.
Utilizando los metadatos de un documento, M-Files puede establecer procesos que guíen automáticamente los archivos a través de un flujo de trabajo que cumpla tanto las directrices de la empresa como los requisitos de cualquier marco normativo. Puede establecer flujos de trabajo personalizados para cualquier documento o tipos de documentos, y M-Files se encargará de mover el documento de una etapa a la siguiente y de garantizar que todas las acciones, revisiones, aprobaciones y firmas se lleven a cabo. M-Files puede comunicarse con las personas cuando se requiera una acción, y hacer un seguimiento con recordatorios de las tareas pendientes. A medida que un documento avanza por un flujo de trabajo, M-Files actualiza automáticamente los metadatos para guiarlo a su siguiente etapa.
Para ofrecer una seguridad superior, el software de control de documentos M-Files' utiliza permisos dinámicos basados en funciones que limitan el acceso a un documento en función de usuarios específicos o de funciones, grupos, propiedades del documento u otra información de los metadatos de un archivo. Por ejemplo, a los contratos sólo pueden acceder el empleado, su supervisor y el departamento de Recursos Humanos. El acceso a materiales sensibles puede restringirse a equipos específicos. Cuando se incorpore un nuevo miembro al equipo, automáticamente tendrá acceso a los documentos y a otra documentación y flujos de trabajo relacionados con el proyecto.
Características del software de M-Files
Aunque M-Files ofrece funciones de control de documentos que están a la altura de los mejores sistemas de seguridad de documentos y soluciones de gestión de riesgos, las capacidades de la plataforma van mucho más allá del control de documentos y proporcionan funciones integrales para gestionar los contenidos de forma más eficaz.
Búsqueda y recuperación rápidas
Toda la información se puede encontrar en su contexto simplemente buscando lo que es, en lugar de necesitar saber dónde está almacenada. Los trabajadores sólo tienen que escribir unas palabras sobre lo que buscan y la información que necesitan está a un par de clics de distancia.
Una visión única y unificada de los contenidos
En M-Files, los documentos pueden seguir existiendo en cualquier sistema en el que se crearon o almacenaron originalmente: dentro de aplicaciones, sistemas CRM , carpetas de archivos de red, SharePoint y otros sistemas o repositorios empresariales. M-Files simplemente crea conexiones con cada documento para ofrecer una visión completa del contenido en una única pantalla.
Acceso móvil
Los usuarios pueden acceder a los archivos a través de un cliente de escritorio, web o móvil, lo que permite a los trabajadores remotos y a los empleados que trabajan desde casa utilizar los datos que necesitan en cualquier momento, lugar y dispositivo.
Fácil control de versiones
M-Files mantiene una única copia de la versión más actualizada de cualquier archivo, eliminando los quebraderos de cabeza que se crean cuando los empleados envían y reciben documentos por correo electrónico como archivos adjuntos. Los usuarios pueden acceder a la versión más reciente simplemente haciendo clic en un enlace.
Integrar M-Files con los sistemas existentes y las herramientas favoritas
M-Files se integra estrechamente con una serie de aplicaciones de línea de negocio y otras suites de productividad, lo que permite a los trabajadores seguir utilizando sus herramientas favoritas para acceder a los documentos a través de M-Files en lugar de tener que aprender una nueva herramienta o plataforma. En Microsoft 365, SharePoint, Google Workspace y Salesforce, los usuarios pueden crear, ver, almacenar y compartir documentos de forma fácil y segura.
M-Files también se integra fácilmente con otros archivos y soluciones ECM heredadas. Y las interfaces de programación de aplicaciones (API) de M-Files facilitan la creación de conexiones con los sistemas existentes y la integración de M-Files en cualquier pila tecnológica.
¿Por qué elegir el software de control de documentos de M-Files?
Para los trabajadores digitales de hoy en día, M-Files ofrece una forma más fácil de encontrar, acceder y compartir los documentos adecuados en el momento adecuado con las personas adecuadas. Gracias a la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, M-Files conecta todos los documentos y la información de todas las plataformas y repositorios, analizándolos para situarlos en su contexto y crear metadatos que faciliten su búsqueda y uso.
M-Files es una plataforma altamente configurable y puede personalizarse fácilmente para dar soporte a casos de uso y necesidades empresariales específicos. Las plantillas de soluciones y las mejores prácticas para múltiples casos de uso en diversos sectores permiten a las empresas poner en marcha sus soluciones de gestión inteligente de la información. Los complementos de terceros aumentan la extensibilidad de M-Filescon funciones avanzadas de captura de archivos, visualización de datos, gestión de firmas electrónicas y obtención de inteligencia empresarial a partir de documentos. M-Files puede implantarse en la nube, en las instalaciones o en una solución híbrida que combina la flexibilidad de la nube con inversiones en arquitectura no local.
En la actualidad, miles de organizaciones de más de 100 países confían en M-Files como software de control de documentos, lo que les ayuda a mejorar el cumplimiento de las normativas y la gestión de los riesgos empresariales.
Cómo M-Files aumenta la eficiencia de su empresa
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
