Automatizar el flujo de trabajo de gestión de documentos
Optimice su flujo de trabajo documental
Los documentos desempeñan un papel crucial en todos los aspectos de las operaciones empresariales, desde la investigación y las propuestas hasta los contratos y las facturas. La forma en que una organización gestiona el flujo de trabajo de la gestión de documentos puede acelerar los procesos y mejorar el rendimiento empresarial o crear obstáculos que dificulten la productividad y la competitividad. Muchas organizaciones se enfrentan a problemas con su flujo de trabajo de gestión de documentos, como el manejo incorrecto de documentos y problemas relacionados con la seguridad y el cumplimiento. Un flujo de trabajo ineficaz puede repercutir negativamente en la eficacia, las relaciones con los clientes y el progreso general de la empresa. M-Files puede prestar asistencia en este ámbito.
Con su software de gestión de documentos (DMS) basado en la nube, M-Files permite automatizar y personalizar los flujos de trabajo, garantizando que los documentos se dirigen a la persona adecuada en el momento oportuno, maximizando la eficiencia.
Mayor seguridad en la compartición de documentos
M-Files proporciona seguridad de nivel empresarial con un control estricto sobre quién puede acceder a un archivo, garantizando la seguridad y privacidad de documentos y datos.
Acelere la obtención de valor
El flujo de trabajo de la gestión de documentos implica la transferencia de información entre empleados en diferentes etapas de un proceso empresarial. En cada paso, puede ser necesario crear, editar, revisar, comentar, verificar la exactitud, aprobar o firmar un documento. Con el software de gestión de documentos (DMS) basado en la nube M-Files', puede automatizar y personalizar los flujos de trabajo para garantizar un flujo de documentos eficiente a la persona adecuada en el momento adecuado.
Mal manejo de
Los errores humanos suelen provocar la imposibilidad de encontrar los documentos, la duplicación de información incorrecta en varios documentos o documentos que no siguen el flujo de trabajo correcto.
Problemas de versiones
Cuando los trabajadores colaboran enviándose documentos por correo electrónico de un lado a otro, el resultado son múltiples copias de un documento que se adjuntan a largas y engorrosas cadenas de correo electrónico. En estas situaciones, es difícil tener la certeza de que la persona correcta tiene la versión correcta al final.
Búsquedas infructuosas
Los trabajadores del conocimiento pueden pasar hasta un 30% de su jornada buscando los documentos que necesitan para ejecutar un flujo de trabajo específico1.
Falta de acceso remoto
A medida que las plantillas se vuelven más móviles y aumenta el número de empleados que trabajan desde casa, la falta de acceso remoto a los documentos puede ralentizar los flujos de trabajo y limitar la productividad.
Archivos disponibles en cualquier lugar
Conseguir aprobaciones y firmas en persona de copias impresas de documentos es extraordinariamente costoso y requiere mucho tiempo.
Cuestiones de seguridad y conformidad
Con un número cada vez mayor de empleados que utilizan sus propios dispositivos para ejecutar flujos de trabajo, los documentos y las empresas están expuestos a muchos más problemas de seguridad y de cumplimiento normativo.
Optimice su flujo de trabajo documental
Colaboración eficaz con los clientes
M-FilesLas etiquetas de metadatos también facilitan la automatización de los flujos de trabajo de gestión de documentos y mejoran la gestión de procesos empresariales (BPM). Los metadatos guían a los documentos a través de cada fase del flujo de trabajo, actualizándose automáticamente a medida que pasan de la redacción a la edición, revisión, comentario, aprobación o firma.
Gestión fluida de los trámites de proveedores
El motor de flujos de trabajo de M-Files es una aplicación fácil de usar que permite crear flujos de trabajo personalizados basados en procesos empresariales específicos. Los flujos de trabajo de M-Files pueden asignar tareas a colegas, hacer un seguimiento automático, emitir recordatorios y garantizar que cada etapa del flujo de trabajo se ejecute de acuerdo con las directrices de la empresa o los requisitos normativos.
Mayor seguridad en el intercambio de documentos
M-Files proporciona seguridad de nivel empresarial con un estricto control sobre quién puede acceder a los archivos, garantizando la seguridad y privacidad de documentos y datos. Este sólido marco de seguridad garantiza que la información sensible permanezca protegida durante todo el flujo de trabajo de gestión de documentos.
Ventajas de la automatización del flujo de trabajo de gestión documental
Con M-Files' las herramientas de gestión documental y el software BPM, las ventajas de los flujos de trabajo documentales automatizados son profundas.
Eliminar los errores humanos
La automatización del flujo de trabajo garantiza que los procesos empresariales rutinarios se ejecuten siempre de forma coherente y precisa.
Garantizar el cumplimiento de la normativa
M-Files proporciona una pista de auditoría completa y firmas electrónicas para cumplir requisitos normativos como FDA 21 CFR Part 11.
Configure los flujos de trabajo según sus necesidades
M-Files ofrece atributos de metadatos personalizables como "asignado a", "fecha límite" y "tarea completada" para adaptarse a las necesidades específicas del flujo de trabajo.
Simplificar la comunicación del flujo de trabajo
Los participantes en flujos de trabajo específicos reciben una notificación por correo electrónico en cada fase de los flujos de trabajo de los que forman parte.
Trabaje con sus herramientas preferidas
La aplicación móvil M-Files permite a los empleados remotos gestionar flujos de trabajo y obtener aprobaciones de forma eficaz, incluso con firmas electrónicas.
Funciones que facilitan los procesos empresariales digitales
Apoyo al lugar de trabajo sin papel
M-FilesLa tecnología de escaneado de documentos convierte los documentos en papel en archivos digitales que se pueden almacenar, buscar, organizar, gestionar y recuperar de forma rápida, sencilla y fiable.
Eliminar errores humanos, erratas y equivocaciones
M-Files captura información de otros sistemas, como números de pedido y datos de clientes, y completa los metadatos de los documentos antes de introducirlos en sus procesos y flujos de trabajo.
Notificaciones automáticas
M-Files puede enviar automáticamente notificaciones basadas en eventos específicos, como fechas de vencimiento y plazos. M-Files también asignará tareas a los miembros del equipo cuando se necesite su aportación.
Proteger los documentos de accesos no autorizados
M-FilesLos permisos dinámicos le permiten controlar quién accede a los documentos y a la información en cada fase de un flujo de trabajo.
El flujo de trabajo adecuado para cada documento
Cuando se crea un nuevo documento, M-Files lo etiqueta en función de su contenido para que pueda entrar inmediatamente en el flujo de trabajo adecuado.
Cómo M-Files aumenta la eficiencia de su empresa
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Acerca de M-Files
M-Files es una solución inteligente de gestión de la información impulsada por IA que garantiza que la información correcta llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno. A diferencia de los sistemas tradicionales de gestión de documentos empresariales, M-Files elimina los silos de información unificando los datos de toda la organización sin alterar los sistemas o procesos existentes. En lugar de costosas migraciones a una ubicación centralizada, M-Files utiliza la IA para identificar y conectar los documentos entre varios sistemas, repositorios, ubicaciones y dispositivos. Las etiquetas de metadatos proporcionan contexto, facilitando la búsqueda de documentos cuando se necesitan.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
